Απόσπασμα απο το βιβλίο Προγράμματα Δημοσίων Σχέσεων , Γιώργος Παπατριανταφύλλου , εκδ. Σταμούλης 2008 ( σε όλα τα βιβλιοπωλεία :Παπασωτηρίου – Ελευθερουδάκης – Πολιτεία – www.perizitito.gr ……)
Οι Δημόσιες Σχέσεις και ο Γραπτός Λόγος
Οι Πληροφορίες
Υπάρχουν δύο είδη πληροφοριών οι οποίες προέρχονται από τα αρμόδια τμήματα επικοινωνίας:
1. Οι μη ελεγχόμενες οι οποίες όταν φεύγουν από τον επαγγελματία είναι πλέον στον έλεγχο των ΜΜΕ.
2. Ελεγχόμενες πληροφορίες. Τα διαφημιστικά μηνύματα, οι in-house πληροφορίες και τα πληρωμένα μηνύματα.
Τα «εργαλεία» των Δημοσίων Σχέσεων και ο γραπτός λόγος
Τα εργαλεία των Δημοσίων Σχέσεων τα οποία χρησιμοποιούν το γραπτό λόγο είναι:
Πραγματοποιεί Διαλέξεις και Ομιλίες σε κάθε τύπου και μεγέθους Οργανισμούς , Επιμελητήρια και Επιχειρήσεις , σε κάθε πόλη στην Ελλάδα και την Κύπρο .
Δελτία Τύπου – News Releases: Τα δελτία αυτά που διοχετεύουν είδηση.
Το δελτίο τύπου είναι η ανακοίνωση των στοιχείων που επιθυμούμε να κοινοποιηθούν ή αλλιώς να γίνουν γνωστά στην κοινή γνώμη.
Είναι πολύ σημαντικό να κατανοήσουμε την πλήρη διάσταση της μορφής αυτής της επικοινωνίας.
α) πρόκειται για δημοσίευση που δεν πληρώνεται,
β) διαμορφώνει την εικόνα του τμήματος Δημοσίων Σχέσεων και της επιχείρησης,
γ) προσφέρει στοιχεία και ειδήσεις.
Το δελτίο τύπου πρέπει:
να προσφέρει είδηση,
να παρουσιάζει ενδιαφέρον,
να είναι ακριβή τα στοιχεία,
να υπάρχει ακρίβεια των γεγονότων,
να είναι σύντομο,
να αναφέρεται στην επικαιρότητα,
να δημιουργεί ερωτηματικά,
να παραθέτει στοιχεία,
να είναι όλα τα στοιχεία διαθέσιμα,
να έχει τα στοιχεία διασταυρωμένα και
να απαντά στα έξι ερωτήματα: ποιος, πού, τι, πότε, πώς, γιατί.
Το δελτίο τύπου όπως και όλες οι ενέργειες δημοσιότητας παρακολουθούνται στενά από τα τμήματα Δημοσίων Σχέσεων τα οποία επιβάλλεται να διαθέτουν τα απαραίτητα μέσα προς εγγραφή και αρχειοθέτηση των δημοσιευμάτων και της δημοσιότητας, όπως τηλεόραση, DVD Recorder, άλλες συσκευές εγγραφής.
Τα τμήματα Δημοσίων Σχέσεων συνεργάζονται με εταιρείες αποδελτίωσης οι οποίες παρακολουθούν το σύνολο των εντύπων και στις περισσότερες των περιπτώσεων και τα ηλεκτρονικά Μέσα και τροφοδοτούν τους επαγγελματίες του τμήματος Δημοσίων Σχέσεων με τα αποκόμματα τύπου που αφορούν την εταιρεία αλλά και κάθε μορφή δημοσιότητας που συμβαίνει γύρω από αυτήν.
Συμπληρωματικά Δελτία / Backgrounders: Βασικές πληροφορίες που δίνουν στοιχεία για ένα γεγονός το οποίο είναι στην επικαιρότητα και αφορά τον οργανισμό μας. Τα δελτία αυτά συντάσσονται από τους επαγγελματίες των Δημοσίων Σχέσεων και απευθύνονται στους δημοσιογράφους, τους διευθυντές, τα στελέχη και τον Spokesperson.
