//
you're reading...
Δημοσιες Σχεσεις, Διοργανωση Εκδηλωσεων

Δημόσιες Σχέσεις και Διοργάνωση Εκδηλώσεων .

 

Του Γιώργου Παπατριανταφύλλου – επικοινωνιολόγου ( άρθρο – απόσπασμα απο το βιβλίο του ΕΤΑΙΡΙΚΗ ΕΙΚΟΝΑ )

 

Ο τομέας της διοργάνωσης των εκδηλώσεων σε κάθε επιχείρηση πρέπει να είναι πλήρως εκπαιδευμένος ώστε να αποφέρει αποτελέσματα στην εικόνα και στους εμπορικούς στόχους μέσα από κάθε εκδήλωση.

Η υλοποίηση ενός στρατηγικού σχεδίου για τη διοργάνωση εκδηλώσεων ακολουθεί τα εξής βήματα:

 

Βήμα 1ο

Για ποιο λόγο πραγματοποιείται η εκδήλωση;

Ποιος είναι ο σκοπός της;

Ποιους στόχους έχει;

 

Βήμα 2ο

Εντοπισμός της φιλοσοφίας της επιχείρησης

Το προφίλ

Τα στελέχη

Η εικόνα της

Εταιρική ταυτότητα της εταιρείας

Στρατηγική της εταιρείας

 

Βήμα 3ο

Κατηγορία εκδήλωσης

Συνάντηση με όλα τα εμπλεκόμενα μέρη και ανταλλαγή απόψεων και ιδεών

Συλλογή στοιχείων

 

Βήμα 4ο

Ολικός σχεδιασμός

Στρατηγική της εκδήλωσης

Τακτικές. Πώς θα υλοποιήσουμε τη στρατηγική;

Στρατηγική φράση

Φιλοσοφία της εκδήλωσης

Εικόνα της εκδήλωσης

 

Βήμα 5ο

Επιλογή ημερομηνίας

Επιλογή χώρου

Επιλογή ώρας

Διάρκεια εκδήλωσης

 

Βήμα 6ο

Ορίζεται υπεύθυνος εκδήλωσης

Ορίζεται ομάδα εργασίας

Εκτίμηση χρονικού ορίζοντα προετοιμασίας

 

Βήμα 7ο

Σχεδιάζεται το Διάγραμμα Οργάνωσης (Check List) που περιλαμβάνει όλες τις ανάγκες και απαιτήσεις που προβλέπονται για την εκδήλωση.

Στο διάγραμμα, επίσης, αναφέρονται και οι ενέργειες αντιμετώπισης των αναγκών και των απαιτήσεων αυτών.

 

Βήμα 8ο

Κατάρτιση Check List:

Υλοποιούνται οι ενέργειες που αναφέρονται στο Διάγραμμα Οργάνωσης.

Μπαίνουν οι ενέργειες σε απόλυτη χρονική ακρίβεια με ημερομηνία έναρξης – ημερομηνία λήξης ενεργειών.

Ανάληψη καθηκόντων-εργασιών.

 

Βήμα 9ο

Μελέτη του κοινού της εκδήλωσης

Έρευνα ποιοτική/ποσοτική

Συνήθειες – τρόπος διασκέδασης – δημογραφικά χαρακτηριστικά

Επαγγελματική κατηγορία

Απαιτήσεις/προσδοκίες

 

Βήμα 10ο

Συναντήσεις ελέγχου και προόδου εργασιών

Εντοπισμός δυσλειτουργιών

 

Βήμα 11ο

Διοικητική της εκδήλωσης

Πραγματοποίηση της εκδήλωσης

 

Βήμα 12ο

Αξιολόγηση ποιοτική/ποσοτική

Αποτελέσματα

Σύγκριση στοχοθέτησης

 

8.3
To Στρατηγικό «Γιατί;» για τη Διοργάνωση μιας Εκδήλωσης

Σκεφτείτε ότι είμαστε προσκεκλημένοι στην εκδήλωση μιας εταιρείας με την οποία δεν έχουμε κάποια άλλη προηγούμενη συνεργασία. Είναι γεγονός ότι θα σχηματίσουμε εικόνα για την επιχείρηση αυτή από την εμπειρία μας στη συγκεκριμένη εκδήλωση – από τους ανθρώπους, το στυλ τους, τους τρόπους τους τις αξίες τους, το σύνολο αυτών που θα δούμε, τον υλικό εξοπλισμό, τις δραστηριότητες που θα παρουσιαστούν και από πολλούς ακόμα παράγοντες.

