Δημόσιες Σχέσεις και ΜΜΕ . Πρακτικά βήματα άσκησης του επαγγέλματος . Άρθρο του Γιώργου Παπατριανταφύλλου .

 Οι επαγγελματίες των Δημοσίων Σχέσεων είναι αυτοί που σχεδιάζουν και διαχειρίζονται , το σύνολο της επικοινωνίας των οργανισμών και των προσώπων με τα ΜΜΕ .
 Η αποτελεσματική επικοινωνία των οργανισμών και των προσώπων με τα ΜΜΕ , αποφέρουν τεράστια οφέλη για την εικόνα και τη φήμη αυτών .
Οι σχέσεις αμοιβαίου συμφέροντος και με τα Μέσα Ενημέρωσης, δημιουργούν καλές υποδομές για υγιή συνεργασία και επικοινωνία της πληροφορίας. Οι επαγγελματίες των Δημοσίων Σχέσεων επιδιώκουν τη σχέση αμοιβαίου συμφέροντος με τους δημοσιογράφους και τα ΜΜΕ γενικότερα.
 Oι δημοσιογράφοι έχουν ανάγκη απο σχέσεις αμοιβαίου συμφέροντος με τους επαγγελματίες δημοσίων σχέσεων, και το αντίστροφο. Και οι δύο κατηγορίες επιδιώκουν την ενημέρωση του κοινού σε θέματα που ενδιαφέρουν αυτό. Δεν πρέπει να υπάρχει εξάρτηση μεταξύ των δύο επαγγελματιών κατηγοριών.
 Οι επαγγελματίες των Δημοσίων Σχέσεων πρέπει να επιδιώκουν το δικό τους επαγγελματικό συμφέρον αλλά και του δημοσιογράφου , αφού επιδίωξη των πρώτων είναι να δημιουργούνται πάντα σχέσεις αμοιβαίου συμφέροντος μεταξύ των εμπλεκομένων επαγγελματικά μερών.
Η ΑΝΑΠΤΥΞΗ ΤΟΥ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΟΣ MEDIA RELATIONS.
 Ο κατάλογος που ακολουθεί είναι ένας χρήσιμος οδηγός , ώστε να σχεδιάσετε στρατηγικά , το πρόγραμμα Media Relations.
 Μαθαίνουμε σε βάθος κατόπιν λεπτομερούς μελέτης, τον οργανισμό μας, και γνωρίζουμε με ακρίβεια τους στόχους του, αλλά και που στοχεύουν τα προϊόντα και οι υπηρεσίες του.
 Ταυτοποιούμε τα Μέσα Ενημέρωσης που απαιτούνται, ώστε να δώσουμε τις κατάλληλες πληροφορίες στο κατάλληλο κοινό. Ικανή και αναγκαία προϋπόθεση, είναι να έχουμε μελετήσει τα ποιοτικά χαρακτηριστικά του κοινού στο οποίο θα απευθυνθούμε, αφού πρέπει να γνωρίσουμε καλά τις συνήθειες του, ώστε να κατανοήσουμε πλήρως ποιά Μέσα Ενημέρωσης επιλέγει, για τις διάφορες ανάγκες του αλλά και ποιά είναι αυτά τα Μέσα που θα μεταφέρουν με αποτελεσματικότερα τα μηνύματα μας.
 Διαχωρίζουμε τις κατηγορίες των Μέσων Ενημέρωσης.
 Αξιολογούμε ποιοί είναι οι δημοσιογράφοι αυτοί που έχουν ως αντικείμενο του ρεπορτάζ τους το αντικείμενο εργασιών ή υπηρεσιών μας.
 Η έρευνα μας επεκτείνεται σε όλα αυτά τα Μέσα Ενημέρωσης που αφορούν το αντικείμενο μας, και την επικοινωνία των μηνυμάτων μας.
 Εντοπίζουμε τα έντυπα αυτά που απευθύνονται στον επιχειρηματικό κόσμο, στους διευθυντές, διοικητές, και στελέχη, τα οποία χαρακτηρίζονται ως κλαδικά , δηλαδή απευθύνονται στον κόσμο των επιχειρήσεων.Με τον τρόπο αυτό διοχετεύονται χρήσιμες πληροφορίες σε επαγγελματίες που επηρρεάζουν τις αποφάσεις.
 Δημιουργούμε λίστες με βάσεις δεδομένων, με πλήρη στοιχεία εντύπων και δημοσιογράφων. Τους τοποθετούμε ανά κατηγορία Μέσου. Ελέγχουμε σε τακτά χρονικά διαστήματα την ορθότητα των στοιχείων, e-mail, τηλεφωνικούς αριθμούς.
 Μελετάμε πολύ καλά τα ποιοτικά και δημογραφικά χαρακτηριστικά των δημοσιογράφων, ώστε να γνωρίζουμε πλήρως πως να τους μιλάμε και τι απαιτούν απο εμάς.
