Δημόσιες Σχέσεις – Διεύθυνση Πρωτοκόλλου και Εθιμοτυπίας .

Μάθετε τα Πάντα για το Πρωτόκολλο και την Εθιμοτυπία :

Μάθετε τα Πάντα για την Εθιμοτυπία και το Πρωτόκολλο των Εκδηλώσεων , στα σεμινάρια μας http://goo.gl/b4SIA
Mελέτη : Γεώργιος Ι. Παπατριανταφύλλου .

Ο κος Γιώργος Παπατριανταφύλλου, είναι συγγραφέας των βιβλίων :

Προγράμματα Δημοσίων Σχέσεων , εκδόσεις Σταμούλης 2008
Εταιρική Εικόνα , εκδόσεις Σταμούλης 2011.
Παραδίδει εισηγήσεις και ομιλίες εντός επιχειρήσεων και σε συνέδρια εντός και εκτός Ελλάδος .

Η θεματολογία του είναι στις Δημόσιες Σχέσεις και στη διοίκηση επιχειρήσεων .Όραμα του ο εξανθρωπισμός των επιχειρήσεων και η Ευτυχία αυτών και των ανθρώπων τους .Για επικοινωνία μαζί του , δείτε τη σελίδα μας επικοινωνία .

Εθιμοτυπία .

Εθιμοτυπία είναι το σύνολο των κατά παράδοση και κατά συνθήκη κανόνων κοινωνικής συμπεριφοράς μεταξύ των ατόμων .

Παράγοντες που επηρρεάζουν τη διαμόρφωση της Εθιμοτυπίας είναι :

1. Τα υπάρχοντα ήθη και έθιμα ( τοπικά , επαγγελματικά , θρησκευτικά ).

2. Η πίεση που ασκεί η κοινωνική ομάδα με στόχο την εφαρμογή των δικών της κανόνων συμπεριφοράς.

3. Το είδος και ο τύπος της συμπεριφοράς του ατόμου .

4. Το είδος και ο τύπος της κοινωνικής δραστηριότητας στην οποία συμμετέχει το άτομο.

Διακρίνουμε δύο είδη εθιμοτυπίας :

1. Την κοινωνική εθιμοτυπία , που περιλαμβάνει το σύνολο εθιμικών κανόνων κοινωνικής ευπρεπούς και κόσμιας συμπεριφοράς , οι οποίοι τηρούνται στις κάθε είδους εκδηλώσεις μεταξύ των ατόμων .

2. Την επίσημη εθιμοτυπία , που περιλαμβάνει το σύνολο των κανόνων υποχρεωτικής συμπεριφοράς , οι οποίοι τηρούνται είτε από ιδιώτες πρός επίσημα πρόσωπα , είτε μεταξύ επισήμων , σε ατομικό ή συλλογικό επίπεδο , στις γενικότερες σχέσεις τους ή κατά τις επίσημες εκδηλώσεις .

Πρωτόκολλο .

Η απόδοση των εθιμοτυπικών κανόνων συμπεριφοράς σε γραπτό λόγο, η ιεραρχία και η εξειδίκευση του τρόπου εφαρμογής τους για τη διεκπεραίωση των διαπροσωπικών και των κοινωνικών σχέσεων στο πλαίσιο της επίσημης εθιμοτυπίας , συνιστούν το πρωτόκολλο .

Το επίσημο πρωτόκολλο είναι κατά κανόνα ένα σύνολο αυστηρά προσδιορισμένων και ιεραρχημένων συμπεριφορών και τύπων που επιβάλλεται να τηρούνται από διακεκριμένα άτομα , υψηλόβαθμους αξιωματούχους , Υπουργεία , Πνευματικά Ιδρύματα , Οργανισμούς , Εταιρείες .

Τμήμα Πρωτοκόλλου – Εθιμοτυπίας .

Το τμήμα Πρωτοκόλλου – Εθιμοτυπίας :

1. Διοργανώνει τις εθιμοτυπικές δραστηριότητες .

2. Είναι αρμόδιο για την υποδοχή , προπομπή και απόδοση τιμών προσωπικοτήτων ( πολιτικών , διπλωματικών , επιχειρηματικών , στρατιωτικών κλπ ) που επισκέπτονται τον χώρο ευθύνης τους.

3. Οργανώνει τις ενέργειες φιλοφρονήσεων και κοινωνικών εκδηλώσεων .

4. Μεριμνά για την εκρποσώπηση σε τελετές συναντήσεις , συνέδρια και γενικότερα εκδηλώσεις.

5. Διατηρεί την εθιμοτυπική αλληλογραφία .