Καμιά εκδήλωση, εμπορική, εταιρική ή οποιουδήποτε άλλου χαρακτήρα, δεν πρέπει να πραγματοποιείται εάν δεν είναι βασισμένη σε στρατηγικό σχέδιο. Κάθε εκδήλωση πρέπει να απαντά στο θεμελιώδες ερώτημα «γιατί πραγματοποιείται». Η απάντηση αυτού του ερωτήματος είναι η «καρδιά» της στρατηγικής της εκδήλωσης και δεν πρέπει να είναι γενική ή συνηθισμένη.

 

 

Πίνακας με κατηγορίες εκδηλώσεων και τις σχετικές απαντήσεις

που θα πρέπει να έχουν απαντηθεί πριν από τη διοργάνωσή τους

Κατηγορία
εκδήλωσης
Γιατί πραγματοποιείται; Πότε; Πού; Πώς;
Ψυχαγωγικές

Εκδηλώσεις

 

Προβλήματα στις εσωτερικές σχέσεις, όχι καλή εσωτερική επικοινωνία, προσέγγιση της διοίκησης Με αφορμή μεγάλες γιορτές ή παγκόσμιες ημέρες ή κάποιο εταιρικό γεγονός.

 

Εσωτερικά – σε μπαρ – ρεστοράν – κινηματογραφικές ή θεατρικές σκηνές – σε ξενοδοχειακούς χώρους. Διασκέδαση, μουσική, happening, δώρα, φαγητό, ατμόσφαιρα γιορτής, διακόσμηση ευχάριστη.
Βραβεύσεις

 

Αναγνώριση απόδοσης,

διακρίσεις πέραν των εταιρικών ορίων, ως κίνητρο

Σε επετείους, εκκινήσεις προγραμμάτων ή περιόδων στοχεύσεων Σε χώρους που σχετίζονται με το είδος της βράβευσης ή εντός της εταιρείας ή σε ιδρύματα. Τιμητική πλακέτα –

κοκτέιλ – όρθιος μπουφές.

 

Εταιρική

φιλοξενία

 

Επίδειξη έργου, νέες συμφωνίες, αύξηση πιστότητας συνεργατών

 

Σε τριήμερα, mega event, special event, hallmark event, ειδικές επετείους.

 

Σε καλά ξενοδοχεία, full services, ξεναγήσεις, σε πολιτιστικές εκδηλώσεις, αξιοθέατα, ψυχαγωγία, traditional food. Mε ξεναγούς – στελέχη της εταιρείας – δώρα – ναυλωμένα πούλμαν – εκδρομές.

 

Εταιρικές στοχευμένες – παιδικές εκδηλώσεις

 

Αύξηση παραγωγικότητας, διαμόρφωση εικόνας, επένδυση σε νέες γενιές στελεχών, χαμηλό κοινωνικό προφίλ διοίκησης Χριστούγεννα – Πάσχα. Σε θεατρικές σκηνές – αίθουσες ξενοδοχείων. Δώρα – διασκεδαστές – καλωσόρισμα – ομιλίες – στυλάτη εμφάνιση – ανθρώπινο πρόσωπο.
Εταιρικές

στοχευμένες – κοινωνική δράση

Όχι καλή εταιρική εικόνα,

απουσία κοινωνικής κουλτούρας, απουσία ομαδικού πνεύματος

Σε περιπτώσεις κρίσεων (εντός ή εκτός εταιρείας) – σε παγκόσμιες ημέρες. Στις εταιρικές εγκαταστάσεις, στους χώρους των κρίσεων, σε συμβολικούς χώρους. Χρηματική βοήθεια – υλική ενίσχυση – ενσυναίσθηση προβλήματος.
Εταιρικές στοχευμένες – σεμινάρια

 

Έλλειψη γνώσεων, αναβάθμιση υπηρεσιών, αύξηση αποτελεσματικότητας, αύξηση απόδοσης

 

Weekend – έναρξη νέων προγραμμάτων – repositioning – συγχωνεύσεις.

