Διοργάνωση εκδηλώσεων . Τι πρέπει να περιλαμβάνει το Check List ( διάγραμμα εκδήλωσης ) . Άρθρο του Γιώργου Παπατριανταφύλλου .

Check List , συνολικός σχεδιασμός :

Δείτε τις προδιαγραφές και τις απαιτήσεις των σημαντικότερων επιπέδων και των πιό συχνών εκδηλώσεων . Λεπτομέρειες , στο βιβλίο Προγράμματα Δημοσίων Σχέσεων του Γιώργου Παπατριανταφύλλου , εκδ. Σταμούλης ( φωτογραφία ) . Κυκλοφορεί σε όλα τα βιβλιοπωλεία

1. Ομάδες εργασίας .
2. Επαφές , επικοινωνία με τα στελέχη του χώρου .Χωριτικότητα , έλεγχος εγκαταστάσεων .
3. Σχεδιασμός προσκλήσεων .
4. Ομιλίες στοχευμένες – παρουσιάσεις – πάνελ .
5. Οπτικοακουστικά Μέσα .
6. Διακόσμηση ( με εταιρεία και ειδικό designer ) .
7. Διακόσμηση – Εταιρική Ταυτότητα και εταιρικές δραστηριότητες .
8. Αναμνηστικά Δώρα .
9. Υποδοχή , εκδήλωσης / αίθουσας .
10. Διαχείριση κρίσεων .
 Check List – Διευρυμένες αρμοδιότητες :
1. Ειδικές κατασκευές . Βήμα – εξέδρα …
2. Δεξίωση – καθιστό γεύμα .
3. Catering .
4. Φωτογραφική κάλυψη .
5. Πρόσβαση / parking .
6. Υλικό παρουσίασης .
7. Follow up / υπενθύμιση / πρόβλεψη προσέλευσης .
8. Τime Schedulle .
9. Dress Code , στελεχών και εμπλεκομένων .
10. Τεχνική υποδομή .
11. Λίστα καλεσμένων.
12. Folder, και οποιαδήποτε άλλη μορφή ενημέρωσης κριθεί απαραίτητη για την περίσταση .
13. Φάκελοι δημοσιογραφικοί ( Press Kit ), διακρίνονται σε χάρτινους – πλαστικούς – δερμάτινους – απλούς – πολυτελείς . Μέσα στους φακέλους υπάρχουν: Δελτίο Τύπου / Πληροφοριακό υλικό/ Ενημερωτικά έντυπα για τον οργανισμό / Βιογραφικά σημειώματα των ομιλητών / Φωτογραφίες με λεζάντες/ Μπλοκ – μολύβι.
14. Πρόσκληση σε ειδικούς προσκεκλημένους και σε ειδικούς του τραπεζιού .
15. Συντονισμός ομάδας ειδικών και γενικών καθηκόντων .
16. Πρίν την έναρξη , απεριτίφ .
CHECK LIST :
1. Χρονοδιαγράμματα.
2. Χώρος .Εισιτήρια και είσοδος .
3. Εικόνα χώρου.
4. Εμφανίσεις .
5. Προσωπικό .
6. Πλήθος / κόσμος .
7. Ασφάλεια .
8. Επικοινωνία .
9. Πληροφορίες.
10. Μεταφορές.
11. Parking .
12. Catering .
13. Τουαλέτες .
14. Πρώτες βοήθειες .
15. Διαφήμιση.
16. Δημοσιότητα .
17. Media relation .
18. Υποδοχή.
Event Manager .
 Ο υπέυθυνος της εκδήλωσης , σχεδιάζει την εκδήλωση και όχι μόνο ότι συμβαίνει τη στιγμή της εκδήλωσης.
 Εκφράζει τη φιλοσοφία της εκδήλωσης.
 Έχει αρχεία με τις επαφές , συνεργατών , στελεχών , μέσων ενημέρωσης .
 Δημιουργεί γέφυρες αμοιβαίου συμφέροντος με τους συμμετέχοντες.
 Εμπνέει και καθοδηγεί την ομάδα.
 Εκπαιδεύει την ομάδα .

