Πρωτόκολλο Διεθνών Δημοσίων Σχέσεων .

 

Μάθετε τα Πάντα για την Εθιμοτυπία και το Πρωτόκολλο των Εκδηλώσεων , στα σεμινάρια μας http://goo.gl/b4SIA

 

Μελέτη : Γεώργιος Ι. Παπατριανταφύλλου .

Ο κος Γιώργος Παπατριανταφύλλου, είναι συγγραφέας των βιβλίων :

Προγράμματα Δημοσίων Σχέσεων , εκδόσεις Σταμούλης 2008
Εταιρική Εικόνα , εκδόσεις Σταμούλης 2011.
Παραδίδει εισηγήσεις και ομιλίες εντός επιχειρήσεων και σε συνέδρια εντός και εκτός Ελλάδος .

Πρωτόκολλο .

Η απόδοση των εθιμοτυπικών κανόνων συμπεριφοράς σε γραπτό λόγο, η ιεραρχία και η εξειδίκευση του τρόπου εφαρμογής τους για τη διεκπεραίωση των διαπροσωπικών και των κοινωνικών σχέσεων στο πλαίσιο της επίσημης εθιμοτυπίας , συνιστούν το πρωτόκολλο .

Το επίσημο πρωτόκολλο είναι κατά κανόνα ένα σύνολο αυστηρά προσδιορισμένων και ιεραρχημένων συμπεριφορών και τύπων που επιβάλλεται να τηρούνται από διακεκριμένα άτομα , υψηλόβαθμους αξιωματούχους , Υπουργεία , Πνευματικά Ιδρύματα , Οργανισμούς , Εταιρείες .

Τμήμα Πρωτοκόλλου – Εθιμοτυπίας .

Το τμήμα Πρωτοκόλλου – Εθιμοτυπίας :

1. Διοργανώνει τις εθιμοτυπικές δραστηριότητες .
2. Είναι αρμόδιο για την υποδοχή , προπομπή και απόδοση τιμών προσωπικοτήτων ( πολιτικών , διπλωματικών , επιχειρηματικών , στρατιωτικών κλπ ) που επισκέπτονται τον χώρο ευθύνης τους.
3. Οργανώνει τις ενέργειες φιλοφρονήσεων και κοινωνικών εκδηλώσεων .
4. Μεριμνά για την εκρποσώπηση σε τελετές συναντήσεις , συνέδρια και γενικότερα εκδηλώσεις.
5. Διατηρεί την εθιμοτυπική αλληλογραφία .
6. Χειρίζεται θέματα πρωτοκόλλου – εθιμοτυπίας .

Το νόημα των εθιμοτυπικών δραστηριοτήτων .

Οι εθιμοτυπικές

δραστηριότητες :

1. Προβάλλουν τις υπηρεσίες και τους οργανισμούς .
2. Διαμορφώνουν την εικόνα των οργανισμών .
3. Είναι μία μορφή εταιρικής επικοινωνίας .
4. Αναπτύσσουν σχέσεις , μεταξύ του οργανισμού και της κοινής γνώμης.
5. Ενάσσονται στο στρατηγικό σχέδιο των οργανισμών.

Επίσημες Επισκέψεις .

Επίσημη είναι η επίσκεψη ενός σημαντικού προσώπου , υπό τη θεσμική του ιδιότητα η οποία επιβάλλει την εφαρμογή ενός συνόλου αυστηρά προσδιορισμένων και ιεραρχημένων συμπεριφορών και τύπων .

Επίσημες Επισκέψεις .

Στο σχεδιασμό των επίσημων επισκέψεων :

1. Πρέπει να έχει προυπάρξει αλληλογραφία , πρόσκλησης και αποδοχής αυτής .
2. Καθορίζονται οι ημερομηνίες της εκδήλωσης .
3. Πραγματοποιούνται συναντήσεις με τις αρχές που εκπροσωπεί ο προσκεκλημένος .
4. Διερευνάται το ενδεχόμενο να προσκληθούν και φορείς που ενδιαφέρουν τον προσκεκλημένο.
5. Καθορίζονται οι συνθέσεις των αντιπροσωπειών .
6. Καθορίζεται ο διερμηνέας .
7. Δημιουργείται ο φάκελος της επίσκεψης που περιλαμβάνει στοιχεία και πληροφορίες για τις συνομιλίες , τα σχέδια συμφωνιών που θα υπογραφούν , σχέδια συμφωνιών που θα υπογραφούν .
8. Δημιουργείται το χρονοδιάγραμμα εκδήλωσης ενεργειών.
9. Καταρτίζεται προυπολογισμός κόστους.