6. Χειρίζεται θέματα πρωτοκόλλου – εθιμοτυπίας .

Το νόημα των εθιμοτυπικών δραστηριοτήτων .

Οι εθιμοτυπικές

δραστηριότητες :

1. Προβάλλουν τις υπηρεσίες και τους οργανισμούς .

2. Διαμορφώνουν την εικόνα των οργανισμών .

3. Είναι μία μορφή εταιρικής επικοινωνίας .

4. Αναπτύσσουν σχέσεις , μεταξύ του οργανισμού και της κοινής γνώμης.

5. Ενάσσονται στο στρατηγικό σχέδιο των οργανισμών.

Επίσημες Επισκέψεις .

Επίσημη είναι η επίσκεψη ενός σημαντικού προσώπου , υπό τη θεσμική του ιδιότητα η οποία επιβάλλει την εφαρμογή ενός συνόλου αυστηρά προσδιορισμένων και ιεραρχημένων συμπεριφορών και τύπων .

Επίσημες Επισκέψεις .

Στο σχεδιασμό των επίσημων επισκέψεων :

1. Πρέπει να έχει προυπάρξει αλληλογραφία , πρόσκλησης και αποδοχής αυτής .

2. Καθορίζονται οι ημερομηνίες της εκδήλωσης .

3. Πραγματοποιούνται συναντήσεις με τις αρχές που εκπροσωπεί ο προσκεκλημένος .

4. Διερευνάται το ενδεχόμενο να προσκληθούν και φορείς που ενδιαφέρουν τον προσκεκλημένο.

5. Καθορίζονται οι συνθέσεις των αντιπροσωπειών .

6. Καθορίζεται ο διερμηνέας .

7. Δημιουργείται ο φάκελος της επίσκεψης που περιλαμβάνει στοιχεία και πληροφορίες για τις συνομιλίες , τα σχέδια συμφωνιών που θα υπογραφούν , σχέδια συμφωνιών που θα υπογραφούν .

8. Δημιουργείται το χρονοδιάγραμμα εκδήλωσης ενεργειών.

9. Καταρτίζεται προυπολογισμός κόστους.

Από την πλευρά του επίσημου προσκεκλημένου , προσπαθούμε να μάθουμε :

1. Εάν επιθυμεί να συναντηθεί με άλλες αρχές .

2. Πόσοι και ποιοί θα τον συνοδεύουν .

3. Εάν θα συνοδεύεται από άτομα του οικογενειακού του περιβάλλοντος .

4. Ποιά μέλη της αντιπροσωπείας θα συνοδεύσουν τον επίσημο στις συναντήσεις του .

5. Εάν υπάρχει προτίμηση στον χώρο διαμονής .

6. Εάν τυχόν υπάρχουν προβλήματα υγείας του ιδίου ή κάποιου μέλους της συνοδείας του.

7 .Εάν υπάρχει επιθυμία για συγκεκριμένες επισκέψεις.

8. Εάν επιθυμεί ο προσκεκλημένος επιθυμεί συνέντευη τύπου .

9. Εάν μιλά ξένες γλώσσες και ποιές ;

10. Σε ποιά γλώσσα θα γίνει η συνομιλία .

11. Ποιός θα είναι ο τρόπος μετακίνησης της αποστολής από και πρός την Ελλάδα .

12. Εάν υπάρχουν ενδείξεις για λήψη έκτακτων μέτρων ασφαλείας .

13 . Εάν θα συνοδεύεται από δημοσιογράφους , φωτορεπόρτερ .

14. Εάν συνοδεύεται από εκπροσώπους άλλων φορέων .

15 . Εάν υπάρχουν ειδικά οικονομικά ζητήματα .

16. Θα πρέπει να εφοδιαστούμε με το βιογραφικό του .

17 .Συλλέγουμε κάθε χρήσιμη πληροφορία για το πρόσωπο αυτό.

Το πρόγραμμα της επίσκεψης πρέπει να περιλαμβάνει :

1. Υποδοχή .

2. Ενημέρωση .

3. Επίσημες συνομιλίες .

4. Επισκέψεις και συναντήσεις με αρχές ( πολιτικές – θρησκευτικές ..)

5. Εθιμοτυπικές επισκέψεις .

6. Επισκέψεις σε αρχαιολογικούς χώρους .

7. Παροχή φιλοφρονήσεων.

8. Προπομπή

Το τμήμα Πρωτοκόλλου – Εθιμοτυπίας μεριμνά :

1. Τις κρατήσεις ανάλογου αριθμού δωματίων σε κατάλληλο για την περίσταση ξενοδοχείο .