Ανακοίνωση Τύπου / Public Service Announcements: Ανακοινώσεις ειδικού σχεδιασμού που είναι πληρωμένες, συνήθως σε περιπτώσεις κρίσης.
Αρθρογραφία / Articles: Μορφή κειμένου που μοιάζει με δημοσιογραφικό κείμενο και έχει ως σκοπό να αναφέρει μια ιστορία και την ευνοϊκή διάθεση της κοινής γνώμης για το θέμα που περιγράφει.
Παράπλευρη δημοσιότητα / Collateral Publications: Κείμενα τα οποία χρησιμοποιούνται σε μπροσούρες, flyers, ενέργειες direct marketing, συμπληρωματικές πληροφορίες σε συσκευασίες προϊόντων.
Ετήσιες Εκθέσεις / Annual Reports: Συνήθως είναι κείμενα τα οποία συγγράφονται για τις οικονομικές ετήσιες παρουσιάσεις εταιρειών. Σε πολλές περιπτώσεις είναι και τα κείμενα του εταιρικού προφίλ και της εταιρικής κουλτούρας.
Ομιλίες και Παρουσιάσεις / Speeches and Presentations: Οι ομιλίες των διευθυντικών στελεχών αλλά και των πολιτικών προσώπων.Μία καλά γραμμένη ομιλία μπορεί να επηρεάσει και να πείσει. Μία καλά γραμμένη παρουσίαση μπορεί να επηρεάσει τη δημιουργία της εικόνας του οργανισμού.
Η συγγραφή των κειμένων των Δημοσίων Σχέσεων
Σε κάθε κείμενο Δημοσίων Σχέσεων πρέπει να απαντηθούν τα ακόλουθα ερωτήματα:
1. Για ποιο λόγο γράφεται το κείμενο;
2. Ποιους πρέπει να επηρεάσει;
3. Με ποια επιχειρήματα θα επηρεαστούν οι αποδέκτες των μηνυμάτων;
4. Δημιουργεί απειλές για μελλοντική κρίση;
5. Ποια είναι η στρατηγική του μηνύματος;
6. Ποιες είναι οι απαιτήσεις του κοινού στο οποίο απευθύνεται;
Newsletter
H μορφή επικοινωνίας με newsletter έχει ως σκοπό κυρίως την επικοινωνία μηνυμάτων του οργανισμού. Είναι ένα τακτικής έκδοσης κείμενο που παρουσιάζει ειδήσεις και γεγονότα, εξελίξεις και τάσεις σε μεγάλες ομάδες κοινού.
Τα Newsletter επικοινωνούν μηνύματα σε ένα ευρύτερο κοινό που αφορά τον οργανισμό μας.
Είδη Newsletter:
1. Newsletter Συνεργατών: Κρατά αμείωτο το ενδιαφέρον των συνεργατών του οργανισμού. Σε μεγάλους οργανισμούς είναι καθημερινό και απευθύνεται κυρίως στο εσωτερικό.
2. Newsletter Κοινότητας: Επικοινωνεί με τα μέλη της κοινότητας που απευθύνεται ο οργανισμός και αναφέρει τα σχέδια του μέλλοντος, απόψεις και εξελίξεις.
3. Ενημερωτικό Newsletter: Δημιουργείται για να ενημερώσει τα μέλη των fan club και τις ομάδες κοινού που ενδιαφέρονται για την παραγωγή του οργανισμού.
4. Εσωτερικό Newsletter: Απευθύνεται αμιγώς στο εσωτερικό του οργανισμού και ενημερώνει για οποιοδήποτε θέμα αφορά αυτόν.
Θεματολογία των Newsletter
Η ποσόστωση των κειμένων στα Newsletter είναι:
50% πληροφορίες για τον οργανισμό
20% πληροφορίες για τους εργαζομένους (προνόμια, ποιότητα εργασίας κ.λπ.)
