Πρωτόκολλο

Εθιμοτυπία .

Μάθετε τα Πάντα για την Εθιμοτυπία και το Πρωτόκολλο των Εκδηλώσεων , στα σεμινάρια μας http://goo.gl/b4SIA 

Εθιμοτυπία είναι το σύνολο των κατά παράδοση και κατά συνθήκη κανόνων κοινωνικής συμπεριφοράς μεταξύ των ατόμων .

Παράγοντες που επηρρεάζουν τη διαμόρφωση της Εθιμοτυπίας είναι :

• Τα υπάρχοντα ήθη και έθιμα ( τοπικά , επαγγελματικά , θρησκευτικά ).
• Η πίεση που ασκεί η κοινωνική ομάδα με στόχο την εφαρμογή των δικών της κανόνων συμπεριφοράς .
• Το είδος και ο τύπος της συμπεριφοράς του ατόμου .
• Το είδος και ο τύπος της κοινωνικής δραστηριότητας στην οποία συμμετέχει το άτομο.

 Διακρίνουμε δύο είδη εθιμοτυπίας :

• Την κοινωνική εθιμοτυπία , που περιλαμβάνει το σύνολο εθιμικών κανόνων κοινωνικής ευπρεπούς και κόσμιας συμπεριφοράς , οι οποίοι τηρούνται στις κάθε είδους εκδηλώσεις μεταξύ των ατόμων .
• Την επίσημη εθιμοτυπία , που περιλαμβάνει το σύνολο των κανόνων υποχρεωτικής συμπεριφοράς , οι οποίοι τηρούνται είτε από ιδιώτες πρός επίσημα πρόσωπα , είτε μεταξύ επισήμων , σε ατομικό ή συλλογικό επίπεδο , στις γενικότερες σχέσεις τους ή κατά τις επίσημες εκδηλώσεις .

 Πρωτόκολλο .

Η απόδοση των εθιμοτυπικών κανόνων συμπεριφοράς σε γραπτό λόγο, η ιεραρχία και η εξειδίκευση του τρόπου εφαρμογής τους για τη διεκπεραίωση των διαπροσωπικών και των κοινωνικών σχέσεων στο πλαίσιο της επίσημης εθιμοτυπίας , συνιστούν το πρωτόκολλο .

Το επίσημο πρωτόκολλο είναι κατά κανόνα ένα σύνολο αυστηρά προσδιορισμένων και ιεραρχημένων συμπεριφορών και τύπων που επιβάλλεται να τηρούνται από διακεκριμένα άτομα , υψηλόβαθμους αξιωματούχους , Υπουργεία , Πνευματικά Ιδρύματα , Οργανισμούς , Εταιρείες .

Το τμήμα Πρωτοκόλλου – Εθιμοτυπίας :

• Διοργανώνει τις εθιμοτυπικές δραστηριότητες .
• Είναι αρμόδιο για την υποδοχή , προπομπή και απόδοση τιμών προσωπικοτήτων ( πολιτικών , διπλωματικών , επιχειρηματικών , στρατιωτικών κλπ ) που επισκέπτονται τον χώρο ευθύνης τους.
• Οργανώνει τις ενέργειες φιλοφρονήσεων  και κοινωνικών εκδηλώσεων .
• Μεριμνά για την εκπροσώπηση σε τελετές συναντήσεις , συνέδρια και γενικότερα εκδηλώσεις.
• Διατηρεί την εθιμοτυπική αλληλογραφία .
• Χειρίζεται θέματα πρωτοκόλλου – εθιμοτυπίας .

Το νόημα των εθιμοτυπικών δραστηριοτήτων .

Οι εθιμοτυπικές δραστηριότητες :

• Προβάλλουν τις υπηρεσίες και τους οργανισμούς .
• Διαμορφώνουν την εικόνα των οργανισμών .
• Είναι μία μορφή εταιρικής επικοινωνίας .
• Αναπτύσσουν σχέσεις , μεταξύ του οργανισμού και της κοινής γνώμης.
• Εντάσσονται στο στρατηγικό σχέδιο των οργανισμών.

 Επίσημες Επισκέψεις .

Επίσημη είναι η επίσκεψη ενός σημαντικού προσώπου , υπό τη θεσμική του ιδιότητα η οποία επιβάλλει την εφαρμογή ενός συνόλου αυστηρά προσδιορισμένων και ιεραρχημένων συμπεριφορών και τύπων .