 

Meeting Room – σε ξενοδοχειακούς χώρους – σε εκπαιδευτικούς οργανισμούς – στις εκπαιδευτικές εγκαταστάσεις ή της μητρικής εταιρείας. Φάκελος ενημερωτικός,

ειδικοί εκπαιδευτές, οπτικό και ακουστικό υλικό, προβολές.

 

Εταιρικές στοχευμένες – συναντήσεις

 

Eταιρικό πρόβλημα, εσωτερική κρίση, σχεδιασμοί, λήψη αποφάσεων

 

Αρχή σχεδιαστικών πλάνων – έναρξη καμπάνιας – νέων προγραμμάτων.

 

Εταιρικοί χώροι.

 

Ατζέντα – διάρκεια – ομαδικό πνεύμα – να δώσει λύσεις – να αποφασίσει την

υλοποίηση της στρατηγικής.

Συνέντευξη Τύπου

 

Παρουσίαση νέου προϊόντος, επικοινωνιακή διαχείριση κρίσεων, παροχή είδησης, ενημέρωση.

 

Καθημερινές, ένα ή δύο 24ωρα πριν την έξοδο του προϊόντος ή της υπηρεσίας, 2 ώρες (το αργότερο) μετά την εκδήλωση της κρίσης. Σε ξενοδοχείο ή στις εγκαταστάσεις ειδικά διαμορφωμένοι χώροι της εταιρείας (εάν υπάρχουν).

 

Folder ενημέρωσης (δελτίο τύπου) – αναμνηστικό δώρο (προϊόν) – γραμματεία υποδοχής – ηχητικές οπτικές εγκαταστάσεις.

 

Επαγγελματικές

εκδηλώσεις

 

Eμπλέκουν πάντα μόνο στελέχη, απουσία στρατηγικής συνεργασιών, όχι καλή εταιρική εικόνα, πρόσφατη σύγκρουση με άλλη ή άλλες εταιρείες για εμπορικούς λόγους. Πριν δημιουργηθεί αρνητική εικόνα – παραμονές νέων συνεργασιών – με την ευκαιρία παρουσίας επιστημόνων – στη διοργάνωση επιστημονικών συνεδρίων. Σε ξενοδοχεία – σε επιστημονικούς χώρους – εκτός πόλης ή χώρας.

 

Με κάλυψη των εξόδων ή αντίθετα για εμπορικούς λόγους με κάρτα συμμετοχής, με παροχή πλούσιου υλικού, σεμινάρια – παραδόσεις – εισηγήσεις.

 

Χορηγία Χαμηλό πολιτιστικό προφίλ, απουσία καλών πράξεων, κακή εικόνα διοίκησης, ηγεμονικό μάνατζμεντ, διείσδυση στην τοπική κοινωνία. Πριν ή κατά τη διάρκεια δράσης του οργανισμού στην τοπική κοινωνία, σε αργίες. Σε αθλητικούς χώρους ή πολιτιστικούς – σχολικά συγκροτήματα – πανεπιστημιακά ιδρύματα.

 

Παροχή χρημάτων ή πόρων ή εγκαταστάσεων ή διοργάνωση πολιτιστικών θεαμάτων.

 

Δεξίωση

 

Εορτασμός επετείου, επίδειξη καλής εταιρικής εικόνας, επίδειξη του ευχάριστου διασκεδαστικού προφίλ της εταιρείας, παρουσίαση και δεξίωση. Όταν πρέπει να ενημερώσουμε ένα ειδικό κοινό, νυχτερινές ώρες, Δευτέρα έως Πέμπτη. Σε εστιατόρια, κτήματα, ειδικούς χώρους δεξιώσεων.

 

Καθιστός μπουφές – αναμνηστικό δώρο – ανάμειξη των στελεχών.