 Οργανώνουμε ραντεβού, συζητήσεις και προσωπική επικοινωνία, προς δημιουργία σχέσεων αμοιβαίου συμφέροντος.
 Μαθαίνουμε πολύ καλά τα Μέσα στα οποία απευθυνόμαστε. Ποιοί τα διοικούν, σε ποιούς ανήκουν, σχέσεις τους με άλλα Μέσα και όποιες πληροφορίες θα σας φανούν χρήσιμες.
 Αναπτύσουμε σύστημα διαχείρισης των πληροφοριών μας.Πρέπει κάθε στιγμή να έχουμε πρόσβαση στις πληροφορίες μας για τους δημοσιογράφους.

 Οργανώνουμε συνεντεύξεις τύπου και συναντήσεις τύπου.
 Παρακινούμε τους Δημοσιογράφους να μάθουν καλά τα προϊόντα σας και τις υπηρεσίες του Οργανισμού μας.
 « Χτίζουμε » με τους δημοσιογράφους σχέσεις εμπιστοσύνης και αμοιβαίου συμφέροντος.
 Αυξάνουμε το ενδιαφέρον τους για τις ενέργειες σας.
 Συναντάμε τους δημοσιογράφους σε γεύματα και ενέργειες που θα συσφίξουν τις σχέσεις αμοιβαίου συμφέροντος.
 Συντάσουμε και μεταφέρουμε στους Δημοσιογράφους, το πλάνο των δραστηριοτήτων του οργανισμού. Αυτό θα προσδώσει κύρος αλλά και θα αυξήσει το ενδιαφέρον τους, καθώς επίσης θα βοηθήσει και τους ίδιους να σας συμπεριλάβουν στο δικό τους πλάνο.
ΤΟ ΔΕΛΤΙΟ ΤΥΠΟΥ
 Το δελτίο τύπου είναι η ανακοίνωση των στοιχείων που επιθυμούμε να κοινοποιηθούν ή αλλιώς να γίνουν γνωστά στην κοινή γνώμη.
 Είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσουμε την πλήρη διάσταση της μορφής αυτής της επικοινωνίας.
 α/πρόκειται για δημοσίευση που δεν πληρώνεται
 β/διαμορφώνει την εικόνα του τμήματος Δημοσίων Σχέσεων και της επιχείρησης
 γ/προσφέρει στοιχεία και ειδήσεις .
Το δελτίο τύπου πρέπει :
 Να προσφέρει είδηση
 Να παρουσιάζει ενδιαφέρον
 Να είναι ακριβή τα στοιχεία
 Να υπάρχει ακρίβεια των γεγονότων
 Να είναι σύντομο
 Να αναφέρεται στην επικαιρότητα
 Να είναι πλήρες και να μην δημιουργεί ερωτηματικά
 Να παραθέτει στοιχεία
 Να είναι όλα τα στοιχεία διαθέσιμα
 Είναι τα στοιχεία διασταυρωμένα
 Να απαντά στα έξι ερωτήματα: ποιός, πού, τι , πότε , πως , γιατί.
 Το δελτίο τύπου όπως και όλες οι ενέργειες δημοσιότητας, παρακολουθούνται στενά απο τα τμήματα Δημοσίων Σχέσεων, τα οποία επιβάλεται να διαθέτουν τα απαραίτητα μέσα πρός εγγραφή και αρχειοθέτηση των δημοσιευμάτων και της δημοσιότητας, όπως τηλεόραση, Dvd Recorder, άλλες συσκευές εγγραφής.
 Τα τμήματα Δημοσίων Σχέσεων συνεργάζονται με εταιρείες αποδελτίωσης, οι οποίες παρακολουθούν το σύνολο των εντύπων και στις περισσότερες των περιπτώσεων και τα ηλεκτρονικά Μέσα και τροφοδοτούν τους επαγγελματίες του τμήματος Δημοσίων Σχέσεων με τα αποκόμματα τύπου που αφορούν την εταιρεία αλλά και κάθε μορφή δημοσιότητας που συμβαίνει γύρω από αυτήν.
Ανακοίνωση Τύπου.
 Ανακοίνωση τύπου είναι το δημοσιευμένο Δελτίο Τύπου, που έχει πληρωθεί η καταχώρηση του. Αυτή η ενέργεια κρίνεται απαραίτητη σε περπτώσεις κρίσεων, όταν ο οργανισμός επιθυμεί να δημοσιευθούν πληροφορίες οι οποίες ως Δελτίο Τύπου ενδεχομένως να μην δημοσιεύονταν.
ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΙΣ ΤΥΠΟΥ
 Οι συνεντεύξεις τύπου , πραγματοποιούνται όταν ο οργανισμός επιθυμεί να ενηρώσει σε πρώτο και δεύτερο βαθμό, ένα μικρότερο σύνολο και το κοινωνικό σύνολο, σχετικά με την παροχή υπηρεσιών ή τα προιόντα αυτού.