 Στο σχεδιασμό των επίσημων επισκέψεων :

• Πρέπει να έχει προυπάρξει αλληλογραφία ,πρόσκλησης και αποδοχής αυτής .
• Καθορίζονται οι ημερομηνίες της εκδήλωσης .
• Πραγματοποιούνται συναντήσεις με τις αρχές που εκπροσωπεί ο προσκεκλημένος .
• Διερευνάται το ενδεχόμενο να προσκληθούν και φορείς που ενδιαφέρουν τον προσκεκλημένο.
• Καθορίζονται οι συνθέσεις των αντιπροσωπειών .
• Καθορίζεται ο διερμηνέας .
• Δημιουργείται ο φάκελος της επίσκεψης που περιλαμβάνει στοιχεία και πληροφορίες για τις συνομιλίες , τα σχέδια συμφωνιών που θα υπογραφούν , σχέδια συμφωνιών που θα υπογραφούν .
• Δημιουργείται το χρονοδιάγραμμα εκδήλωσης ενεργειών.
• Καταρτίζεται προυπολογισμός κόστους.

Από την πλευρά του επίσημου προσκεκλημένου , προσπαθούμε να μάθουμε :

• Εάν επιθυμεί να συναντηθεί με άλλες αρχές .
• Πόσοι και ποιοί θα τον συνοδεύουν .
• Εάν θα συνοδεύεται από άτομα του οικογενειακού του περιβάλλοντος .
• Ποιά μέλη της αντιπροσωπείας θα συνοδεύσουν τον επίσημο στις συναντήσεις του .
• Εάν υπάρχει προτίμηση στον χώρο διαμονής .
• Εάν τυχόν υπάρχουν προβλήματα υγείας του ιδίου ή κάποιου μέλους της συνοδείας του.
• Εάν υπάρχει επιθυμία για συγκεκριμένες επισκέψεις.
• Εάν επιθυμεί ο προσκεκλημένος επιθυμεί συνέντευη τύπου .
• Εάν μιλά ξένες γλώσσες και ποιές ;
• Σε ποιά γλώσσα θα γίνει η συνομιλία .
• Ποιός θα είναι ο τρόπος μετακίνησης της αποστολής από και πρός την Ελλάδα .
• Εάν υπάρχουν ενδείξεις για λήψη έκτακτων μέτρων ασφαλείας .
• Εάν θα συνοδεύεται από δημοσιογράφους , φωτορεπόρτερ .
• Εάν συνοδεύεται από εκπροσώπους άλλων φορέων .
• Εάν υπάρχουν ειδικά οικονομικά ζητήματα .
• Θα πρέπει να εφοδιαστούμε με το βιογραφικό του .
• Συλλέγουμε κάθε χρήσιμη πληροφορία για το πρόσωπο αυτό.

 

Το πρόγραμμα της επίσκεψης πρέπει να περιλαμβάνει :

• Υποδοχή .
• Ενημέρωση .
• Επίσημες συνομιλίες .
• Επισκέψεις και συναντήσεις με αρχές ( πολιτικές – θρησκευτικές ..)
• Εθιμοτυπικές επισκέψεις .
• Επισκέψεις σε αρχαιολογικούς χώρους .
• Παροχή φιλοφρονήσεων.
• Προπομπή .

Το τμήμα Πρωτοκόλλου – Εθιμοτυπίας μεριμνά :

• Τις κρατήσεις ανάλογου αριθμού δωματίων σε κατάλληλο για την περίσταση ξενοδοχείο .
• Στο δωμάτιο του υψηλού προσκεκλημένου , τοποθέτηση ανθοδέσμης ή καλαθιού με φιάλες κρασιών ή φρούτων και την προσωπική κάρτα του προσκαλούντος .
• Εάν υπάρξει κατάθεση στεφάνου , θα πρέπει να μεριμνήσουμε για τις κορδέλες αυτού .Σε αυτές αναγράφεται το όνομα του υψηλού επισκέπτη και τα χρώματα είναι των χωρών , επισκέπτη και προσκαλούντος.
• Την οργάνωση των μετακινήσεων , και τα μέσα που θα χρησιμοποιηθούν ( αυτοκίνητα – αεροπλάνα – ελικόπτερα ) .
• Το πρόγραμμα των επισκέψεων σε αρχαιολογικούς χώρους .
• Την τοποθέτηση ξεναγών .
• Την αγορά αναμνηστικών δώρων.
• Την εξασφάλιση χρήσεως VIP αιθουσών στο αεροδρόμιο .
• Την επιλογή χώρων γευμάτων και δείπνων .
• Την κατάρτιση του φακέλου με το πλήρες πρόγραμμα της επίσκεψης .
• Ενημέρωση των αστυνομικών αρχών για λήψη μέτρων ασφαλείας .
• Οργάνωση των χώρων συνομιλιών , υπογραφής των συμφωνιών.
• Την εξασφάλιση σημαιών για την αυτοικινητοπομπή και των σημείων συνομιλιών .
• Την επιλογή συνοδών και συντονιστών μετακινήσεων για την πιστή τήρηση του προγράμματος και άμεση επίλυση προβλημάτων που προκύπτουν .