2. Στο δωμάτιο του υψηλού προσκεκλημένου , τοποθέτηση ανθοδέσμης ή καλαθιού με φιάλες κρασιών ή φρούτων και την προσωπική κάρτα του προσκαλούντος .

3. Εάν υπάρξει κατάθεση στεφάνου , θα πρέπει να μεριμνήσουμε για τις κορδέλες αυτού .Σε αυτές αναγράφεται το όνομα του υψηλού επισκέπτη και τα χρώματα είναι των χωρών , επισκέπτη και προσκαλούντος.

4. Την οργάνωση των μετακινήσεων , και τα μέσα που θα χρησιμοποιηθούν ( αυτοκίνητα – αεροπλάνα – ελικόπτερα ) .

6. Το πρόγραμμα των επισκέψεων σε αρχαιολογικούς χώρους .

7. Την τοποθέτηση ξεναγών .

8. Την αγορά αναμνηστικών δώρων.

9. Την εξασφάλιση χρήσεως VIP αιθουσών στο αεροδρόμιο .

10. Την επιλογή χώρων γευμάτων και δείπνων .

11. Την κατάρτιση του φακέλου με το πλήρες πρόγραμμα της επίσκεψης .

12. Ενημέρωση των αστυνομικών αρχών για λήψη μέτρων ασφαλείας .

13 . Οργάνωση των χώρων συνομιλιών , υπογραφής των συμφωνιών.

14 . Την εξασφάλιση σημαιών για την αυτοικινητοπομπή και των σημείων συνομιλιών .

15 .Την επιλογή συνοδών και συντονιστών μετακινήσεων για την πιστή τήρηση του προγράμματος και άμεση επίλυση προβλημάτων που προκύπτουν .

Επισκέψεις στο Εξωτερικό.

Όταν σχεδιάζουμε επισκέψεις επισήμων στο εξωτερικό:

1. Επικοινωνούμε με την εταιρεία μας ή με την πρεσβεία μας στη χώρα επίσκεψης.Ζητούμε πληροφορίες και δειυκρινίσεις για τον σχεδιασμό του προγράμματος .

2. Μεταφέρουμε τις πληροφορίες αυτές στους φιλοξενούμενους .Τους προτείνουμε το πρόγραμμα και τους ενημερώνουμε για τις ανάγκες της επίσκεψης .
3. Ενημερώνουμε διαρκώς τον φιλοξενούμενο μας για την πορεία των συννενοήσεων μέχρι την τελική έγκριση του προγράμματος.

4. Μετά την οριστική έγκριση του προγράμματος :

Φροντίζουμε για την έκδοση Visa ή των απαραίτητων εγγράφων για τη μετάβαση των μελών της συνοδείας.

Τον τρόπο μετάβασης και μετακινήσεων.

Εθιμοτυπικό δώρο.

Ενημερωτικό φάκελο με το πρόγραμμα της επίσκεψης / βιογραφικά σημειώματα / καταστάσεις συμμετεχόντων στις εκδηλώσεις / θέματα συνομιλιών / κείμενα συμφωνιών / χάρτες / χρήσιμα τηλέφωνα / γενικές πληροφορίες για την χώρα / προβλέψεις καιρικών συνθηκών.

Ο Συντονιστής Κινήσεων.

Ο Συντονιστής κινήσεων είναι υπέυθυνος για την αυτοκινητοπομπή στις περιπτώσεις επισκέψεων πολιτικών και υψηλών προσώπων.Αυτός επιβλέπει και συντονίζει :

1. Toν αριθμό των μελών της αντιπροσωπείας .

2. Τη σειρά προβαδίσματος .

3. Τη ρύθμιση θεμάτων αφαλείας κατά τις μετακινήσεις .

4. Τη συμμετοχή μοτοσικλετιστών ασφαλείας .

5. Τα οχήματα μετακίνησης των δημοσιογράφων .

6. Τα οχήματα μεταφοράς των αποσκευών.

7. Οι οδηγοί να γνωρίζουν το πρόγραμμα και να είναι κατάλληλα ντυμένοι.

8. Τα αυτοκίνητα να είναι άριστα συντηρημένα.

Πρίν από κάθε επίσκεψη προηγούνται συναντήσεις όλων των εμπλεκόμενων σε αυτές .

Καταρτίζεται λεπτομερώς το πρόγραμμα επίσκεψης.

Πρωτόκολλο .

Κατά τις επισκέψεις στην Ελλάδα Πολιτικών και Εκκλησιαστικών Προσωπικοτήτων οργανώνεται υποδοχή – προπομπή και αποδίδονται τιμές

Οι επισκέψεις αυτές χωρίζονται σε :

1. Επίσημες επισκέψεις .