20% πληροφορίες σχετικά με την κοινότητα, τους καταναλωτές
10% μικρά και πιο προσωπικά σχόλια.
Χαρακτηριστικά των Newsletter
Τα Newsletter είναι κείμενα που μοιάζουν με δημοσιογραφικά.
Ο μέσος όρος των σελίδων είναι 2-4.
Το σύνολο των λέξεων δεν πρέπει να υπερβαίνει τις 2000 λέξεις.
Κάθε άρθρο δεν πρέπει να ξεπερνά τις 100 λέξεις. Στα πολύ μεγάλα Newsletter κάποια άρθρα φτάνουν τις 600 λέξεις.
Ανάλογα με το είδος είναι καλό να χρησιμοποιηθούν γραφικά και φωτογραφίες.
Τα κείμενα πρέπει να είναι γραμμένα σε γλώσσα ευχάριστη, διασκεδαστική.
Print Advertising
Print Advertising είναι η γραφή από τους επαγγελματίες των Δημοσίων Σχέσεων των κειμένων που πλαισιώνουν ένα διαφημιστικό μήνυμα.
Στην Αμερική δίνονται πολλά εκατομμύρια δολλάρια ετησίως σε επαγγελματίες των Δημοσίων Σχέσεων για την προσθήκη αυτών των κειμένων στα διαφημιστικά μηνύματα.
Ο σκοπός του Advertising Print δεν είναι να συμπληρώσει ένα διαφημιστικό μήνυμα αλλά να πείσει και να παρακινήσει την κοινή γνώμη.
Τα κείμενα στο Print Advertising αφορούν θέματα περιβάλλοντος, υγείας, ασφάλειας.
Οι επαγγελματίες των Δημοσίων Σχέσεων εμπλέκονται λόγω της αίσθησης των τάσεων και των στάσεων της κοινής γνώμης, αίσθηση που προέρχεται από την κοινωνική έρευνα.
Τα κείμενα στα διαφημιστικά μηνύματα:
1. Πρέπει να δίνουν ένα νέο στοιχείο.
2. Να απευθύνονται σε ένα συγκεκριμένο κοινό, χωρίς να αποκλείουν όποιους θα τα παρακολουθήσουν.
3. Να εξάπτουν την περιέργεια για διείσδυση στην υπηρεσία.
4. Να παρακινούν σε δράση.
Γιώργος Παπατριανταφύλλου ,
Ο Γιώργος Παπατριανταφύλλου είναι ο Συγγραφέας των βιβλίων , Προγράμματα Δημοσίων Σχέσεων εκδόσεις Σταμούλης 2008 και Εταιρική Εικόνα εκδ. Σταμούλης 2011 μέλος του δσ της ΕΕΔΣ ( Ελληνική Εταιρεία Δημοσίων Σχέσεων / το επιστημονικό σωματείο των Δημοσίων Σχέσεων στην Ελλάδα ) και πιστοποιημένος εκπαιδευτής απο το ΕΚΕΠΙΣ , εποπτείας του Υπουργείου Παιδείας και Θρησκευμάτων , Πολιτισμού και Αθλητισμού . Διδάσκει Δημόσιες Σχέσεις και Διοίκηση Επιχειρήσεων σε στελέχη επιχειρήσεων και φοιτητές gpappr@gmail.com
διδάσκει Δημόσιες Σχέσεις και Διοίκηση Επιχειρήσεων , στην εταιρεία Kariera www.kariera.gr μέλος του διεθνούς δικτύου Career Builder www.careerbuilder.com το οποίο παρέχει υψηλού επιπέδου εκπαίδευση σε στελέχη επιχειρήσεων παγκοσμίως και βοηθά ευρύτερα τα στελέχη να αναπτύξουν την καριέρα τους . Ο Γιώργος Παπατριανταφύλλου είναι στον τομέα των Kariera Business Seminars , από το 1999 . Σεμινάρια μας http://goo.gl/b4SIA
—————————————————————————————————
The Public Relations and Writing
Information
There are two types of information which are obtained from the relevant departments of communication:
1. Uncontrolled that when they leave the business is no longer in control of the media.
Two. Controlled information. The spots, the in-house information and paid messages.