1. Εκπονεί την ιδέα και «χτίζει» πάνω σε αυτήν .
2. Σχεδιάζει την εκδήλωση .
3. Εφαρμόζει την στρατηγική .
4. Δοκιμάζει τις τακτικές .
Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης .
1. Συντονίζει την ομάδα.
2. Λύνει κάθε πρόβλημα .
3. Διαχειρίζεται τις ανάγκες .
4. Διαχειρίζεται τις κρίσεις.
ΤΟ BUDGET :
Τα βασικά έσοδα προέρχονται από :
1. Επιχορηγήσεις.
2. Δωρεές
3. Sponsorship .
4. Πωλήσεις εισιτηρίων.
5. Έσοδα από ειδικά προγράμματα .
6. Ειδικές αμοιβές .
7. Παραχωρήσεις δικαιωμάτων.
Το εξοδολόγιο :
1. Έξοδα διοίκησης/ office / computers / printers / telephone / fax …
2. Δημοσιότητα / press kit / press ads / radio ads /poster leaflet / programms .
3. Ενοικίαση χώρων .
4. Εξοπλισμός / stage / sound / lights / transport /toilets / first aid / tables & chairs / technicians
5. Αμοιβές .
6. Ασφαλιστικές καλύψεις .
7. Ασφάλεια χώρων.
8. Λογαριασμοί .
9. Καθαριότητα / before / during / after
10. Ταξίδια προσκεκλημένων .
11. Φιλοξενία.
12. Έξοδα για τα διάφορα group.
13. Έξοδα για τους εθελοντές.
14. Διάφορες υπηρεσίες.
15. Απρόβλεπτα / διάφορα / gifts
16. Documentation /photo / video .
Η Ατμόσφαιρα .

 Είναι η εικόνα της εκδήλωσης .
 Δημιουργείτε από :
1. Τονν φωτισμό .
2. Την μουσική .
3. Τις οσμές .
4. Τους θορύβους .
5. Την αισθητική .
6. Τα χρώματα .
7. Το Design / έπιπλα / χώρος .
8. Το στύλ του έμψυχου δυναμικού .
9. Το στύλ των διοργανωτών .
10. Την ποιότητα των αξεσουάρ , σερβίτσια / διακοσμητικά ….
Το Κοινό .

 Σχετικά με το κοινό των εκδηλώσεων , απαντήστε στις ακόλουθες ερωτήσεις :
1. Ποιά κατηγορία , προσπαθείτε να προσελκύσετε , να έρθετε σε επαφή να παρακινήσετε , και να επηρρεάσετε με την εκδήλωση σας ;
2. Γιατί πρέπει το κοινό αυτό να έρθει στην εκδήλωση σας ;
3. Τι ανάγκες και επιθυμίες έχει ;
4. Ποιές συγκεκριμένες δράσεις έχετε ετοιμάσει και πως θα συμμετέχουν ;
5. Ποιά θα είναι η αποτελεσματικότητα επάνω τους ;

Ο Φωτισμός .
Ο Φωτισμός .
• Να είναι ανάλογος της εκδήλωσης .
• Χρώματα φωτισμού .
1. Είναι επαρκής ;
2. Καλύπτει όλο το γεγονός ;
3. Υπάρχουν εναλλακτικά συστήματα ;
4. Ο τύπος των προβολέων.
5. Ποιά χρώματα φώτων χρησιμοποιούμε;
Ήχος :
• Eταιρεία και ποιά .
• Monitor .
• Μικροφωνική εγκατάσταση .
1. Επικοινωνούν οι τεχνικοί μεταξύ τους εάν βρίσκονται σε μεγάλες αποστάσεις ;
2. Υπάρχουνν monitor ;
3. Φτάνει ο ήχος να ηχογραφηθεί από τα ΜΜΕ ;
4. Η ΑΚΟΥΣΤΙΚΗ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ.
5. Ανεπιθύμητοι θόρυβοι.
6. Το σύνολο του ήχου να ταιριάζει με το θέμα της εκδήλωσης.
• Special Effect .
• Εκδηλώσεις εντυπωσιασμού .
• Συνολική εμπειρία .
1. Ορισμός του χρονικού διαστήματος αυτών.
2. Πυροτεχνήματα , τις στιγμές της κορύφωσης .
3. Ειδικά οπτικά και ηχητικά εφφέ.
4. Συμβατότητα με συστήματα υπολογιστών .
Η Δεξίωση :
• Αριθμός ατόμων .
• Επιλογή εταιρίας catering .
• Ομάδα διοργάνωσης εκδήλωσης .
• Eκπαίδευση προσωπικού .
• Επιλογή μενού , στρατηγική επιλογή .
• Συμβόλαιο με το catering .
Check List – Crisis Management .
ΑΠΕΙΛΕΣ / ΚΡΙΣΕΙΣ :
 Σημαντικό κομμάτι η πρόληψη και η διαχείριση των κινδύνων αλλά και η μείωση των πιθανοτήτων κρίσεων .
 Μείωση των κινδύνων για τους συμμετέχοντες .
 Επικοινωνιακή διαχείριση κρίσεων.
 Ασφάλεια και υγεία.
 Ιδιαιτερότητα στην πώληση ποτών.
 Εντοπίζουμε τα πιθανά σενάρια κρίσεων για την κάθε εκδήλωση .
 Προετοιμασία και ασκήσεις .
 Σχέδια πιθανών λαθών και παραλείψεων .
 Πιθανές λύσεις στα προβλήματα .
 Αποφυγή σφαλμάτων και λαθών .
 Άνοιγμα επικοινωνιακών διαύλων .

Συνεχίζεται …………