//
you're reading...
Διοργανωση Εκδηλωσεων

Διοργάνωση Εκδηλώσεων . Το Check List .

Ζήστε τη συναρπαστική εμπειρία της Διοργάνωσης των εκδηλώσεων στο Σεμινάριο Event Management του Γιώργου Παπατριανταφύλλου . Πληροφορίες στο http://www.kariera.gr

Check List , συνολικός σχεδιασμός

:

  1. Ομάδες εργασίας .
  2. Επαφές , επικοινωνία με τα στελέχη του  χώρου .Χωριτικότητα , έλεγχος εγκαταστάσεων .
  3. Σχεδιασμός προσκλήσεων .
  4. Ομιλίες στοχευμένες  – παρουσιάσεις – πάνελ .
  5. Οπτικοακουστικά Μέσα .
  6. Διακόσμηση ( με εταιρεία και ειδικό designer ) .
  7. Διακόσμηση – Εταιρική Ταυτότητα και εταιρικές δραστηριότητες .
  8. Αναμνηστικά Δώρα .
  9. Υποδοχή , εκδήλωσης / αίθουσας .
  10. Διαχείριση κρίσεων .

l       Check List – Διευρυμένες αρμοδιότητες  :

  1. Ειδικές κατασκευές . Βήμα – εξέδρα …
  2. Δεξίωση – καθιστό γεύμα .
  3. Catering .
  4. Φωτογραφική κάλυψη .
  5. Πρόσβαση / parking .
  6. Υλικό παρουσίασης .
  7. Follow up / υπενθύμιση / πρόβλεψη προσέλευσης .
  8. Τime Schedulle .
  9. Dress Code , στελεχών και εμπλεκομένων .
  10. Τεχνική υποδομή .
  11. Λίστα καλεσμένων.
  12. Folder, και οποιαδήποτε άλλη μορφή ενημέρωσης κριθεί απαραίτητη για την περίσταση .
  13. Φάκελοι δημοσιογραφικοί ( Press Kit ), διακρίνονται σε χάρτινους – πλαστικούς – δερμάτινους – απλούς – πολυτελείς . Μέσα στους φακέλους υπάρχουν: Δελτίο Τύπου / Πληροφοριακό υλικό/ Ενημερωτικά έντυπα για τον οργανισμό / Βιογραφικά σημειώματα των ομιλητών / Φωτογραφίες με λεζάντες/ Μπλοκ – μολύβι.
  14. Πρόσκληση σε ειδικούς προσκεκλημένους και σε ειδικούς του τραπεζιού .
  15. Συντονισμός ομάδας ειδικών και γενικών καθηκόντων .
  16. Πρίν την έναρξη , απεριτίφ .

CHECK LIST :

  1. Χρονοδιαγράμματα.
  2. Χώρος .Εισιτήρια και είσοδος .
  3. Εικόνα χώρου.
  4. Εμφανίσεις .
  5. Προσωπικό .
  6. Πλήθος / κόσμος .
  7. Ασφάλεια .
  8. Επικοινωνία .
  9. Πληροφορίες.
  10. Μεταφορές.
  11. Parking .
  12. Catering .
  13. Τουαλέτες .
  14. Πρώτες βοήθειες .
  15. Διαφήμιση.
  16. Δημοσιότητα .
  17. Media relation .
  18. Υποδοχή.

Event Manager .

l       Ο υπέυθυνος της εκδήλωσης , σχεδιάζει την εκδήλωση και όχι μόνο ότι συμβαίνει τη στιγμή της εκδήλωσης.

l       Εκφράζει τη φιλοσοφία της εκδήλωσης.

l       Έχει αρχεία με τις επαφές , συνεργατών , στελεχών , μέσων ενημέρωσης .

l       Δημιουργεί γέφυρες αμοιβαίου συμφέροντος με τους συμμετέχοντες.

l       Εμπνέει και καθοδηγεί την ομάδα.

l       Εκπαιδεύει την ομάδα .

 

  1. Εκπονεί την ιδέα και «χτίζει» πάνω σε αυτήν .
  2. Σχεδιάζει την εκδήλωση .
  3. Εφαρμόζει την στρατηγική .
  4. Δοκιμάζει τις τακτικές .

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης .

  1. Συντονίζει την ομάδα.
  2. Λύνει κάθε πρόβλημα .
  3. Διαχειρίζεται τις ανάγκες .
  4. Διαχειρίζεται τις κρίσεις.

ΤΟ BUDGET :

Τα βασικά έσοδα προέρχονται από :

  1. Επιχορηγήσεις.
  2. Δωρεές
  3. Sponsorship .
  4. Πωλήσεις εισιτηρίων.
  5. Έσοδα από ειδικά προγράμματα .
  6. Ειδικές αμοιβές .
  7. Παραχωρήσεις δικαιωμάτων.

