Ζήστε τη συναρπαστική εμπειρία της Διοργάνωσης των εκδηλώσεων στο Σεμινάριο Event Management του Γιώργου Παπατριανταφύλλου . Πληροφορίες στο http://www.kariera.gr
Check List , συνολικός σχεδιασμός
:
- Ομάδες εργασίας .
- Επαφές , επικοινωνία με τα στελέχη του χώρου .Χωριτικότητα , έλεγχος εγκαταστάσεων .
- Σχεδιασμός προσκλήσεων .
- Ομιλίες στοχευμένες – παρουσιάσεις – πάνελ .
- Οπτικοακουστικά Μέσα .
- Διακόσμηση ( με εταιρεία και ειδικό designer ) .
- Διακόσμηση – Εταιρική Ταυτότητα και εταιρικές δραστηριότητες .
- Αναμνηστικά Δώρα .
- Υποδοχή , εκδήλωσης / αίθουσας .
- Διαχείριση κρίσεων .
l Check List – Διευρυμένες αρμοδιότητες :
- Ειδικές κατασκευές . Βήμα – εξέδρα …
- Δεξίωση – καθιστό γεύμα .
- Catering .
- Φωτογραφική κάλυψη .
- Πρόσβαση / parking .
- Υλικό παρουσίασης .
- Follow up / υπενθύμιση / πρόβλεψη προσέλευσης .
- Τime Schedulle .
- Dress Code , στελεχών και εμπλεκομένων .
- Τεχνική υποδομή .
- Λίστα καλεσμένων.
- Folder, και οποιαδήποτε άλλη μορφή ενημέρωσης κριθεί απαραίτητη για την περίσταση .
- Φάκελοι δημοσιογραφικοί ( Press Kit ), διακρίνονται σε χάρτινους – πλαστικούς – δερμάτινους – απλούς – πολυτελείς . Μέσα στους φακέλους υπάρχουν: Δελτίο Τύπου / Πληροφοριακό υλικό/ Ενημερωτικά έντυπα για τον οργανισμό / Βιογραφικά σημειώματα των ομιλητών / Φωτογραφίες με λεζάντες/ Μπλοκ – μολύβι.
- Πρόσκληση σε ειδικούς προσκεκλημένους και σε ειδικούς του τραπεζιού .
- Συντονισμός ομάδας ειδικών και γενικών καθηκόντων .
- Πρίν την έναρξη , απεριτίφ .
CHECK LIST :
- Χρονοδιαγράμματα.
- Χώρος .Εισιτήρια και είσοδος .
- Εικόνα χώρου.
- Εμφανίσεις .
- Προσωπικό .
- Πλήθος / κόσμος .
- Ασφάλεια .
- Επικοινωνία .
- Πληροφορίες.
- Μεταφορές.
- Parking .
- Catering .
- Τουαλέτες .
- Πρώτες βοήθειες .
- Διαφήμιση.
- Δημοσιότητα .
- Media relation .
- Υποδοχή.
Event Manager .
l Ο υπέυθυνος της εκδήλωσης , σχεδιάζει την εκδήλωση και όχι μόνο ότι συμβαίνει τη στιγμή της εκδήλωσης.
l Εκφράζει τη φιλοσοφία της εκδήλωσης.
l Έχει αρχεία με τις επαφές , συνεργατών , στελεχών , μέσων ενημέρωσης .
l Δημιουργεί γέφυρες αμοιβαίου συμφέροντος με τους συμμετέχοντες.
l Εμπνέει και καθοδηγεί την ομάδα.
l Εκπαιδεύει την ομάδα .
- Εκπονεί την ιδέα και «χτίζει» πάνω σε αυτήν .
- Σχεδιάζει την εκδήλωση .
- Εφαρμόζει την στρατηγική .
- Δοκιμάζει τις τακτικές .
Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης .
- Συντονίζει την ομάδα.
- Λύνει κάθε πρόβλημα .
- Διαχειρίζεται τις ανάγκες .
- Διαχειρίζεται τις κρίσεις.
ΤΟ BUDGET :
Τα βασικά έσοδα προέρχονται από :
- Επιχορηγήσεις.
- Δωρεές
- Sponsorship .
- Πωλήσεις εισιτηρίων.
- Έσοδα από ειδικά προγράμματα .
- Ειδικές αμοιβές .
- Παραχωρήσεις δικαιωμάτων.
Το εξοδολόγιο :
- Έξοδα διοίκησης/ office / computers / printers / telephone / fax …
- Δημοσιότητα / press kit / press ads / radio ads /poster leaflet / programms .