 Επισκέψεις στο Εξωτερικό.

  Όταν σχεδιάζουμε επισκέψεις επισήμων στο εξωτερικό:

• Επικοινωνούμε με την εταιρεία μας ή με την πρεσβεία μας στη χώρα επίσκεψης.Ζητούμε πληροφορίες και δειυκρινίσεις για τον σχεδιασμό του προγράμματος .
• Ενημερώνουμε διαρκώς τον φιλοξενούμενο μας για την πορεία των συννενοήσεων μέχρι την τελική έγκριση του προγράμματος.

• Μεταφέρουμε τις πληροφορίες αυτές στους φιλοξενούμενους .Τους προτείνουμε το πρόγραμμα και τους ενημερώνουμε για τις ανάγκες της επίσκεψης .

 Μετά την οριστική έγκριση του προγράμματος :

• Φροντίζουμε για την έκδοση Visa ή των απαραίτητων εγγράφων για τη μετάβαση των μελών της συνοδείας.
• Τον τρόπο μετάβασης και μετακινήσεων.
• Εθιμοτυπικό δώρο.
• Ενημερωτικό φάκελο με το πρόγραμμα της επίσκεψης / βιογραφικά σημειώματα / καταστάσεις συμμετεχόντων στις εκδηλώσεις / θέματα συνομιλιών / κείμενα συμφωνιών / χάρτες / χρήσιμα τηλέφωνα / γενικές πληροφορίες για την χώρα / προβλέψεις καιρικών συνθηκών.

Ο Συντονιστής Κινήσεων.

Ο Συντονιστής κινήσεων είναι υπέυθυνος για την αυτοκινητοπομπή στις περιπτώσεις επισκέψεων πολιτικών και υψηλών προσώπων.Αυτός επιβλέπει και συντονίζει :

• Toν αριθμό των μελών της αντιπροσωπείας .
• Τη σειρά προβαδίσματος .
• Τη ρύθμιση θεμάτων ασφαλείας κατά τις μετακινήσεις .
• Τη συμμετοχή μοτοσικλετιστών ασφαλείας .
• Τα οχήματα μετακίνησης των δημοσιογράφων .
• Τα οχήματα μεταφοράς των αποσκευών.
• Οι οδηγοί να γνωρίζουν το ππρόγραμμα και να είναι κατάλληλα ντυμένοι.
• Τα αυτοκίνητα να είναι άριστα συντηρημένα.

 Πρίν από κάθε επίσκεψη προηγούνται συναντήσεις όλων των εμπλεκόμενων σε αυτές .

Καταρτίζεται λεπτομερώς το πρόγραμμα επίσκεψης.

 Πρωτόκολλο .

Κατά τις επισκέψεις στην Ελλάδα Πολιτικών και Εκκλησιαστικών Προσωπικοτήτων οργανώνεται υποδοχή – προπομπή και αποδίδονται τιμές

Οι επισκέψεις αυτές χωρίζονται σε :

• Επίσημες επισκέψεις .
• Ανεπίσημες Επισκέψεις.
• Πρωτόκολλο .

Απόδοση τιμών δικαιούνται :

• Aρχηγοί Κρατών .Πρόεδροι Δημοκρατιών / Εξομοιούμενοι με Αρχηγό Κράτους / Πρωθυπουργοί και εξομοιούμενοι με αυτούς .
• Εκκλησιαστικές προσωπικότητες .Οικουμενικός Πατριάρης / Αρχηγός Ρωμαιοκαθολικής Εκκλησίας ( Πάππας ) / Πατριάρχες / Αρχιεπίσκοποι Προκαθήμενοι Εκκλησιών.
• Η τιμητική θέση είναι αυτή που βρίσκεται στο δεξιό του οικοδεσπότη ή της προϊστάμενης αρχής.
• Μέσα στο αυτοκίνητο η τιμητική θέση βρίσκεται στο δεξιό του πίσω καθίσματος.
• Στο αριστερό κάθεται ο ιδιοκτήτης του αυτοκινήτου ή εκείνος που εκτελεί χρέη προσκαλούντων.
• Επί τριών ατόμων ο τρίτος κατά σειρά ιεραρχίας κάθεται στο μέσο του οπισθίου οχήματος.
• Το τέταρτο πρόσωπο δίπλα στον οδηγό (κατώτερης ιεραρχίας).
• Η σειρά προβαδίσματος των Εθνικών Αρχών, ρυθμίζεται από τους εσωτερικούς κανονισμούς κάθε χώρας.
• Στη Γαλλία, οι πρέσβεις έπονται του Προέδρου της Δημοκρατίας και του Πρωθυπουργού.
• Στη Μεγάλη Βρετανία οι Πρέσβεις καταλαμβάνουν τη 12η θέση.
• Στην Ελλάδα τη 16η θέση μετά τον Εισαγγελέα του Αρείου Πάγου.

Στην Ελλάδα η σειρά προβαδίσματος είναι η ακόλουθη:

• Πρόεδρος Δημοκρατίας, Πρωθυπουργός, Πρόεδρος της Βουλής, Αρχιεπίσκοπος Αθηνών και Πάσης Ελλάδος, Αρχηγός της Αξιωατικής Αντιπολίτευσης, Πρώην Πρόεδροι της Δημοκρατίας…..
• Επί τριών ή περισσοτέρων σημαιών η εθνική σημαία καταλαμβάνει το κέντρο.
• Οι υπόλοιπες σημαίες των κρατών καταλαμβάνουν, ακολουθώντας την αλφαβητική σειρά στη γλώσσα της χώρας όπου αναρτώνται.
• Στις παρελάσεις στις Ελληνικές Εθνικές εορτές, δίδονται οι ακόλουθες θέσεις.
• Όπως κοιτάζουμε, αριστερά Πρωθυπουργός – Πρόεδρος της Βουλής – Κυβέρνηση – Εθνικές Αρχές.
• Στο κέντρο, Πρόεδρος της Δημοκρατίας.
• Δεξιά, Αρχηγοί Διπλωματικών Αποστολών με τις συζύγους τους.
• Η απονομή παρασήμων σε αλλοδαπούς προάγει τις σχέσεις μίας χώρας, γιατί αποτελεί πράξη επιβραβεύσεως δραστηριοτήτων που εξυπηρετούν τα εθνικά συμφέροντα στο εξωτερικό και ηθικό κίνητρο ανάλογης συμπεριφοράς.

 ΕΝΔΥΜΑΤΟΛΟΓΙΑ.

• Η παράσταση είναι η κοινωνική ή επαγγελματική εμφάνιση του επαγγελματία σε συγκεκριμένες εκδηλώσεις που συμμετέχει λόγω της ιδιότητας του.
• Στη δεκαετία αυτή χρησιμοποιείται η αστική ενδυμασία, κοστούμι με γραβάτα.
• Πρωινές και μεσημεριανές ώρες ανοικτού χρώματος κοστούμι και τις βραδινές σκούρου χρώματος.

• Κοστούμι μονόχρωμο, βαθύχρωμο επιβάλλεται, σε υποδοχή για δεξίωση Εθνικής Εορτής, συμμετοχή σε δοξολογία, επίσημο γεύμα ή δεξίωση στο Προεδρικό Μέγαρο.
• Ο επιθυμητός τύπος  ενδύματος  είναι καλό να αναγράφεται στην πρόσκληση.
• Στη γυναικεία ενδυματολογία μελετάτε τις τάσεις της μόδας αλλά θα πρέπει να αποφεύγονται ακραίες καταστάσεις.
• Σπορ αμφίεση σε άνδρες και γυναίκες μόνο αν αυτό αναγράφεται στην πρόσκληση.
• Δεξίωση είναι η εθιμοτυπική εκδήλωση φιλοξενίας κατά την οποία οι καλεσμένοι προσέρχονται και αποχωρούν σε συγκεκριμένη ώρα (συνήθως δύο ωρών), συνομιλούν με άλλους προσκεκλημένους και καταναλώνουν όρθιοι ποτά και εδέσματα.
• Κοκτέιλ είναι η δεξίωση ανεπίσημου χαρακτήρα, ουσιαστικού περιεχομένου.
• Οι δεξιώσεις δίνονται μεσημβρινές ώρες (12.00 – 14.00) ή στις εσπερινές (19.00 – 21.00). Συνήθως διαρκούν 2 – 2,5 ώρες.
• Γεύμα είναι η συνεστίαση ορισμένων προσωπικά καλεσμένων ατόμων τοποθετημένων στο τραπέζι κατά σειρά προβαδίσματος.

Γιώργος Ι. Παπατριανταφύλλου .