Δημόσιες Σχέσεις και Διοργάνωση Εκδηλώσεων . Άρθρο του Γιώργου Παπατριανταφύλλου . Σεμινάριο του ιδίου , Event Management , το Σάββατο 11 Δεκεμβρίου 2010.

Διοργάνωση Εκδηλώσεων . Ε’ Επιστημονικός Τομέας

Μελέτη – Έρευνα : Γεώργιος Ιωάννου Παπατριανταφύλλου .

Έννοια της Διοργάνωσης .
Σχεδιασμός – οργάνωση – διοίκηση δραστηριοτήτων με δεδομένη αποστολή .

Κάθε εκδήλωση , αποσκοπεί σε συγκεκριμένο αποτέλεσμα .

Η στρατηγική – το όραμα – η κουλτούρα των επιχειρήσεων εκ – δηλώνονται , δηλαδή γίνονται γνωστά .

Οι εκδηλώσεις φανερώνουν τα μηνύματα των επιχειρήσεων .

Οι εκδηλώσεις φέρνουν κοντά τον φορέα διοργάνωσης και ένα συγκεκριμένο κοινό .
Οι σχέσεις που θα αναπτυχθούν θα κρίνουν τον βαθμό επίτευξης των στόχων της εκδήλωσης .

Στο επίκεντρο των εκδηλώσεων είναι η εικόνα του οργανισμού .
Κέρδος και πωλήσεις ή προώθηση είναι αποτέλεσμα της επιτυχημένης διαχείρισης της εικόνας .

Η άποψη που έχει ένας άνθρωπος για έναν οργανισμό .
Περιλαμβάνονται η Γνώμη η Εμπιστοσύνη και τα Συναισθήματα.

Οι αξίες που αποδίδονται όταν έρχεται στη σκέψη ο οργανισμός .
Περιλαμβάνονται η Αυθεντικότητα , η Τιμιότητα , η Υπευθυνότητα η Ακεραιότητα .

H εμπιστοσύνη και η υποστήριξη που ακολουθούν τον άνθρωπο μετά τις αξίες που αυτός αποδίδει στον οργανισμό .

Το τμήμα Διοργάνωσης Εκδηλώσεων :

Ερευνά .
Συλλέγει πληροφορίες.
Καταστρώνει το σχέδιο .
Οργανώνει και διοικεί όλους τους εμπλεκόμενους.
Έχει αποκλειστικά την ευθύνη για την πορεία της εκδήλωσης .
Αναζητά τη διαδρομή που θα αυξήσει την αποτελεσματικότητα .

Διοργάνωση , Βήμα – Βήμα .

Βήμα 1ο .

Για ποιόν λόγο πραγματοποιείται η εκδήλωση ;
Ποιός είναι ο σκοπός της ;
Ποιούς στόχους έχει ;

Βήμα 2ο :

Εντοπισμός της φιλοσοφία της επιχείρησης .
Το προφίλ .
Τα στελέχη .
Η εικόνα της .
Η εταιρική της ταυτότητα .
Στρατηγική της εταιρείας .

Βήμα 3ο :

Κατηγορία εκδήλωσης .
Συνάντηση με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη και ανταλλαγή απόψεων και ιδεών .
Συλλογή στοιχείων .

Βήμα 4ο :

Ολικός σχεδιασμός .
Στρατηγική της εκδήλωσης .
Τακτικές . Πως θα φτάσουμε εκεί .
Στρατηγική φράση .
Φιλοσοφία της εκδήλωσης .
Εικόνα της εκδήλωσης .

Βήμα 5ο :

Επιλογή ημερομηνίας .
Επιλογή χώρου .
Επιλογή ώρας .
Διάρκεια εκδήλωσης .

Βήμα 6ο :

Ορίζεται Υπεύθυνος Εκδήλωσης .
Ορίζεται η Ομάδα εργασίας .
Εκτίμηση χρονικού ορίζοντα .

Bήμα 7ο :

Σχεδιασμός Check List – Διάγραμμα Οργάνωσης – Check List είναι το διάγραμμα που περιλαμβάνει όλες τις ανάγκες και απαιτήσεις που προβλέπονται στην εκδήλωση . Στο διάγραμμα επίσης , αναφέρονται και οι ενέργειες αντιμετώπισης των αναγκών και των απαιτήσεων αυτών.

Βήμα 8ο :

Κατάρτιση Check List :
Μπαίνουν οι ενέργειες σε απόλυτη χρονική ακρίβεια .
Ημερομηνία έναρξης – ημερομηνία λήξης ενεργειών .
Ανάληψη καθηκόντων – εργασιών .

Βήμα 9ο :

Μελέτη του κοινού της εκδήλωσης .
Έρευνα ποιοτική / ποσοτική .
Συνήθειες – τρόπος διασκέδασης – δημογραφικά χαρακτηριστικά .
Επαγγελματική κατηγορία .
Απαιτήσεις / προσδοκίες .

Βήμα 10ο :

Συναντήσεις ελέγχου και προόδου εργασιών .
Εντοπισμός δυσλειτουργιών .

Bήμα 11ο :

Διοικητική της εκδήλωσης .
Παραγωγή της εκδήλωσης .

Βήμα 12ο :

Αξιολόγηση ποιοτική / ποσοτική .
Αποτελέσματα .
Σύγκριση στοχοθέτησης .