Το εξοδολόγιο :

  1. Έξοδα διοίκησης/ office / computers / printers / telephone / fax …
  2. Δημοσιότητα / press kit / press ads / radio ads /poster leaflet / programms .
  3. Ενοικίαση χώρων .
  4. Εξοπλισμός / stage / sound / lights / transport /toilets / first aid / tables & chairs / technicians
  5. Αμοιβές .
  6. Ασφαλιστικές καλύψεις .
  7. Ασφάλεια χώρων.
  8. Λογαριασμοί .
  9. Καθαριότητα / before / during / after
  10. Ταξίδια προσκεκλημένων .
  11. Φιλοξενία.
  12. Έξοδα για τα διάφορα group.
  13. Έξοδα για τους εθελοντές.
  14. Διάφορες υπηρεσίες.
  15. Απρόβλεπτα / διάφορα / gifts
  16. Documentation /photo / video .

Η Ατμόσφαιρα . 

 

l       Είναι η εικόνα της εκδήλωσης .

l       Δημιουργείτε από :

  1. Τονν φωτισμό .
  2. Την μουσική .
  3. Τις οσμές .
  4. Τους θορύβους .
  5. Την αισθητική .
  6. Τα χρώματα .
  7. Το Design / έπιπλα / χώρος .
  8. Το στύλ του έμψυχου δυναμικού .
  9. Το στύλ των διοργανωτών .
  10. Την ποιότητα των αξεσουάρ , σερβίτσια / διακοσμητικά ….

Το Κοινό .

 

l       Σχετικά με το κοινό των εκδηλώσεων , απαντήστε στις ακόλουθες ερωτήσεις :

  1. Ποιά κατηγορία , προσπαθείτε να προσελκύσετε , να έρθετε σε επαφή να παρακινήσετε , και να επηρρεάσετε με την εκδήλωση σας ;
  2. Γιατί πρέπει το κοινό αυτό να έρθει στην εκδήλωση σας ;
  3. Τι ανάγκες και επιθυμίες έχει ;
  4. Ποιές συγκεκριμένες δράσεις έχετε ετοιμάσει και πως θα συμμετέχουν ;
  5. Ποιά θα είναι η αποτελεσματικότητα επάνω τους ;

 

Ο Φωτισμός .

Ο Φωτισμός .

  • Να είναι ανάλογος της εκδήλωσης .
  • Χρώματα φωτισμού .
  1. Είναι επαρκής ;
  2. Καλύπτει όλο το γεγονός ;
  3. Υπάρχουν εναλλακτικά συστήματα ;
  4. Ο τύπος των προβολέων.
  5. Ποιά χρώματα φώτων χρησιμοποιούμε;

Ήχος :

  •  Eταιρεία και ποιά .
  • Monitor .
  • Μικροφωνική εγκατάσταση .
  • Special Effect .
  • Εκδηλώσεις εντυπωσιασμού .
  • Συνολική εμπειρία .
  1. Επικοινωνούν οι τεχνικοί μεταξύ  τους εάν βρίσκονται  σε μεγάλες αποστάσεις ;
  2. Υπάρχουνν monitor ;
  3. Φτάνει ο ήχος να ηχογραφηθεί από τα ΜΜΕ ;
  4. Η ΑΚΟΥΣΤΙΚΗ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ.
  5. Ανεπιθύμητοι θόρυβοι.
  6. Το σύνολο του ήχου να ταιριάζει με το θέμα της εκδήλωσης.
  1. Ορισμός του χρονικού διαστήματος αυτών.
  2. Πυροτεχνήματα , τις στιγμές της κορύφωσης .
  3. Ειδικά οπτικά και ηχητικά εφφέ.
  4. Συμβατότητα με συστήματα υπολογιστών .

Η Δεξίωση :

  •  Αριθμός ατόμων .
  •  Επιλογή εταιρίας catering .
  • Ομάδα διοργάνωσης εκδήλωσης .
  • Eκπαίδευση προσωπικού .
  • Επιλογή μενού , στρατηγική επιλογή .
  • Συμβόλαιο με το catering .

Check List – Crisis Management  .

ΑΠΕΙΛΕΣ / ΚΡΙΣΕΙΣ :

l       Σημαντικό κομμάτι η πρόληψη και η διαχείριση των κινδύνων αλλά και η μείωση των πιθανοτήτων κρίσεων .

l       Μείωση των κινδύνων για τους συμμετέχοντες .

l       Επικοινωνιακή διαχείριση κρίσεων.

l       Ασφάλεια και υγεία.

l       Ιδιαιτερότητα στην πώληση ποτών.

l       Εντοπίζουμε τα πιθανά σενάρια κρίσεων για την κάθε εκδήλωση .

l       Προετοιμασία και ασκήσεις .

l       Σχέδια πιθανών λαθών και παραλείψεων .

l       Πιθανές λύσεις στα προβλήματα .

l       Αποφυγή σφαλμάτων και λαθών .

l       Άνοιγμα επικοινωνιακών διαύλων .

Advertisements

Συζήτηση

Δεν υπάρχουν σχόλια.

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση / Αλλαγή )

Σύνδεση με %s

Αρέσει σε %d bloggers: