Διοργάνωση Μουσικού Φεστιβάλ .

Οι έρευνες για τη διοργάνωση εκδηλώσεων στη σελίδα έρευνες  ή πατήστε εδώ http://bit.ly/qgoRQL

 

Νέο Σεμινάριο :

Ραδιοφωνική Παραγωγή .Σάββατο 19 Νοεμβρίου 2011 . 

Διδάσκει ο Γιώργος Παπατριανταφύλλου, 18 χρόνια στον Kiss Fm 92,9 . Για λεπτομέρειες στη σελίδα μας ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ή πατήστε στο http://bit.ly/nHobtM

 

————————————————————————————————————————————————–

Διοργάνωση Εκδηλώσεων .Πως διοργανώσαμε ένα μουσικό φεστιβάλ .

• Ξεκινήσαμε συζητήσεις σε εξαντλητικές ( πολύωρες ) συναντήσεις με τον διοργανωτή ο οποίος ήταν ένας Δημοτικός Οργανισμός .
• Αναζητούσαμε το Γιατί πραγματοποιείται το μουσικό φεστιβάλ – ποιός το χρηματοδοτεί – σε ποιούς απευθύνεται – ποιά ήταν η αρχική ιδέα και πολλά ακόμα στοιχεία τα οποία ήταν απαραίτητα για να ξεκινήσουμε τον σχεδιασμό .

Ανάλυση :

 

• Οι άνθρωποι του Δημοτικού φορέα ήταν πολύ μπερδεμένοι και μας έδιναν πολλαπλές απαντήσεις σε ίδια θέματα .
• Αυτό που καταλάβαμε ήταν πως στον πυρήνα της σκέψης τους ήταν το να συλλέξουν κάποιο μεγάλο ποσό .
• Συνεπώς απομονώσαμε σταδιακά όλα τα υπόλοιπα που μας έκαναν ασαφή την εικόνα και κρατήσαμε ώς βασικό προορισμό μας το κέρδος .
• Έπρεπε να διοργανώσουμε ένα μουσικό φεστιβάλ το οποίο θα απέφερε κέρδος . ΤΕΛΟΣ τίποτε άλλο .Όλα τα υπόλοιπα θα μας μπέρδευαν συνεχώς .
• Προχωρήσαμε σε ερευνητική διαδικασία η οποία μας έδειξε πως υπήρχε ένα πολύ δυναμικό κοινό ηλικιακά 16 – 45 μέσα από την περιοχή του φορέα και τους γύρω Δήμους το οποίο θα μετακινείτο ακόμα και σε δύο συνεχόμενες συναυλιακές ημέρες αρκεί να τους άρεσαν τα συγκροτήματα .Η επιταγή ήταν για έναν συνδυασμό Ελληνικών και Διεθνών συγκροτημάτων από την Pop – Rock μουσική σκηνή .
• Ζητήσαμε να μας δώσουν μέχρι και ονομασίες συγκροτημάτων .

Ενέργειες :

 

• Σκεφτήκαμε μία ιδέα πάνω στην οποία «χτίσαμε» το σχέδιο μας .
• Αποφασίσαμε να είναι ένα τριήμερο μουσικό φεστιβάλ με συγκεκριμένη ονομασία ώστε να μπορούμε να το πραγματοποιούμε κάθε χρόνο .
• Επιλέξαμε με στρατηγική την καλοκαιρινή ημερομηνία . Επιλέξαμε το τελευταίο δεκαήμερο του Ιουλίου όπου το κοινό το οποίο είχαμε επιλέξει , έχουν συγκεντρώσει χρήματα για τις διακοπές – συνεπώς θα δαπανήσουν ένα ποσό για να δούν το αγαπημένο τους συγκρότημα – και επιπλέον όσο πλησιάζουν οι διακοπές μας όλοι δεν αισθανόμαστε πιό χαρούμενοι και χαλαροί ; οπωσδήποτε . Άρα δεν σκέφτομαι τη δουλειά – θέλω να περάσω καλά , έχω καλή διάθεση , πηγαίνω για διασκέδαση . Όλα αυτά τα υπολογίζαμε ιδιαίτερα .
• Αρχίσαμε την αναζήτηση στην Ελληνική και διεθνή μουσική αγορά αναζητώντας τη συμετοχή των συγκροτημάτων που είχε επιλέξει το κοινό μας .
• Το Internet ήταν ο βασικός μας σύμμαχος .
• Ξεκινήσαμε την επικοινωνία .
• Ζητούσαμε κόστη και απαιτήσεις καθώς και ελεύθερες τις ημερομηνίες που είχαμε επιλέξει .Επιπλέον δεν ξεχνούσαμε ποτέ πως η στρατηγική μας ήταν η κερδοφορία .
• Κάναμε υπολογισμούς με άξονα την τιμή του εισιτηρίου με βάση την προσέλευση την οποία προβλέπαμε με κριτήριο την έρευνα που είχαμε πραγματοποιήσει .
• Μετά από δίμηνη διαπραγμάτευση και σειρά επαφών με τους manager πολλών συγκροτημάτων , βρήκαμε τρία Ελληνικά και τρία Διεθνή συγκροτήματα όπως μας τα είχε ζητήσει το κοινό μας .Αυτό ήταν το LineUp του Φεστιβάλ .
• Για κάθε συγκρότημα διατηρούσαμε ειδικό και ξεχωριστό φάκελο στον οποίο καταγράφαμε οτιδήποτε αφορούσε το συγκρότημα .Μετακινήσεις – αεροπορικά εισιτήρια – διαμονή – απαιτήσεις – τρόπο πληρωμής και οτιδήποτε προέκυπτε από την ανοιχτή μας επικοινωνία .
• Συνεργαστήκαμε με εξειδικευμένη εταιρεία στο Ticketing.Μας τύπωσε τα εισιτήρια και ανέλαβε όλο το πλάνο πώλησης και διανομής τους .
• Αναζητήσαμε Υποστηρικτές ( Χορηγούς και Sponsoring ) . Στοχεύσαμε σε επιχειρήσεις που ήταν κοντά τα κοινά τους με το κοινό του Φεστιβάλ .
• Είχαμε στελέχη που είχαν «φορτωθεί» με όλο το πλαίσιο επικοινωνίας και πρακτικής ανά συγκρότημα ώστε να παρακολουθούν την έγκαιρη έκδοση των εισιτηρίων τους , τα καταλύματα τους , τις απαιτήσεις τους κατά τη διαμονή τους , φαγητό ,βόλτες – μετακινήσεις , τα πάντα .
• Βάση των αναγκών αλλά και των απαιτήσεων των συγκροτημάτων ζητήσαμε προσφορές από εταιρείες εγκατάστασης ήχου – εικόνας .
• Σχεδιάσαμε όλο το πλάνο επικοινωνίας και διαφήμισης του φεστιβάλ .
• Πραγματοποιήσαμε συνέντευξη τύπου στην οποία , δώσαμε την είδηση του Φεστιβάλ και  αναλυτικές πληροφορίες .
• Σχεδιάσαμε όλο το πλάνο διαφημιστικής επικοινωνίας . Περιελάμβανε Ραδιόφωνο – Τηλεόραση και έντυπα .
• Στρατηγικά το μεγαλύτερο βάρος της επικοινωνίας , το ρίξαμε δύο μήνες πρίν το φεστιβάλ όταν ξεκινήσαμε την προπώληση των εισιτηρίων ώστε να αποκομίσουμε έσοδα τα οποία θα δίναμε ως προκαταβολή στους καλλιτέχνες .
• Σχεδιάσαμε πολλές παράπλευρες εκδηλώσεις για να τονώσουμε το μουσικό φεστιβάλ . Προσκαλέσαμε μικρότερα συγκροτήματα ( support group) στη λογική της μουσικής μας στρατηγικής τα οποία θα ήταν αυτά που θα προηγούνταν των βασικών μας επιλογών ώστε να εμπλουτίσουμε το φεστιβάλ .

  

   