Από την πλευρά του επίσημου προσκεκλημένου , προσπαθούμε να μάθουμε :

1. Εάν επιθυμεί να συναντηθεί με άλλες αρχές .
2. Πόσοι και ποιοί θα τον συνοδεύουν .
3. Εάν θα συνοδεύεται από άτομα του οικογενειακού του περιβάλλοντος .
4. Ποιά μέλη της αντιπροσωπείας θα συνοδεύσουν τον επίσημο στις συναντήσεις του .
5. Εάν υπάρχει προτίμηση στον χώρο διαμονής .
6. Εάν τυχόν υπάρχουν προβλήματα υγείας του ιδίου ή κάποιου μέλους της συνοδείας του.

7 .Εάν υπάρχει επιθυμία για συγκεκριμένες επισκέψεις.

8. Εάν επιθυμεί ο προσκεκλημένος επιθυμεί συνέντευη τύπου .
9. Εάν μιλά ξένες γλώσσες και ποιές ;
10. Σε ποιά γλώσσα θα γίνει η συνομιλία .
11. Ποιός θα είναι ο τρόπος μετακίνησης της αποστολής από και πρός την Ελλάδα .
12. Εάν υπάρχουν ενδείξεις για λήψη έκτακτων μέτρων ασφαλείας .

13 . Εάν θα συνοδεύεται από δημοσιογράφους , φωτορεπόρτερ .

4. Εάν συνοδεύεται από εκπροσώπους άλλων φορέων .

15 . Εάν υπάρχουν ειδικά οικονομικά ζητήματα .

6. Θα πρέπει να εφοδιαστούμε με το βιογραφικό του .

17 .Συλλέγουμε κάθε χρήσιμη πληροφορία για το πρόσωπο αυτό.

Το πρόγραμμα της επίσκεψης πρέπει να περιλαμβάνει :

1. Υποδοχή .
2. Ενημέρωση .
3. Επίσημες συνομιλίες .
4. Επισκέψεις και συναντήσεις με αρχές ( πολιτικές – θρησκευτικές ..)
5. Εθιμοτυπικές επισκέψεις .
6. Επισκέψεις σε αρχαιολογικούς χώρους .
7. Παροχή φιλοφρονήσεων.
8. Προπομπή

Το τμήμα Πρωτοκόλλου – Εθιμοτυπίας μεριμνά :

1. Τις κρατήσεις ανάλογου αριθμού δωματίων σε κατάλληλο για την περίσταση ξενοδοχείο .
2. Στο δωμάτιο του υψηλού προσκεκλημένου , τοποθέτηση ανθοδέσμης ή καλαθιού με φιάλες κρασιών ή φρούτων και την προσωπική κάρτα του προσκαλούντος .
3. Εάν υπάρξει κατάθεση στεφάνου , θα πρέπει να μεριμνήσουμε για τις κορδέλες αυτού .Σε αυτές αναγράφεται το όνομα του υψηλού επισκέπτη και τα χρώματα είναι των χωρών , επισκέπτη και προσκαλούντος.
4. Την οργάνωση των μετακινήσεων , και τα μέσα που θα χρησιμοποιηθούν ( αυτοκίνητα – αεροπλάνα – ελικόπτερα ) .
5. Το πρόγραμμα των επισκέψεων σε αρχαιολογικούς χώρους .
6. Την τοποθέτηση ξεναγών .
7. Την αγορά αναμνηστικών δώρων.
8. Την εξασφάλιση χρήσεως VIP αιθουσών στο αεροδρόμιο .
9. Την επιλογή χώρων γευμάτων και δείπνων .
10. Την κατάρτιση του φακέλου με το πλήρες πρόγραμμα της επίσκεψης .
11. Ενημέρωση των αστυνομικών αρχών για λήψη μέτρων ασφαλείας .

13 . Οργάνωση των χώρων συνομιλιών , υπογραφής των συμφωνιών.

14 . Την εξασφάλιση σημαιών για την αυτοικινητοπομπή και των σημείων συνομιλιών .

15 .Την επιλογή συνοδών και συντονιστών μετακινήσεων για την πιστή τήρηση του προγράμματος και άμεση επίλυση προβλημάτων που προκύπτουν .

Επισκέψεις στο Εξωτερικό.

Όταν σχεδιάζουμε επισκέψεις επισήμων στο εξωτερικό:

1. Επικοινωνούμε με την εταιρεία μας ή με την πρεσβεία μας στη χώρα επίσκεψης.Ζητούμε πληροφορίες και δειυκρινίσεις για τον σχεδιασμό του προγράμματος .
2. Μεταφέρουμε τις πληροφορίες αυτές στους φιλοξενούμενους .Τους προτείνουμε το πρόγραμμα και τους ενημερώνουμε για τις ανάγκες της επίσκεψης .
3. Ενημερώνουμε διαρκώς τον φιλοξενούμενο μας για την πορεία των συννενοήσεων μέχρι την τελική έγκριση του προγράμματος.
3. Μετά την οριστική έγκριση του προγράμματος :

Φροντίζουμε για την έκδοση Visa ή των απαραίτητων εγγράφων για τη μετάβαση των μελών της συνοδείας.

