Διοργάνωση Εκδηλώσεων . Το Check List .

Ζήστε τη συναρπαστική εμπειρία της Διοργάνωσης των εκδηλώσεων στο Σεμινάριο Event Management του Γιώργου Παπατριανταφύλλου . Πληροφορίες στο http://www.kariera.gr

Check List , συνολικός σχεδιασμός

Ομάδες εργασίας .
Επαφές , επικοινωνία με τα στελέχη του χώρου .Χωριτικότητα , έλεγχος εγκαταστάσεων .
Σχεδιασμός προσκλήσεων .
Ομιλίες στοχευμένες – παρουσιάσεις – πάνελ .
Οπτικοακουστικά Μέσα .
Διακόσμηση ( με εταιρεία και ειδικό designer ) .
Διακόσμηση – Εταιρική Ταυτότητα και εταιρικές δραστηριότητες .
Αναμνηστικά Δώρα .
Υποδοχή , εκδήλωσης / αίθουσας .
Διαχείριση κρίσεων .

l Check List – Διευρυμένες αρμοδιότητες :

Ειδικές κατασκευές . Βήμα – εξέδρα …
Δεξίωση – καθιστό γεύμα .
Catering .
Φωτογραφική κάλυψη .
Πρόσβαση / parking .
Υλικό παρουσίασης .
Follow up / υπενθύμιση / πρόβλεψη προσέλευσης .
Τime Schedulle .
Dress Code , στελεχών και εμπλεκομένων .
Τεχνική υποδομή .
Λίστα καλεσμένων.
Folder, και οποιαδήποτε άλλη μορφή ενημέρωσης κριθεί απαραίτητη για την περίσταση .
Φάκελοι δημοσιογραφικοί ( Press Kit ), διακρίνονται σε χάρτινους – πλαστικούς – δερμάτινους – απλούς – πολυτελείς . Μέσα στους φακέλους υπάρχουν: Δελτίο Τύπου / Πληροφοριακό υλικό/ Ενημερωτικά έντυπα για τον οργανισμό / Βιογραφικά σημειώματα των ομιλητών / Φωτογραφίες με λεζάντες/ Μπλοκ – μολύβι.
Πρόσκληση σε ειδικούς προσκεκλημένους και σε ειδικούς του τραπεζιού .
Συντονισμός ομάδας ειδικών και γενικών καθηκόντων .
Πρίν την έναρξη , απεριτίφ .

CHECK LIST :

Χρονοδιαγράμματα.
Χώρος .Εισιτήρια και είσοδος .
Εικόνα χώρου.
Εμφανίσεις .
Προσωπικό .
Πλήθος / κόσμος .
Ασφάλεια .
Επικοινωνία .
Πληροφορίες.
Μεταφορές.
Parking .
Catering .
Τουαλέτες .
Πρώτες βοήθειες .
Διαφήμιση.
Δημοσιότητα .
Media relation .
Υποδοχή.

Event Manager .

l Ο υπέυθυνος της εκδήλωσης , σχεδιάζει την εκδήλωση και όχι μόνο ότι συμβαίνει τη στιγμή της εκδήλωσης.

l Εκφράζει τη φιλοσοφία της εκδήλωσης.

l Έχει αρχεία με τις επαφές , συνεργατών , στελεχών , μέσων ενημέρωσης .

l Δημιουργεί γέφυρες αμοιβαίου συμφέροντος με τους συμμετέχοντες.

l Εμπνέει και καθοδηγεί την ομάδα.

l Εκπαιδεύει την ομάδα .

Εκπονεί την ιδέα και «χτίζει» πάνω σε αυτήν .
Σχεδιάζει την εκδήλωση .
Εφαρμόζει την στρατηγική .
Δοκιμάζει τις τακτικές .

Κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης .

Συντονίζει την ομάδα.
Λύνει κάθε πρόβλημα .
Διαχειρίζεται τις ανάγκες .
Διαχειρίζεται τις κρίσεις.

ΤΟ BUDGET :

Τα βασικά έσοδα προέρχονται από :

Επιχορηγήσεις.
Δωρεές
Sponsorship .
Πωλήσεις εισιτηρίων.
Έσοδα από ειδικά προγράμματα .
Ειδικές αμοιβές .
Παραχωρήσεις δικαιωμάτων.

Το εξοδολόγιο :

Έξοδα διοίκησης/ office / computers / printers / telephone / fax …
Δημοσιότητα / press kit / press ads / radio ads /poster leaflet / programms .
Ενοικίαση χώρων .
Εξοπλισμός / stage / sound / lights / transport /toilets / first aid / tables & chairs / technicians
Αμοιβές .
Ασφαλιστικές καλύψεις .
Ασφάλεια χώρων.
Λογαριασμοί .
Καθαριότητα / before / during / after
Ταξίδια προσκεκλημένων .
Φιλοξενία.
Έξοδα για τα διάφορα group.
Έξοδα για τους εθελοντές.
Διάφορες υπηρεσίες.
Απρόβλεπτα / διάφορα / gifts
Documentation /photo / video .

Η Ατμόσφαιρα .

l Είναι η εικόνα της εκδήλωσης .

l Δημιουργείτε από :

Τονν φωτισμό .
Την μουσική .
Τις οσμές .
Τους θορύβους .
Την αισθητική .
Τα χρώματα .
Το Design / έπιπλα / χώρος .
Το στύλ του έμψυχου δυναμικού .
Το στύλ των διοργανωτών .
Την ποιότητα των αξεσουάρ , σερβίτσια / διακοσμητικά ….

Το Κοινό .

l Σχετικά με το κοινό των εκδηλώσεων , απαντήστε στις ακόλουθες ερωτήσεις :

Ποιά κατηγορία , προσπαθείτε να προσελκύσετε , να έρθετε σε επαφή να παρακινήσετε , και να επηρρεάσετε με την εκδήλωση σας ;
Γιατί πρέπει το κοινό αυτό να έρθει στην εκδήλωση σας ;
Τι ανάγκες και επιθυμίες έχει ;
Ποιές συγκεκριμένες δράσεις έχετε ετοιμάσει και πως θα συμμετέχουν ;
Ποιά θα είναι η αποτελεσματικότητα επάνω τους ;

Ο Φωτισμός .