Δημόσιες Σχέσεις και Επικοινωνιακή Διαχείριση Κρίσεων .CrisisCommunication Management .
Μελέτη : Γεώργιος Ιωάννου Παπατριανταφύλλου .
Spokesperson ή Informative Manager ή Υπεύθυνος Ενημέρωσης , ονομάζεται ο Σύμβουλος Δημοσίων Σχέσεων ο οποίος είναι ιδιαίτερα εκπαιδευμένος στην επικονωνία με τα ΜΜΕ και έχει ως αποστολή του την ενημέρωση των δημοσιογράφων αλλά και τη συνεχή ροή πληροφοριών σε περιπτώσεις Κρίσεων .
Τα ΜΜΕ στις Κρίσεις .
Τα ΜΜΕ , επιδιώκουν αμέσως με το ξέσπασμα μίας κρίσης ( ακόμα και στο στάδιο των φημών ) να αποσπάσουν όσες περισσότερες πληροφορίες μπορούν .
Η αποτελεσματική επικοινωνία με τους δημοσιογράφους διευκολύνει τη διαχείριση της κρίσης .
Οι Φήμες .
Τα φαινόμενα της φημολογίας και των ψιθυρισμών , πυροδοτούν τις κρίσεις και τις διευρύνουν .
Η ακριβής μετάδοση των γεγονότων και η συνεχής ροή των πληροφοριών , λειτουργούν δραστικά υπέρ της μείωσης των φημών και των ψιθύρων .
Σταδιακά μειώνονται ο πανικός και διασώζεται η εικόνα και η φήμη του οργανισμού και των προσώπων του .
Σύμφωνα με την έρευνα , οι ειδήσεις που προτιμούν περισσότερο οι πολίτες , είναι :
Καταστροφές 39%
Οικονομικά 34%
Συγκρούσεις 33%
Πολιτικές 22%
Κουτσομπολιά 18%
Διεθνείς 17 %.
Ο Spokes person .
Spokesperson ή Informative Manager ή Υπεύθυνος Ενημέρωσης , ονομάζεται ο Σύμβουλος Δημοσίων Σχέσεων ο οποίος είναι ιδιαίτερα εκπαιδευμένος στην επικονωνία με τα ΜΜΕ και έχει ως αποστολή του την ενημέρωση των δημοσιογράφων αλλά και τη συνεχή ροή πληροφοριών σε περιπτώσεις Κρίσεων .
Η Εργασία του Spokesperson .
Να εκπαιδεύεται διαρκώς στην επικοινωνία με τα ΜΜΕ. ΜΕDIA TRAINING .
Να είναι προετοιμασμένος για ενδεχόμενο κρίσεων .
Να αντέχει σε σκληρές συνθήκες υψηλότατης πίεσης .
Να μπορεί να διαχειρίζεται τις φήμες .
Να διοχετεύει ειδήσεις στους δημοσιογράφους ώστε αυτοί να ενημερώνουν την κοινή γνώμη .
Να προβλέπει ρεαλιστικά το μέλλον και την εξέλιξη της κρίσης .
Η Εργασία του Spokesperson .
Ο Spokesperson πρέπει να γνωρίζει και να μπορεί να οργανώσει Συνέντευξη Τύπου μέσα σε λίγες ώρες .
Θα πρέπει να δίνει αποτελεσματικά συνεντεύξεις στα ΜΜΕ κατόπιν σκληρής εκπαίδευσης του ( Media Training ) .
Η Εργασία του Spokesperson .Tα τεχνικά θέματα .
Να έχει προετοιμάσει το χώρο για τις Συνεντεύξεις Τύπου , με συμβόλαια με χώρους ώστε να μπορεί να τους χρησιμοποιήσει κάθε ώρα .
Να έχει εγκαταστήσει ειδικό αριθμό κλήσεων ,χρήσεως αποκλειστι΄κά για τπεριπτώσεις κρίσεων .
Ειδικό φυλλάδιο απαντήσεων σε ερωτήσεις πληγέντων ή ατόμων που δίνουν πληροφορίες .
Μονάδες τηλεπικοινωνιών .
Γραφική ύλη .
Ο Υπεύθυνος Ενημέρωσης .
Είναι ηγετική φυσιογνωμία .
Συνεργάζεται ομαδικά και αρμονικά με τους ανθρώπους .
Πραγματοποιεί ασκήσεις εκπαιδευτικού χαρακτήρα , σε σενάρια κρίσεων .
Σχεδιάζει τη στρατηγική της Διαχείρισης και της επικοινωνιακής Διαχείρισης .
Συντονίζει όλα τα εμπλεκόμενα μέρη ώστε αυτά να εργαστούν πρός έξοδο από την κρίση .
Διαθέτει λίστες δημοσιογράφων και ΜΜΕ .
Έχει στη διάθεση του όλα τα στοιχεία των συνεργατών του .
Προσδιορίζει χώρο για έκτακτη συνέντευξη τύπου .
Ο Υπεύθυνος Ενημέρωσης .
Διασφαλίζει την ομαλή και απρόσκοπτη επικοινωνία και των Δημοσιογράφων με τον οργανισμό .
Με σεβασμό και ήθος δεν επιτρέπει την παρέμβαση στο εσωτερικό της κρίσης , παρά μόνο των ειδικών ομάδων .
Παρέχει τις απαραίτητες πληροφορίες στους δημοσιογράφους .
Να διασφαλίσει την διοχέτευση των πληροφοριών στην κοινή γνώμη .
Να διαμορφώνει σύντομα , περικτικά σαφή μηνύματα .
Ο Υπεύθυνος Ενημέρωσης , απέναντι στα ΜΜΕ .
Απαντά στα τηλεφωνήματα των δημοσιογράφων .
Δημιουργεί Κέντρο Τύπου .
Προγραμματίζει Συνέντευξη και ενημερώσεις Τύπου .
Ετοιμάζει Δελτία Τύπου σε ξένες γλώσσες .
Διατηρεί Ημερολόγιο επαφών με τα ΜΜΕ .
Δίνει στη δημοσιότητα την έκταση της κρίσης και τους αριθμούς των ζημιών .
Ελέγχει την απόδοση των πληροφοριών από τα ΜΜΕ , πως δημοσιεύονται .
Ο Υπεύθυνος Ενημέρωσης , απέναντι στα ΜΜΕ .Οι απαντήσεις .
lΠοιοί εμπλέκονται ;
Τι ακριβώς έχει συμβεί ;
Πως έγινε το συμβάν ;
Που ;
Πότε ;
Προβλέψεις για το συμβάν ;
Απαγορευμένη φράση : OYΔΕΝ ΣΧΟΛΙΟ .
Ειλικρίνεια .
Ο Υπεύθυνος Ενημέρωσης , απέναντι στα ΜΜΕ .Η γλώσσα .
Απλή .
Κατανοητή .
Σύντομη .
Ειλικρινής .
Crisis Communication Management.
Ο ΚΥΒΕΡΝΗΤΙΚΟΣ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟΣ :
Ο κυβερνητικός εκπρόσωπος αποτελεί τον αρμόδιο για το πρωτόκολλο εισερχόμενων και εξερχόμενων πληροφοριών , ενώ έχει την επιπροσθετη ευθύνη για την εγκυρότητα των εισερχόμενων και την πειστικότητα των εξερχομένων.
Ο κκυβερνητικός εκπρόσωπος εκφράζεται ηθικά και με γνώμονα την αλήθεια στην ενημέρωση και την πληροφόρηση .
Ο κυβερνητικός εκπρόσωπος διαφυλάττει την ειδησεογραφία για τα εθνικά θέματα .
Προστατεύει το κύρος της κυβέρνησης .
Προφύλαξη του προσώπου του πρωθυπουργού.
Σεβασμό των ισορροπιών για την υπεράσπιση των οργάνων και στελεχών.
Crisis Communication Management.
Ο κυβερνητικός εκρόσωπος :
Πρέπει να γνωρίζει την πολιτική και πληροφοριακά στοιχεία των τομέων.
Να είναι έτοιμος σε 24ωρη βάση.
Να είναι αξιόπιστος .
Δεν πρέπει να συγκαλύπτει.
Να προσέχει την λεκτική και εξωλεκτική επικοινωνία .
Crisis Communication Management.
Συνέντευξη τύπου.
Ο Spokesperson :
Δίνει πληροφορίες στη δημοσιότητα .
Σχεδιάζει τα κατάλληλα μηνύματα .
Επιλέγει τους τρόπους επικοινωνίας .
Ετοιμάζει τα Δελτία Τύπου και τη συνέντυξη τύπου.
Εκτιμά την κατάσταση.
Ελέγχει τις πληροφορίες που διοχετεύονται .
Παρέχει προσωπικό και τηλέφωνα , ώστε να απαντά σε ΜΜΕ και κοινό.
Crisis Communication Management.
Χρησιμοποιεί γλώσσα απλή και κατανοητή.
Είναι σύντομος .
Δείχνει ενσυναίσθηση .
Δείχνει γνώση .
Είναι ειλικρινής .
Αποφεύγει τους ετυπωσιασμούς .
Είναι ψύχραιμος .
Απαντά σε όλες τις ερωτήσεις .
Crisis Communication Management.
Τα 5 Cs Του Spokesperson :
Concern – ανησυχία για το πρόβλημα, για τους ανθρώπους .
Clarity (διαύγεια) – οι οργανισμοί πρέπει να μιλούν ξεκάθαρα.Να εξηγούν την κρίση από την πρώτη της έκρηξη.
Control ( έλεγχος ) – όταν μιλά ο spokesperson στα Media πρέπει να έχει τον έλεγχο της κατάστασης .
Confidence ( εμπιστοσύνη ) – πρέπει να διατηρεί την αυτοπεποίθηση του και να εμπνέει εμπιστοσύνη.
Competence ( ικανότητες / δεξιότητες ) – o spokesperson πρέπει να διαθέτει ικανότητες εξόδου από την κρίση.