• Προσθέσαμε δωροθεσίες – διαγωνισμούς – εκδηλώσεις αγαπητές στο επιλεγμένο κοινό μας , με τη βοήθεια των Sponsor μας .
• Ζητήσαμε και δεχθήκαμε προσφορές για διαφόρων τύπων εφφέ όπως ειδικό φωτισμό , πυροτεχνήματα , οσμές και οτιδήποτε θα δημιουργούσε μία συναρπαστική εμπειρία την οποία θα επιθυμούσαν να δούν όλο και περισσότεροι , γιατί δεν ξεχνούσαμε ποτέ ότι κεντρική στρατηγική μας ήταν η κερδοφορία .
• Συναντηθήκαμε με τους υπευθύνους των ξενοδοχείων στα οποία θα διέμεναν τα μέλη των συγκροτημάτων και ρυθμίσαμε όλες τις απαιτήσεις τους ( συγκεκριμένα μενού – συκεκριμένα ποτά …) .
• Σχεδιάσαμε το αναλυτικό πρόγραμμα του φεστιβάλ και ορίσαμε έναν υπεύθυνο να συντονίσει τα χρονοδιαγράμματα του τριημέρου αλλά και όλα τα χρονοδιαγράμματα των συγκροτημάτων ( αφίξεις – δείπνα – γεύματα – μετακινήσεις ) .
• Συνεργαστήκαμε με designerπου μας υπέδειξαν τον καλύτερο σχεδιασμό του συναυλιακού χώρου ( extra εφφέ – στολισμός – προωθητικά stand – banner χορηγών ) .
• Ο χώρος διέθετε μπάρ , από το οποίο θα λαμβάναμε μεγάλο μέρος των εισπράξεων και προσωπικό για έλεγχο των εισιτηρίων .
• Συνεργαστήκαμε με εξειδικευμένη στις συναυλίες εταιρεία security , για την αφάλεια των καλλιτεχνών και την επίβλεψη του χώρου κατά τη διάρκεια του τριημέρου .
• Σκηνοθετούσαμε διαρκώς κάθε λεπτομέρεια , σαν να σκηνοθετούσαμε ταινία .
• Σε όλο το ανθρώπινο δυναμικό είχαμε δώσει απόλυτα σαφείς ρόλους .

• Είχαμε μία στενή συνεργασία με τους υποστηρικτές επικοινωνίας , όπου ήταν μέσα ενημέρωσης τα οποία έδιναν καθημερινά πληροφορίες «κρατώντας ζεστό» το φεστιβάλ .
• Συνεργαστήκαμε με τις τοπικές αστυνομικές αρχές για τη ρύθμιση της κυκλοφορίας τις ημέρες του φεστιβάλ .
• Κάθε ημέρα είχαμε συνεχή ενημέρωση για την πορεία της προπώλησης και όλων των εξελίξεων και κάναμε διαρκώς επεμβάσεις βελτίωσης οπουδήποτε υπήρχε οποιοδήποτε πρόβλημα .
• Κάθε ημέρα δίναμε στο κοινό που είχαμε στοχεύσει και διαφορετικούς λόγους στο ερώτημα Γιατί να έρθουν . Συνέχεια μα συνέχεια νέους λόγους , νέα επιχειρήματα για να έρθουν .
• Είχαμε μία αδιάλειπτη επικοινωνία μέσω των SocialMedia , με ειδικά προσαρμοσμένους διαγωνισμούς και μοναδικές ιδέες .
• Κάναμε κάθε κίνηση ώστε να μας «βρίσκει μπροστά του» το κοινό το οποίο είχαμε επιλέξει .
• Τελειοποιήσαμε όλες τις εγκαταστάσεις , τουαλέτες – θέσεις καθείμενων , ποιότητα ήχου , δάπεδο στην αρένα . Τα πάντα παίζουν ρόλο .
• Πραγματοποιήσαμε sound and light check , κάθε ημέρα την τελευταία εβδομάδα .
• Σχεδιάσαμε ολόκληρο πρόγραμμα φιλοξενίας που περιελάμβανε τις δραστηριότητες κάθε λεπτό κάθε στγκροτήματος . Ξεναγήσεις – διασκέδαση – φαγητό – συνεντεύξεις τους .
• Ασφαλίσαμε την εκδήλωση ( καλλιτέχνες και κοινό ) .
• Εξασφαλίσαμε την παρουσία ιατρού και είχαμε έτοιμες πάντα πρώτες βοήθειες .
• Σχεδιάσαμε πρόγραμμα κρίσεων και σχεδιάσαμε plan b σε κάθε ενδεχόμενο πιθανής κρίσης .
• Ορίσαμε την event team τους ανθρώπους που θα εργάζονταν κατά τη διάρκεια του τριημέρου, τους δώσαμε ασυρμάτους ενδοεπικοινωνίας και κάναμε πολλές δοκιμές τις προηγούμενες ημέρες .
• Δημιουργήσαμε VIP Area για τους ανθρώπους του φορέα και για ειδικούς προσκεκλημένους .
• Με όλα τα συγκροτήματα είχαμε ειδικά συμφωνητικά συνεργασίας .