2. Ανεπίσημες Επισκέψεις.

Πρωτόκολλο .

n Απόδοση τιμών δικαιούνται :

1. Aρχηγοί Κρατών .Πρόεδροι Δημοκρατιών / Εξομοιούμενοι με Αρχηγό Κράτους / Πρωθυπουργοί και εξομοιούμενοι με αυτούς .

2. Εκκλησιαστικές προσωπικότητες .Οικουμενικός Πατριάρης / Αρχηγός Ρωμαιοκαθολικής Εκκλησίας ( Πάππας ) / Πατριάρχες / Αρχιεπίσκοποι Προκαθήμενοι Εκκλησιών.

Η τιμητική θέση είναι αυτή που βρίσκεται στο δεξιό του οικοδεσπότη ή της προϊστάμενης αρχής.

Μέσα στο αυτοκίνητο η τιμητική θέση βρίσκεται στο δεξιό του πίσω καθίσματος.

Στο αριστερό κάθεται ο ιδιοκτήτης του αυτοκινήτου ή εκείνος που εκτελεί χρέη προσκαλούντων.

Επί τριών ατόμων ο τρίτος κατά σειρά ιεραρχίας κάθεται στο μέσο του οπισθίου οχήματος.

Το τέταρτο πρόσωπο δίπλα στον οδηγό (κατώτερης ιεραρχίας).

Η σειρά προβαδίσματος των Εθνικών Αρχών, ρυθμίζεται από τους εσωτερικούς κανονισμούς κάθε χώρας.

Στη Γαλλία, οι πρέσβεις έπονται του Προέδρου της Δημοκρατίας και του Πρωθυπουργού.

Στη Μεγάλη Βρετανία οι Πρέσβεις καταλαμβάνουν τη 12η θέση.

Στην Ελλάδα τη 16η θέση μετά τον Εισαγγελέα του Αρείου Πάγου.

Στην Ελλάδα η σειρά προβαδίσματος είναι η ακόλουθη: Πρόεδρος Δημοκρατίας, Πρωθυπουργός, Πρόεδρος της Βουλής, Αρχιεπίσκοπος Αθηνών και Πάσης Ελλάδος, Αρχηγός της Αξιωατικής Αντιπολίτευσης, Πρώην Πρόεδροι της Δημοκρατίας…..

Επί τριών ή περισσοτέρων σημαιών η εθνική σημαία καταλαμβάνει το κέντρο.

Οι υπόλοιπες σημαίες των κρατών καταλαμβάνουν, ακολουθώντας την αλφαβητική σειρά στη γλώσσα της χώρας όπου αναρτώνται.

Στις παρελάσεις στις Ελληνικές Εθνικές εορτές, δίδονται οι ακόλουθες θέσεις.

Όπως κοιτάζουμε, αριστερά Πρωθυπουργός – Πρόεδρος της Βουλής – Κυβέρνηση – Εθνικές Αρχές.

Στο κέντρο, Πρόεδρος της Δημοκρατίας.

Δεξιά, Αρχηγοί Διπλωματικών Αποστολών με τις συζύγους τους.

Η απονομή παρασήμων σε αλλοδαπούς προάγει τις σχέσεις μίας χώρας, γιατί αποτελεί πράξη επιβραβεύσεως δραστηριοτήτων που εξυπηρετούν τα εθνικά συμφέροντα στο εξωτερικό και ηθικό κίνητρο ανάλογης συμπεριφοράς.

ΕΝΔΥΜΑΤΟΛΟΓΙΑ.

Η παράσταση είναι η κοινωνική ή επαγγελματική εμφάνιση του επαγγελματία σε συγκεκριμένες εκδηλώσεις που συμμετέχει λόγω της ιδιότητας του.

Στη δεκαετία αυτή χρησιμοποιείται η αστική ενδυμασία, κοστούμι με γραβάτα.

Πρωινές και μεσημεριανές ώρες ανοικτού χρώματος κοστούμι και τις βραδινές σκούρου χρώματος.

Κοστούμι μονόχρωμο, βαθύχρωμο επιβάλλεται, σε υποδοχή για δεξίωση Εθνικής Εορτής, συμμετοχή σε δοξολογία, επίσημο γεύμα ή δεξίωση στο Προεδρικό Μέγαρο.

Ο επιθυμητός τύπος ενδύματος είναι καλό να αναγράφεται στην πρόσκληση.

Στη γυναικεία ενδυματολογία μελετάτε τις τάσεις της μόδας αλλά θα πρέπει να αποφεύγονται ακραίες καταστάσεις.