Τον τρόπο μετάβασης και μετακινήσεων.

Εθιμοτυπικό δώρο.

Ενημερωτικό φάκελο με το πρόγραμμα της επίσκεψης / βιογραφικά σημειώματα / καταστάσεις συμμετεχόντων στις εκδηλώσεις / θέματα συνομιλιών / κείμενα συμφωνιών / χάρτες / χρήσιμα τηλέφωνα / γενικές πληροφορίες για την χώρα / προβλέψεις καιρικών συνθηκών.

Ο Συντονιστής Κινήσεων.

Ο Συντονιστής κινήσεων είναι υπέυθυνος για την αυτοκινητοπομπή στις περιπτώσεις επισκέψεων πολιτικών και υψηλών προσώπων.Αυτός επιβλέπει και συντονίζει :

1. Toν αριθμό των μελών της αντιπροσωπείας .
2. Τη σειρά προβαδίσματος .
3. Τη ρύθμιση θεμάτων αφαλείας κατά τις μετακινήσεις .
4. Τη συμμετοχή μοτοσικλετιστών ασφαλείας .
5. Τα οχήματα μετακίνησης των δημοσιογράφων .
6. Τα οχήματα μεταφοράς των αποσκευών.
7. Οι οδηγοί να γνωρίζουν το πρόγραμμα και να είναι κατάλληλα ντυμένοι.
8. Τα αυτοκίνητα να είναι άριστα συντηρημένα.

Πρίν από κάθε επίσκεψη προηγούνται συναντήσεις όλων των εμπλεκόμενων σε αυτές .

Καταρτίζεται λεπτομερώς το πρόγραμμα επίσκεψης.

Πρωτόκολλο .

Κατά τις επισκέψεις στην Ελλάδα Πολιτικών και Εκκλησιαστικών Προσωπικοτήτων οργανώνεται υποδοχή – προπομπή και αποδίδονται τιμές

Οι επισκέψεις αυτές χωρίζονται σε :

1. Επίσημες επισκέψεις .
2. Ανεπίσημες Επισκέψεις.

Πρωτόκολλο .

n Απόδοση τιμών δικαιούνται :

1. Aρχηγοί Κρατών .Πρόεδροι Δημοκρατιών / Εξομοιούμενοι με Αρχηγό Κράτους / Πρωθυπουργοί και εξομοιούμενοι με αυτούς .
2. Εκκλησιαστικές προσωπικότητες .Οικουμενικός Πατριάρης / Αρχηγός Ρωμαιοκαθολικής Εκκλησίας ( Πάππας ) / Πατριάρχες / Αρχιεπίσκοποι Προκαθήμενοι Εκκλησιών.

Η τιμητική θέση είναι αυτή που βρίσκεται στο δεξιό του οικοδεσπότη ή της προϊστάμενης αρχής.

Μέσα στο αυτοκίνητο η τιμητική θέση βρίσκεται στο δεξιό του πίσω καθίσματος.

Στο αριστερό κάθεται ο ιδιοκτήτης του αυτοκινήτου ή εκείνος που εκτελεί χρέη προσκαλούντων.

Επί τριών ατόμων ο τρίτος κατά σειρά ιεραρχίας κάθεται στο μέσο του οπισθίου οχήματος.

Το τέταρτο πρόσωπο δίπλα στον οδηγό (κατώτερης ιεραρχίας).

Η σειρά προβαδίσματος των Εθνικών Αρχών, ρυθμίζεται από τους εσωτερικούς κανονισμούς κάθε χώρας.

Στη Γαλλία, οι πρέσβεις έπονται του Προέδρου της Δημοκρατίας και του Πρωθυπουργού.

Στη Μεγάλη Βρετανία οι Πρέσβεις καταλαμβάνουν τη 12η θέση.

Στην Ελλάδα τη 16η θέση μετά τον Εισαγγελέα του Αρείου Πάγου.

Στην Ελλάδα η σειρά προβαδίσματος είναι η ακόλουθη: Πρόεδρος Δημοκρατίας, Πρωθυπουργός, Πρόεδρος της Βουλής, Αρχιεπίσκοπος Αθηνών και Πάσης Ελλάδος, Αρχηγός της Αξιωατικής Αντιπολίτευσης, Πρώην Πρόεδροι της Δημοκρατίας…..