The «tools» Public Relations and the written word
The tools of Public Relations which use the written word are:
Press Releases – News Releases: These cards which sell news.
Additional Sheets / Backgrounders: Basic information giving information about an event that is in the news for our organization. These cards drawn by professional Public Relations and targeting journalists, directors, officers and Spokesperson.
Press Release / Public Service Announcements: Announcements of special design that is paid, usually in cases of crisis.
Columns / Articles: Text format resembling journalistic text and aims to report a story and favorable public mood about the topic describes.
Lateral publicity / Collateral Publications: Texts used in brochures, flyers, actions direct marketing, additional information on product packaging.
Annual Reports / Annual Reports: Usually texts writer for the annual financial company presentations. In many cases, the texts of the corporate profile and corporate culture.
Speeches and Presentations / Speeches and Presentations: The speeches of executives and political prosopon.Mia well written speech can influence and persuade. A well-written presentation can affect the creation of the image of the organization.
The writing of the texts of Public Relations
In each text Public Relations should answer the following questions:
1. Why of writing?
Two. What should influence?
Three. What arguments would be affected recipients of messages?
4. Creates threats to future crisis?
5. What is the strategy of the message?
6. What are the requirements of the target audiences?
Newsletter
H form of communication with newsletter is designed primarily message communication of the organization. It’s a tactical issue text with news and events, developments and trends in large groups together.
The Newsletter communicate messages to a wider audience for our organization.
Items Newsletter:
1. Newsletter Partner: excitement to associates of the organization. In large organizations are daily and mainly inside.
Two. Community Newsletter: Communicates with community members addressed the body and indicate future plans, views and developments.
Three. Newsletter Newsletter: created to inform the members of the fan club and audiences interested in the output of the organization.
4. Internal Newsletter: Aimed purely within the organization and inform on any matter concerning him.
Topics of Newsletter
The quota texts Newsletter are:
50% of information about your organization
20% of information workers (privileges, quality of work, etc.)
20% of information about the community, consumers
10% smaller and more personal comments.
Characteristics of Newsletter
The Newsletter is texts resemble journalism.
The average pages 2-4.
The set of words should not exceed 2000 words.
Each article must not exceed 100 words. The very large Newsletter some articles reach the 600 words.
Depending on the type is good to use graphics and photos.
Texts must be written in language enjoyable fun.
Print Advertising
Print Advertising is writing by professionals in public relations texts around an advertisement.
In America many millions of dollars given annually to PR professionals to add these texts to advertising messages.
The purpose of Advertising Print is not to fill an advertisement but to persuade and motivate the public.
The papers in Print Advertising on environmental, health, safety.
The PR professionals involved out of a sense of trends and attitudes of the public, feeling that comes from social research.
Texts in advertisements:
1. We give a new item.
Two. Appeal to a particular audience, without alienating anyone who would watch.
Three. To excite the curiosity to penetrate to the service.
4. Incite to action.
George Papatriantafyllou,
George Papatriantafyllou is the author of books, public relations program Stamoulis 2008 Company Profile Edition Stamoulis 2011 Board member AEIF (Greek Public Relations / scientific association of Public Relations in Greece) and certified trainer from EKEPIS supervision the Ministry of Education, Culture and Sports. He teaches Public Relations and Business Management to business executives and students gpappr@gmail.com
teaches Public Relations and Business Administration, in company Kariera http://www.kariera.gr member of the international network Career Builder http://www.careerbuilder.com which provides advanced training to business executives worldwide and widely helps executives to develop their career. George Papatriantafyllou is in Kariera Business Seminars, since 1999. Our seminars http://goo.gl/b4SIA
Conducts lectures and speeches in all types and sizes Organizations, Chambers and Businesses in every city in Greece and Cyprus.
Τα παντα για την Επιστημη των Δημοσιων Σχεσεων και της Επικοινωνιας. 