Σπορ αμφίεση σε άνδρες και γυναίκες μόνο αν αυτό αναγράφεται στην πρόσκληση.

Δεξίωση είναι η εθιμοτυπική εκδήλωση φιλοξενίας κατά την οποία οι καλεσμένοι προσέρχονται και αποχωρούν σε συγκεκριμένη ώρα (συνήθως δύο ωρών), συνομιλούν με άλλους προσκεκλημένους και καταναλώνουν όρθιοι ποτά και εδέσματα.

Κοκτέιλ είναι η δεξίωση ανεπίσημου χαρακτήρα, ουσιαστικού περιεχομένου.

Οι δεξιώσεις δίνονται μεσημβρινές ώρες (12.00 – 14.00) ή στις εσπερινές (19.00 – 21.00). Συνήθως διαρκούν 2 – 2,5 ώρες.

Γεύμα είναι η συνεστίαση ορισμένων προσωπικά καλεσμένων ατόμων τοποθετημένων στο τραπέζι κατά σειρά προβαδίσματος.

ΔΙΟΡΓΑΝΩΣΗ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ – ΠΩΣ ΘΑ ΣΧΕΔΙΑΣΕΤΕ και ΘΑ ΟΡΓΑΝΩΣΕΤΕ ΜΙΑ ΕΠΙΤΥΧΗΜΕΝΗ και ΑΠΟΤΕΛΕΣΜΑΤΙΚΗ ΕΚΔΗΛΩΣΗ.

Το τμήμα διοργάνωσης των εκδηλώσεων της εταιρείας, πρέπει να εκπαιδεύεται από ειδικούς στη διοργάνωση επαγγελματίες.

Ανάλογες με το είδος της εταιρείας, είναι και οι εκδηλώσεις που πραγματοποιούνται μέσα σε μία χρονιά.

Την ευθύνη της διοργάνωσης όσον αφορά τον στρατηγικό της σχεδιασμό, έχει ο σύμβουλος Δημοσίων Σχέσεων.

Οι εκδηλώσεις μπορεί να είναι πολλών ειδών.

Τα πιο βασικά είδη εκδηλώσεων :

1. Συνέδρια.

2. Εκθέσεις.

3. Εκδηλώσεις ψυχαγωγίας.

4. Εταιρικές Εκδηλώσεις.

5. Συνεντεύξεις – συναντήσεις τύπου.

ΣΥΝΕΔΡΙΑ.

Ένα συνέδριο μπορεί να διοργανωθεί σε Ξενοδοχείο, σε ειδικούς συνεδριακούς χώρους, σε εκπαιδευτικούς χώρους (πανεπιστημιακούς) ή ακόμα και σε πιο πρωτότυπους, όπως σε ένα πλοίο.

Οι συμμετέχοντες μπορεί να είναι αριθμητικά από 10 – 20 άτομα, έως και εκατοντάδες.

Σχεδιάστε με στρατηγικό τρόπο την διοργάνωση.

Κατάλογος Ελέγχου (checklist ), είναι ο κατάλογος αυτός που περιλαμβάνει τις εργασίες αυτές που πρέπει να πραγματοποιηθούν με τη σειρά που θα εκτελεστούν, τις ημερομηνίες που έχουν καθοριστεί και τους ανθρώπους που θα τις εκτελέσουν.

Στον Κατάλογο Ελέγχου :

1. Καθορίζουμε τις διαθέσιμες πηγές και τους πόρους για την εκδήλωση.

2. Τα χρονικά όρια των εργασιών.

3. Τις ευθύνες που αναλαμβάνει κάθε εμπλεκόμενος.

4. Τον καθορισμό των αρμοδιοτήτων.

Επιλέγουμε προσεκτικά τον χώρο της εκδήλωσης.

Λαμβάνουμε υπόψιν μας το Budget (προϋπολογισμός) που έχουμε στη διάθεση μας.

Βασικό χαρακτηριστικό στην επιλογή του χώρου, είναι το θέμα της εκδήλωσης.

Στο CheckList του χώρου, ελέγχουμε τα ακόλουθα :

1. To στύλ και τη διακόσμηση του.

2. Τη χωρητικότητα.

3. Τους προσωπικούς χώρους.

4. Τον φωτισμό και αν υπάρχει φυσικός.

5. Τα είδη φωτισμού που διαθέτει.

6. Συστήματα νέων τεχνολογιών.

7. Τις δυνατότητες του Catering.

8. Προσβασιμότητα του.

9. Χώροι Parking.

10. Συστήματα ασφαλείας.

Στα συνέδρια, είναι κομβικής σημασίας η επιλογή των ομιλιτών.

Οι ομιλητές θα πρέπει να γνωρίζουν καλά το θέμα τους.

Να έχουμε βεβαιωθεί πως μπορούν να συμμετέχουν τη συγκεκριμένη ηερομηνία και ώρα.

Να είναι έτοιμοι για παρουσίαση.

Να έχουν αποδεχθεί το σχεδιασμό του συνεδρίου.

Να γνωρίζουμε τι διεκολύνσεις χρειάζονται.

ΣΧΕΔΙΣΜΟΣ.

Καθορίζουμε την ημερομηνία. Προσέχουμε την εποχή και εντάσσουμε την επιλογή στη λογική του στρατηγικού σχεδίου.

Στην ημερομηνία αποφεύγουμε Εθνικές εορτές, αργίες, περίοδοι διακοπών, εκτός εάν υπάρχουν ειδικοί λόγοι.

Στην επιλογή της ημερομηνίας, προσέχουμε να μην συμπέσει η εκδήλωση με άλλες παρόμοιου χαρακτήρα.

Καθορίζουμε την ώρα διεξαγωγής. Δίνουμε ιδιαίτερη βαρύτητα στο χρονικό περιθώριο των προσκεκλημένων. Εάν για παράδειγμα έρχονται κάποιοι με αεροπλάνο, φροντίζουμε ώστε αυτοί να προλάβουν να βρίσκονται μετά την άφιξη τους.

Καταρτίζουμε τον κατάλογο των προσκεκλημένων.

Ζητάμε από τα διάφορα τμήματα του οργανισμού να μας παραδώσουν καταλόγους ονομάτων.

Χωρίζουμε τους προσκεκλημένους σε κατηγορίες (επιστημονικό προσωπικό – καθηγητές – ομιλητές…).

Σε συνεργασία με τη διεύθυνση, οριστικοποιούμε τη λίστα των προσκεκλημένων.

Σε κάποιες περιπτώσεις δημιουργούμε σειρές προτεραιότητας Α,Β, Γ. Εάν έχουμε αρνήσεις από την Α σειρά, προχωράμε στη Β, κοκ….

ΠΡΟΣΚΛΗΣΕΙΣ.

Στις προσκλήσεις αναγράφονται :

1. Ονοματεπώνυμο και η ιδιότητα αυτού που προσκαλεί (Ο Πρόεδρος και Διευθύνων Σύμβουλος της Βιομηχανίας..)

2. Το ονοματεπώνυμο αυτού που προσκαλούμε. Εάν δεν είναι προσωπική η πρόσκληση αναφέρουμε, «σας προσκαλεί».

3. Ο χώρος η ημερομηνία.

1. Πληροφορίες που αφορούν την απάντηση. Π.Α = Παρακαλώ Απαντήστε.

2. Εάν υπάρχουν ειδικοί τρόποι μεταφοράς.

3. Αναγράφονται οι λέξεις Κύριο ή Κυρία.

4. Η πρόσκληση ξεκινά με το λογότυπο.

Η αποστολή των προσκλήσεων πρέπει να γίνεται 15 – 20 ημέρες πριν από την εκδήλωση.

Είναι καλό να παραδίδονται προσωπικά.

Στους εκπροσώπους του τύπου συνήθως δίνεται και μία επεξηγηματική επιστολή.

ΟΡΓΑΝΩΣΗ.

n Σχεδιάζουμε το πλάνο.

Βάζουμε μα απόλυτη χρονική ακρίβεια τα γεγονότα και τις εκδηλώσεις.

Καθορίζουμε τα Break για χαλάρωση.

Οργανώνουμε τη εγκατάσταση των ηχητικών και οπτικών συστημάτων.

Όλοι οι συμμετέχοντες πρέπει να βλέπουν και να ακούνε καλά.

Οργανώνουμε τις διαδικασίες ξενάγησης στους χώρους.

ΔΕΞΙΩΣΗ.

Δεξιώνομαι σημαίνει «προσφέρων την δεξιάν μου», «υποδέχομαι κάποιον με χαρά και αγάπη για να τον περιποιηθώ, ανταλλάσσω χειραψία με το δεξί χέρι, κάτι που υποδηλώνει την κοινωνική αναγνώριση, το σεβασμό και την ισότιμη αντιμετώπιση».

Οι Δεξιώσεις πραγματοποιούνται με την ευκαιρία κάποιων γεγονότων ή επετείων για επαγγελματικούς λόγους ή και χωρίς να υπάρχει ιδιαίτερο λόγος.

Σε κάθε συμφωνία για δεξίωση, υπογράφεται Ιδιωτικό Συμφωνητικό, με συγκεκριμένους όρους.

Οι βασικοί τύποι δεξιώσεων είναι :

Κοκτέιλ.

Μπουφές όρθιος.

Μπουφές καθιστός.

Σερβιριζόμενο γεύμα.

ΚΟΚΤΕΙΛ.

Διαρκεί συνήθως μία ώρα, ίσως και μιάμιση.

Δίνεται πριν από ένα επίσημο δείπνο ή για επαγγελματικούς λόγους.

Οι καλεσμένοι είναι πάντα όρθιοι.

Επιτρέπεται η δημιουργία μικρών εστιών με σαλονάκια 2-4 ατόμων.

Δεν επιτρέπεται η χρήση τραπεζιών, καρεκλών και πιάτων.

Είναι απαραίτητη η χρήση χαρτοπετσέτας πολυτελείας.

Οι πιο χαρακτηριστικές ώρες για κοκτέιλ είναι, μεσημέρι ή βράδυ (λήξη 20.00- 20.30).

Στον χώρο που πραγματοποιείται τοποθετούμε στρογγυλά τραπέζια (ροτόντες) με τραπεζομάντιλο με πιέτες (skirting).

Tα Bar που χρησιμοποιούνται είναι, Special Full Open – Full Open – Ελληνικό.

ΟΡΘΙΟΣ ΜΠΟΥΦΕΣ.

Κατάλληλη επιλογή για επαγγελματική συνάντηση.

Διοργανώνονται με σκοπό τα στελέχη της εταιρείας και οι προσκεκλημένοι να βρεθούν με επαγγελματίες για σύναψη συμφωνιών και σχέσεων.

Διαρκεί μιάμιση με δύο ώρες.

Υπάρχει πιάτο και χαρτοπετσέτα πολυτελείας.

Στον χώρο τοποθετούνται μικρά σαλόνια.

Στα Bar υπάρχουν μόνο συνοδευτικά.

Υπάρχουν stand και ροτόντες με Skirting .

Οι προσκεκλημένοι κυκλοφορούν διαρκώς.

Υπάρχει ποικιλία εδεσμάτων.

ΚΑΘΙΣΤΟΣ ΜΠΟΥΦΕΣ.

Είναι επίσημο γεύμα.

Προϋποθέτει αριθμό ατόμων άνω των 60.

Γίνεται με την ευκαιρία, επετείου, ονομαστικής εορτής, παρουσίασης, ομιλίας .

Έχει πάντα εορταστικό χαρακτήρα.

Τα τραπέζια δεν ξεπερνούν τις δέκα θέσεις.

ΣΕΡΒΙΡΙΖΟΜΕΝΟ ΓΕΥΜΑ.

Είναι ο επισημότερος τύπος δεξίωσης.

Χρησιμοποιούμε ποικιλία χρωμάτων στα σερβίτσια.

Οργανώνουμε το φαγητό λαμβάνοντας υπόψιν την εποχή.

Προσέχουμε τις ευκολίες που παρέχει ο χώρος.

Συνεργαζόμαστε με το προσωπικό.

Δίνουμε βάρος στη σειρά του σέρβις.

Υπολογίζουμε την εθνικότητα των προσκεκλημένων.

BEACH PARTY.

Είναι ένας τρόπος επικοινωνίας.

Οι προσκεκλημένοι είναι ελεύθεροι να κολυμπούν, να χορεύουν, να κάθονται.

Δεν υπάρχει πρωτόκολλο.

Οι ιδανικές ώρες για BeachParty, είναι 12.30 – 13.00 έως και λίγα λεπτά πριν από τη δύση του ηλίου.

Προσφέρονται, νερό, αναψυκτικά, χυμοί, μπύρες.

n Από φαγητό, εδέσματα σχάρας.

ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ.

Επιβλέπουμε την καθαριότητα και την αρτιότητα της εμφάνισης του προσωπικού.

Να χαμογελούν.

Να καλοσωρίζουν σωστά τον πελάτη.

Δεν διαφωνούν ποτέ με τον πελάτη.

Δείχνουν ενδιαφέρον για ότι ζητά ο πελάτης.

Εκπαίδευση στην τηλεφωνική συνομιλία.

Όταν αργούν να ενημερώνουν.

Ζητούν πάντα συγγνώμη.

Εκπαίδευση στη διαχείριση των παραπόνων.

Αλλάζουν αμέσως το φαγητό αν διαμαρτυρηθεί κάποιος πελάτης.

Εκπαίδευση στη διαχείριση της εικόνας και της φήμης.

ΣΑΒΟΥΑΡ ΒΙΒΡ

ΕΠΙΣΚΕΠΤΗ.