 Η πρωτογενής πληροφόρηση στη συνέντευξη τύπου , δίνεται στους δημοσιοφράφους και στο επόμενο στάδιο δευτερογενώς ενημερώνεται η κοινή γνώμη από τους Δημοσιογράφους.
Κριτήρια επιλογής χώρου Συνεντεύξεων Τύπου.
 Πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμος, ο χώρος στον οποίο πραγματοποιείται η συνέντευξη τύπου.
 Ο χώρος πρέπει να διαθέτει parking, αλλά και να έχει πρόσβαση με Μέσα Μεταφοράς.
 Επίσης να διαθέτει την κατάλληλη τεχνική υποδομή. Στα θετικά θα είναι εάν στον χώρο αυτόν υπάρχουν μικρότερα δωμάτια για προσωπικές συνεντεύξεις. Θα πρέπει ο χώρος να διαθέτει υπηρεσίες catering και επίσης να διαθέτει υπηρεσίες για σύνδεση με νέα τεχνολογικά μέσα.
Οργανώνοντας τη συνέντευξη τύπου
 Δημιουργήστε τη λίστα των καλεσμένων.
 Κατανείμετε αρμοδιότητες στους συνεργάτες σας ώστε να έχετε βοήθεια σε όλες τις δραστηριότητες
 Πραγματοποιήστε ελέγχους όλων των υπηρεσιών
 Ετοιμάστε τις προσκλήσεις. Στις προσκλήσεις δίνουμε όλες τις πληροφορίες. Οδηγίες για την πρόσβαση, χρονοδιάγραμμα της εκδήλωσης, πληροφορίες για την εκδήλωση.
 Φροντίστε για σωστή επιλογή ημέρας και ώρας. Όχι ώρες που οι δημοσιογράφοι είναι στα γραφεία τους, δηλαδή όχι μετά τις 14.00.
 Αποφεύγουμε εθνικές εορτές ή αργίες .
Οι Δημόσιες Σχέσεις, ελέγχουν, προετοιμάζουν και οργανώνουν:
 -Toν χώρο των συναντήσεων, και όλες τις απαιτούμενες προδιαγραφές(γεωγραφικό σημείο, χώροι στάθμευσης, τρόποι πρόσβασης).
 -Την έγκαιρη πρόσκληση των ομάδων κοινού που θα παραυρεθούν.
 -Folder, και οποιαδήποτε άλλη μορφή ενημέρωσης κριθεί απαραίτητη για την περίσταση.
 -Γραμματεία υποδοχής.
 -Δώρα αναμνηστικά ή και χρηστικά πάντα σε συσχετισμό με το αντικείμενο του οργανισμού.
 -Κάλυψη ηχητική.
 – Φωταγράφιση ή και κινηματογράφηση της εκδήλωσης.
 -Catering.
 -Eιδικό τμήμα επαφών, και αξιολόγησης , μετά την συνέντευξη τύπου. Τα στελέχη αυτά , αφού επικοινωνήσουν – προσωπικά με τους δημοσιογράφους – μόλις ολοκληρωθεί συνέντευξη , θα δώσουν κάθε περαιτέρω διευκρίνιση.
 -Συντονισμός ομάδας ειδικών και γενικών καθηκόντων.
 -Τελική αξιολόγηση.
Ο Σύμβουλος Δημοσίων Σχέσεων , ως εκπρόσωπος .
 Η εκπροσώπηση από τον Σύμβουλο είναι μία βαθιά ανθρώπινη εμπειρία .
 Ο Σύμβουλος έχει την ευθύνη της ενημέρωσης και της πληροφόρησης .
 Ενημερώνει έγκυρα και αξιόπιστα .
 Διασφαλίζει την ομαλή ροή των πληροφοριών .
 Διαφυλάτει την ειδησεογραφία από κάθε παρερμηνεία .
 Προστατεύει το κύρος του οργανισμού .
 Προωθεί το έργο του οργανισμού .
 Διαφυλάτει την αλήθεια .
 Προφυλάσει τη διοίκηση και τα στελέχη .
 Διατηρεί τις ισορροπίες .
 Ελέγχει ώστε να μην παραποιούνται οι πληροφορίες που διοχετεύει .
 Διαθέτει πάντα πολλά στοιχεία .
 Είναι σε ετοιμότητα συνεχώς ( 24 ώρες το 24ωρο κάθε εποχή ).
 Διαχειρίζεται πληροφορίες και τους ανθρώπους που αφορούν .
 Είναι άριστος στη λεκτική και εξωλεκτική επικοινωνία .
 Δεν συγκαλύπτει.
 Ελέγχει τον τρόπο αποκωδικοποίησης των πληροφοριών από τους δημοσιογράφους και τα ΜΜΕ .
 Τα ΜΜΕ βαθμολογούν και εκφράζουν μετά την ενημέρωση , τη δική τους αλήθεια .