Επί τριών ή περισσοτέρων σημαιών η εθνική σημαία καταλαμβάνει το κέντρο.

Οι υπόλοιπες σημαίες των κρατών καταλαμβάνουν, ακολουθώντας την αλφαβητική σειρά στη γλώσσα της χώρας όπου αναρτώνται.

Στις παρελάσεις στις Ελληνικές Εθνικές εορτές, δίδονται οι ακόλουθες θέσεις.

Όπως κοιτάζουμε, αριστερά Πρωθυπουργός – Πρόεδρος της Βουλής – Κυβέρνηση – Εθνικές Αρχές.

Στο κέντρο, Πρόεδρος της Δημοκρατίας.

Δεξιά, Αρχηγοί Διπλωματικών Αποστολών με τις συζύγους τους.

Η απονομή παρασήμων σε αλλοδαπούς προάγει τις σχέσεις μίας χώρας, γιατί αποτελεί πράξη επιβραβεύσεως δραστηριοτήτων που εξυπηρετούν τα εθνικά συμφέροντα στο εξωτερικό και ηθικό κίνητρο ανάλογης συμπεριφοράς.

ΕΝΔΥΜΑΤΟΛΟΓΙΑ.

Η παράσταση είναι η κοινωνική ή επαγγελματική εμφάνιση του επαγγελματία σε συγκεκριμένες εκδηλώσεις που συμμετέχει λόγω της ιδιότητας του.

Στη δεκαετία αυτή χρησιμοποιείται η αστική ενδυμασία, κοστούμι με γραβάτα.

Πρωινές και μεσημεριανές ώρες ανοικτού χρώματος κοστούμι και τις βραδινές σκούρου χρώματος.

Κοστούμι μονόχρωμο, βαθύχρωμο επιβάλλεται, σε υποδοχή για δεξίωση Εθνικής Εορτής, συμμετοχή σε δοξολογία, επίσημο γεύμα ή δεξίωση στο Προεδρικό Μέγαρο.

Ο επιθυμητός τύπος ενδύματος είναι καλό να αναγράφεται στην πρόσκληση.

Στη γυναικεία ενδυματολογία μελετάτε τις τάσεις της μόδας αλλά θα πρέπει να αποφεύγονται ακραίες καταστάσεις.

Σπορ αμφίεση σε άνδρες και γυναίκες μόνο αν αυτό αναγράφεται στην πρόσκληση.

Δεξίωση είναι η εθιμοτυπική εκδήλωση φιλοξενίας κατά την οποία οι καλεσμένοι προσέρχονται και αποχωρούν σε συγκεκριμένη ώρα (συνήθως δύο ωρών), συνομιλούν με άλλους προσκεκλημένους και καταναλώνουν όρθιοι ποτά και εδέσματα.

Κοκτέιλ είναι η δεξίωση ανεπίσημου χαρακτήρα, ουσιαστικού περιεχομένου.

Οι δεξιώσεις δίνονται μεσημβρινές ώρες (12.00 – 14.00) ή στις εσπερινές (19.00 – 21.00). Συνήθως διαρκούν 2 – 2,5 ώρες.

Γεύμα είναι η συνεστίαση ορισμένων προσωπικά καλεσμένων ατόμων τοποθετημένων στο τραπέζι κατά σειρά προβαδίσματος.

Σεμινάριο Διοργάνωση Εκδηλώσεων 20 Σεπτεμβρίου 2014 .

Παρουσιάζει και διδάσκει ο Γιώργος Παπατριανταφύλλου Διευθυντής επικοινωνίας και Δημοσίων Σχέσεων στον Kiss Fm 92,9 . Συγγραφέας των βιβλίων , Προγράμματα Δημοσίων Σχέσεων εκδόσεις Σταμούλης 2008 και Εταιρική Εικόνα εκδ. Σταμούλης 2011 μέλος του δσ της ΕΕΔΣ ( Ελληνική Εταιρεία Δημοσίων Σχέσεων / το επιστημονικό σωματείο των Δημοσίων Σχέσεων στην Ελλάδα  ) .

Πληροφορίες και έγκαιρη κράτηση θέσεων στην εταιρεία Καριέρα ( Kariera business seminars ) , στο 210 81.15.300 κες Κοροβέση Μαρία  Maria.Korovesi@careerbuilder.com και Αγγελική Παναγιώτου Angeliki.Panagiotou@careerbuilder.com Τα σεμινάρια πραγματοποιούνται στις αίθουσες του Καριέρα , Αποστόλου Παύλου 10 στο Μαρούσι ( πίσω από το νοσοκομείο Υγεία )  .