 

Κοκτέιλ

 

Έλλειψη σχέσεων με στελέχη του κλάδου, χαλαρές ασθενείς σχέσεις, μη αναγνωρίσιμα στελέχη Μετά από συνεντεύξεις Τύπου, μετά από παρουσιάσεις. Σε μπαρ – φουαγιέ – roof gerden.

 

Ποτό, διάρκεια 1-1,5 ώρες, ελαφρύ φαγητό finger food, συζητήσεις, γνωριμίες.

 

Εμπορικοί λόγοι –

προώθηση πωλήσεων

 

Γνωριμία νέων προϊόντων,

αύξηση πωλήσεων, αύξηση κερδών, αύξηση μεριδίου αγοράς.

 

Πριν την παρουσίαση νέων προϊόντων – υπηρεσιών.

 

Σε εμπορικά καταστήματα – σουπερμάρκετ, εμπορικές μονάδες.

 

midnight madeness / early in the morning / discount ‘s event / Eμπορικές ενέργειες / έκδοση κουπονιών / Direct Mail –ανακοίνωσης Openig ή εκπτωτικές προσφορές / Web Site Promotions.
Αύξηση

αναγνωρισιμότητας

 

Χαμηλός βαθμός γνώσης των προϊόντων, εμπορική τους υστέρηση σε σύγκριση με τα ανταγωνιστικά

 

Σε repositioning, αλλαγές εικόνας προϊόντων – νέα λανσαρίσματα.

 

Σε εμπορικές επιχειρήσεις, στο δρόμο, σε εστιατόρια, ξενοδοχεία, χώρους δεξιώσεων

 

Grand Opening / Ταύτιση με αθλητικά γεγονότα / galas / Product Launch Parties για παρουσίαση νέων προϊόντων / Open Houses / Συνεντεύξεις Τύπου).
Επισκέψεις – ξεναγήσεις

 

Δημιουργία νέου κοινού,

στοχευμένη επίδειξη προς προβολή σημαντικών στοιχείων, όχι καλή φήμη για την εταιρική ταυτότητα.

Πριν το πρόγραμμα άσκησης επιρροής προς τα στοχευμένα κοινά – κατά τη διάρκεια του προγράμματος. Στις εταιρικές εγκαταστάσεις ή στις εγκαταστάσεις ενδιαφέροντος.

 

Από εξειδικευμένο στέλεχος, image making – υψηλού επιπέδου επικοινωνιακές τακτικές, εκπαίδευση στελεχών εμπλοκής.
Εκθέσεις

 

Άγνωστα προϊόντα, άγνωστη εταιρεία, προσέλκυση νέων πελατών-συνεργατών,

αύξηση κερδοφορίας

 

Με την ευκαιρία διοργάνωσης εκθέσεων θεματικού ενδιαφέροντος.

 

Σε εκθεσιακούς χώρους / ξενοδοχεία / ειδικούς χώρους θεματικά συνδεδεμένους.

 

Με συνεργασίες – όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό – συμφωνίες. Οργάνωση – ατμόσφαιρα ανάλογη του θέματος. Συνεργασία με ειδικούς designer – εκπαίδευση προσωπικού – κατάλληλη προβολή προϊόντων ή υπηρεσιών.

Γιώργος Παπατριανταφύλλου

Συγγραφέας των βιβλίων Προγράμματα Δημοσίων Σχέσεων ( εκδ. Σταμούλης 2008 ) και Εταιρική Εικόνα ( εκδ. Σταμούλης 2011 )

Διδάσκει Διοίκηση Επιχειρήσεων και Δημόσιες Σχέσεις ως συνεργάτης εισηγητής στην τριτοβάθμια εκπαίδευση , ενώ παράλληλα αναπτύσσει την επαγγελματική και προσωπική ζωή των ανθρώπων μέσω της εταιρείας στρατηγικής επικοινωνίας Minobi B.L.I.R ,η οποία διαθέτει σειρά εκπαιδευτικών και επικοινωνιακών προγραμμάτων και συνεδριών για επιχειρήσεις και οργανισμούς .

Advertisements

Συζήτηση

Δεν υπάρχουν σχόλια.

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση /  Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση /  Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση /  Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση /  Αλλαγή )

Σύνδεση με %s

Advertisements
Αρέσει σε %d bloggers: