Δημόσιες Σχέσεις και Γραπτός Λόγος .Άρθρο του Γιώργου Παπατριανταφύλλου .Απο το βιβλίο Προγράμματα Δημοσίων Σχέσεων , εκδ. Σταμούλης 2008 . Σε όλα τα βιβλιοπωλεία .

Υπάρχουν δύο είδη πληροφοριών , οι οποίες προέρχονται από τα αρμόδια τμήματα επικοινωνίας :
Οι μή ελεγχόμενες , οι οποίες όταν φεύγουν από τον επαγγελματία είναι πλέον στόν έλεγχο των ΜΜΕ.
Ελεγχόμενες πληροφορίες .Τα διαφημιστικά μηνύματα , οι inhouse πληροφορίες και πληρωμένα μηνύματα.

Τα εργαλεία των Δημοσίων Σχέσεων τα οποία χρησιμοποιούν τον γραπτό λόγο είναι :
Δελτία Τύπου – News Releases : Τα δελτία αυτά που διοχετεύουν είδηση .
Συμπληρωματικά Δελτία / Backgrounders : Βασικές πληροφορίες που δίνουν στοιχεία για ένα γεγονός το οποίο είναι στην επικαιρότητα και αφορά τον οργανισμό μας.Τα δελτία αυτά συντάσσονται από τους επαγγελματίες των Δημοσίων Σχέσεων και απευθύνονται στους δημοσιογράφους , τους διευθυντές , τα στελέχη και τον Spokesperson.

Ανακοίνωση Τύπου / Public Service Announcements : Ανακοινώσεις ειδικού σχεδιασμού που είναι πληρωμένες , συνήθως σε περιπτώσεις κρίσης.
Αρθρογραφία / Articles : Μορφή κειμένου που μοιάζει με δημοσιογραφικό κείμενο και έχει ως σκοπό να αναφέρει μία ιστορία και την ευνοική διάθεση της κοινής γνώμης για το θέμα που περιγράφει.

Παράπλευρη δημοσιότητα / Collateral Puplications : Κείμενα τα οποία χρησιμοποιούνται σε μπροσούρες , flyers , ενέργειες direct marketing , συμπληρωματικές πληροφορίες σε συσκευασίες προιόντων.
Ετήσιες Εκθέσεις / Annual Reports : Συνήθως είναι κείμενα τα οποία συγγράφονται για τις οικονομικές ετήσιες παρουσιάσεις εταιρειών. Σε πολλές περιπτώσεις είναι και τα κείμενα του εταιρικού προφίλ και της εταιρικής κουλτούρας .

Ομιλίες και Παρουσιάσεις / Speeches and Presentations : Οι ομιλίες των διευθυντικών στελεχών αλλά και των πολιτικών προσώπων .Μία καλά γραμμένη ομιλία μπορεί να επηρρεάσει και να πείσει .Μία καλά γραμμένη παρουσίαση μπορεί να επηρρεάσει την δημιουργία της εικόνας του οργανισμού.

Πρίν από οποιαδήποτε συγγραφή , θα πρέπει να προηγείται ιδιαίτερου βάθους έρευνα στο θέμα συγγραφής.

Στην στρατηγική συγγραφή πρέπει να απαντηθούν τα ακόλουθα ερωτήματα :
Για ποιόν λόγο γράφεται το κείμενο;
Ποιούς πρέπει να επηρρεάσει ;
Με ποιά επιχειρήματα θα επηρρεαστούν οι αποδέκτες των μηνυμάτων ;
Εάν δημιουργεί απειλές για μελλοντική κρίση ;
Ποιά είναι η στρατηγική του μηνύματος ;
Ποιές είναι οι απαιτήσεις του κοινού στο οποίο απευθύνεται;

Στον γραπτό λόγο ο επαγγελματίας των Δημοσίων Σχέσεων πρέπει να τηρεί σε υψηλό επίπεδο το ήθος .
Δεν πρέπει να χρησιμοποιεί επιθετική γλώσσα , ασάφειες και αμφιλεγόμενες φράσεις.

Απέναντι στους δημοσιογράφους :
Είμαστε έντιμοι.
Τηρούμε πάντα τους κανόνες και άριστες σχέσεις.
Απαντάμε πάντα στα τηλεφωνήματα τους.
Δίνουμε πάντα στους ανθρώπους των Μέσων αυτό που θέλουν και όχι αυτό που θέλουμε εμείς.
Δεν συνεργαζόμαστε επιλεκτικά.

Ειδικά έντυπα πρέπει να είναι έτοιμα σε περιπτώσεις κρίσεων.
Έντυπο με τα σενάρια κρίσεων .
Έντυπο με τα ΜΜΕ που αναφέρουν την κρίση ή μέρος αυτής.
Έντυπο με τις ομάδες που επικοινωνούν .
Έντυπο ερωτήσεων , για τους πολίτες που επικοινωνούν για να δώσουν πληροφορίες.

Το Δελτίο Τύπου απαντά στα ακόλουθα ερωτήματα :
Who / What / When / Where / Why / How ?

Στο Δελτίο Τύπου , δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στο Lead . Είναι το ξεκίνημα του δελτίου και κρίνει κατά πολύ εάν θα επιλεγεί από τον δημοσιογράφο.

Newsletter .

Χιλιάδες Newsletter αποστέλλονται καθημερινά σις ΗΠΑ.
H μορφή αυτή επικοινωνίας έχει ώς σκοπό κυρίως , την επικοινωνία μηνυμάτων του οργανισμού.
Είναι ένα τακτικής έκδοσης κείμενο που παρουσιάζει ειδήσεις και γεγονότα , εξελίξεις και τάσεις σε μεγάλες ομάδες κοινού.

Τα Newsletter επικοινωνούν μηνύματα σε ένα ευρύτερο κοινό που αφορά τον οργανισμό μας .
Είδη Newsletter :
Newsletter συνεργατών : Κρατά αμείωτο το ενδιαφέρον των συνεργατών του οργανισμού.Σε μεγάλους οργανισμούς είναι καθημερινό και απευθύνεται κυρίως στο εσωτερικό.
Newsletter Κοινότητας : Επικοινωνεί με τα μέλη της κοινότητας που απευθύνεται ο οργανισμός και αναφέρει τα σχέδια του μέλλοντος απόψεις και εξελίξεις.
Ενημερωτικό Newsletter : Δημιουργείτε για να ενημερώσει τα μέλη των fan club , και τς ομάδες κοινού που ενδιαφέρονται για την παραγωγή του οργανισμού.
Εσωτερικό Newsletter : Απευθύνεται αμιγώς στο εσωτερικό του οργανισμού και ενημερώνει για οποιοδήποτε θέμα αφορά αυτόν.

Η ποσόστοση των κειμένων στα Newsletter είναι :
50 % πληροφορίες για τον οργανισμό .
20 % πληροφορίες για τους εργαζόμενους ( προνόμια , ποιότητα εργασίας κτλπ ).
20% πληροφορίες σχετικά με την κοινότητα , τους καταναλωτές .
10 % μικρά σχόλια και πιό προσωπικά .

Τα Newsletter είναι κείμενα που μοιάζουν με δημοσιογραφικά.
Ο μέσος όρος των σελίδων είναι 2- 4.
Το σύνολο των λέξεων πρέπει να 2000.
Κάθε άρθρο δεν πρέπει να ξεπερνά τις 100 λέξεις.Στα πολύ μεγάλα Newsletter κάποια άρθρα φτάνουν τις 600 λέξεις.
Ανάλογα με το είδος είναι καλό να χρησιμοποιηθούν γραφικά και φωτογραφίες.
Τα κείμενα πρέπει να είναι γραμμένα σε γλώσσα ευχάριστη , διασκεδαστική.

Η Μπροσούρα ( Brochure ) ,είναι ένα κείμενο που χρησιμοποιείται για να προκαλέσει το ενδιαφέρον να απαντήσει σε ερωτήσεις και να προβάλλει τις πηγές για περαιτέρω ενημέρωση.

Η Μπροσούρα διευρύνει τις γνώσεις για το θέμα και διευρύνει το Media Mix.
Η πιό διαδεδομένη μορφή Μπροσούρας είναι σαν ένα κομμάτι χαρτιού , σε σχήμα τσέπης σε τετραπλή μορφή.

Η Μπροσούρα έχει σκοπό ενημερωτικό αλλά και πειθούς.
Η εικόνα αυτού του φυλλαδίου πρέπει να είναι στα πλαίσια της εικόνας του οργανισμού.

Το κείμενο της Μπροσούρας μπορεί να ακολουθεί τις εξής τεχνικές :
Q & A / Questions & Answers : Θέτει ετωτήσεις και παραθέτει τις απαντήσεις.
Problem Solution : Το κείμενο για να πείσει παραθέτει λύσεις.
F A Q / Frequently Asked Questions : Το κείμενο παραθέτει συχνά , ερωτήματα .

Print Advertising , είναι η γραφή από τους επαγγελματίες των Δημοσίων Σχέσεων, των κειμένων που πλαισιώνουν ένα διαφημιστικό μήνυμα.
Στην Αμερική δίνονται πολλά εκατομμύρια δολλάρια ετησίως σε επαγγελματίες των Δημοσίων Σχέσεων, για την προσθήκη αυτών των κειμένων στα διαφημιστικά μηνύματα .

Ο σκοπός του Advertising Print δεν είναι να συμπληρώσει ένα διαφημιστικό μήνυμα αλλά να πείσει και να παρακινήσει την κοινή γνώμη.

Τα κείμενα στο Print Advertising αφορούν θέματα περιβάλλοντος , υγείας , ασφάλειας .
Οι επαγγελματίες των Δημοσίων Σχέσεων εμπλέκονται λόγω της αίσθησης των τάσεων και των στάσεων της κοινής γνώμης , αίσθηση που προέρχεται από την κοινωνική έρευνα.

Τα κείμενα στα διαφημιστικά μηνύματα :
Πρέπει να δίνουν ένα νέο στοιχείο.
Να απευθύνονται σε ένα συγκεκριμένο κοινό , χωρίς να αποκλείουν όποιον θα το παρακολουθήσουν .
Να εξάπτουν την περιέργεια για διείσδυση στην υπηρεσία.
Να παρακινούν σε δράση.

Τα κείμενα πρέπει να προσέχετε :
Να είναι επίκαιρα και να παρακινούν σε δράση .
Να μιλούν σε κάθε άνθρωπο προσωπικά.
Να χρησιμοποιείτε ενεργητική φωνή.
Να χρησιμοποιείτε φράσεις οικείες στο κοινό που απευθύνεστε αλλά όχι σε χαμηλότερο επίπεδο από αυτό που το κοινό βρίσκεται.
Ο Μέσος όρος των λέξεων δεν πρέπει να ξεπερνά τις 16.
Χρησιμοποιήστε σωστά και έξυπνα τα σημεία στίξης.
Παίξτε με αναγραμματισμούς και οφθαλμικές αντικαταστάσεις.