- Ενοικίαση χώρων .
- Εξοπλισμός / stage / sound / lights / transport /toilets / first aid / tables & chairs / technicians
- Αμοιβές .
- Ασφαλιστικές καλύψεις .
- Ασφάλεια χώρων.
- Λογαριασμοί .
- Καθαριότητα / before / during / after
- Ταξίδια προσκεκλημένων .
- Φιλοξενία.
- Έξοδα για τα διάφορα group.
- Έξοδα για τους εθελοντές.
- Διάφορες υπηρεσίες.
- Απρόβλεπτα / διάφορα / gifts
- Documentation /photo / video .
Η Ατμόσφαιρα .
l Είναι η εικόνα της εκδήλωσης .
l Δημιουργείτε από :
- Τονν φωτισμό .
- Την μουσική .
- Τις οσμές .
- Τους θορύβους .
- Την αισθητική .
- Τα χρώματα .
- Το Design / έπιπλα / χώρος .
- Το στύλ του έμψυχου δυναμικού .
- Το στύλ των διοργανωτών .
- Την ποιότητα των αξεσουάρ , σερβίτσια / διακοσμητικά ….
Το Κοινό .
l Σχετικά με το κοινό των εκδηλώσεων , απαντήστε στις ακόλουθες ερωτήσεις :
- Ποιά κατηγορία , προσπαθείτε να προσελκύσετε , να έρθετε σε επαφή να παρακινήσετε , και να επηρρεάσετε με την εκδήλωση σας ;
- Γιατί πρέπει το κοινό αυτό να έρθει στην εκδήλωση σας ;
- Τι ανάγκες και επιθυμίες έχει ;
- Ποιές συγκεκριμένες δράσεις έχετε ετοιμάσει και πως θα συμμετέχουν ;
- Ποιά θα είναι η αποτελεσματικότητα επάνω τους ;
Ο Φωτισμός .
Ο Φωτισμός .
- Να είναι ανάλογος της εκδήλωσης .
- Χρώματα φωτισμού .
- Είναι επαρκής ;
- Καλύπτει όλο το γεγονός ;
- Υπάρχουν εναλλακτικά συστήματα ;
- Ο τύπος των προβολέων.
- Ποιά χρώματα φώτων χρησιμοποιούμε;
Ήχος :
- Eταιρεία και ποιά .
- Monitor .
- Μικροφωνική εγκατάσταση .
- Special Effect .
- Εκδηλώσεις εντυπωσιασμού .
- Συνολική εμπειρία .
- Επικοινωνούν οι τεχνικοί μεταξύ τους εάν βρίσκονται σε μεγάλες αποστάσεις ;
- Υπάρχουνν monitor ;
- Φτάνει ο ήχος να ηχογραφηθεί από τα ΜΜΕ ;
- Η ΑΚΟΥΣΤΙΚΗ ΤΩΝ ΧΩΡΩΝ.
- Ανεπιθύμητοι θόρυβοι.
- Το σύνολο του ήχου να ταιριάζει με το θέμα της εκδήλωσης.
- Ορισμός του χρονικού διαστήματος αυτών.
- Πυροτεχνήματα , τις στιγμές της κορύφωσης .
- Ειδικά οπτικά και ηχητικά εφφέ.
- Συμβατότητα με συστήματα υπολογιστών .
Η Δεξίωση :
- Αριθμός ατόμων .
- Επιλογή εταιρίας catering .
- Ομάδα διοργάνωσης εκδήλωσης .
- Eκπαίδευση προσωπικού .
- Επιλογή μενού , στρατηγική επιλογή .
- Συμβόλαιο με το catering .
Check List – Crisis Management .
ΑΠΕΙΛΕΣ / ΚΡΙΣΕΙΣ :
l Σημαντικό κομμάτι η πρόληψη και η διαχείριση των κινδύνων αλλά και η μείωση των πιθανοτήτων κρίσεων .
l Μείωση των κινδύνων για τους συμμετέχοντες .
l Επικοινωνιακή διαχείριση κρίσεων.
l Ασφάλεια και υγεία.
l Ιδιαιτερότητα στην πώληση ποτών.
l Εντοπίζουμε τα πιθανά σενάρια κρίσεων για την κάθε εκδήλωση .
l Προετοιμασία και ασκήσεις .
l Σχέδια πιθανών λαθών και παραλείψεων .
l Πιθανές λύσεις στα προβλήματα .
l Αποφυγή σφαλμάτων και λαθών .
l Άνοιγμα επικοινωνιακών διαύλων .