Δεν φυσάμε ποτέ κάτι για να το κρυώσουμε.

Δοκιμάζουμε το κρασί.

Το φιλοδώρημα είναι το 10% του λογαριασμού.

ΣΑΒΟΥΑΡ ΒΙΒΡ – ΟΙΚΟΔΕΣΠΟΤΗ.

Στέλνει προσκλήσεις.

Αν προσκαλεί άτομα εκτός της πόλης τα φιλοξενεί.

Ενθαρρύνουν συζητήσεις με διασκεδαστικές ιστορίες.

Παίζει μία απαλή μουσική.

Catering .

Προέρχεται από το cater που σημαίνει προμηθεύω.

Οι βασικές μορφές catering είναι :

1. Τροφοδοσία αεροπορικών εταιρειών.

2. Εταιρειών για σίτιση προσωπικού.

3. Σε χώρους (κτήματα) για δεξιώσεις.

4. Τροφοδοσία ξενοδοχείων.

Εργαζόμαστε στην οργάνωση της δεξίωσης ή του γεύματος. Οι χώροι να είναι κατάλληλοι ώστε οι προσκεκλημένοι να κινούνται και να επικοινωνούν ελεύθερα.

Χρονοδιάγραμμα ομιλητών.

Αναμνηστικά δώρα.

Οργανώνουμε με τον καλύτερο τρόπο την υποδοχή και τον αποχαιρετισμό των προσκεκλημένων. Κοντά στον επικεφαλής του οργανισμού βρίσκεται ο υπεύθυνος Δημοσίων Σχέσεων και άτομα που μπορούν να συστήνουν τους προσκεκλημένους.

Φωτογραφική κάλυψη της εκδήλωσης.

Στις περιπτώσεις των συνεδρίων φροντίζουμε για τα συστήματα τεχνολογίας και τα κατάλληλα software.

Εάν το συνέδριο πραγματοποιηθεί σε ξενοδοχείο να παρέχονται όλες οι ανέσεις και στα δωμάτια των συμμετεχόντων.

Συνεργαζόμαστε με ειδικούς, διασκεδαστές – διοργανωτές πάρτυ παιδικών κλπ.

Διατηρούμε άριστη συνεργασία με τους υπεύθυνους του χώρου της εκδήλωσης.

Φροντίζουμε για την αρτιότητα όλων των αναγκών. Φωτισμού, οπτικοακουστικού υλικού.

ΣΥΝΕΝΤΕΥΞΕΙΣ ΤΥΠΟΥ

Κριτήρια επιλογής χώρου Συνεντεύξεων: -Eύκολα προσβάσιμος

-Να διαθέτει parking

-Nα έχει πρόσβαση με Μέσα Μεταφοράς

-Να διαθέτει την κατάλληλη τεχνική υποδομή

n -Να υπάρχουν μικρότερα δωμάτια για προσωπικές συνεντεύξεις

-Να διαθέτει υπηρεσίες catering

-Nα διαθέτει υπηρεσίες νέων τεχνολογιών.

Οργανώνοντας τη συνέντευξη τύπου

-Λίστα καλεσμένων

-Βοήθεια σε όλες τις δραστηριότητες

-Έλεγχος όλων των υπηρεσιών

-Προσκλήσεις

-Σωστή επιλογή ημέρας και ώρας. Όχι ώρες που οι δημοσιογράφοι είναι στα γραφεία τους

-Αποφεύγουμε εθνικές εορτές ή αργίες

-Στις προσκλήσεις δίνουμε όλες τις πληροφορίες. Οδηγίες για την πρόσβαση, χρονοδιάγραμμα της εκδήλωσης, πληροφορίες για την εκδήλωση

Οι Δημόσιες Σχέσεις, ελέγχουν, προετοιμάζουν και οργανώνουν:

-Toν χώρο των συναντήσεων, και όλες τις απαιτούμενες προδιαγραφές (γεωγραφικό σημείο, χώροι στάθμευσης, τρόποι πρόσβασης……….)

-Την έγκαιρη πρόσκληση των ομάδων κοινού που θα παρευρεθούν

-Παρουσία με banner των αρμοδίων φορέων προβολής

-Folder, και οποιαδήποτε άλλη μορφή ενημέρωσης κριθεί απαραίτητη για την περίσταση

-Γραμματεία υποδοχής

-Δώρα αναμνηστικά ή και χρηστικά πάντα σε συσχετισμό με το αντικείμενο του οργανισμού

-Πρόσκληση σε ειδικούς προσκεκλημένους και σε ειδικούς του τραπεζιού

-Κάλυψη ηχητική

-Απαθανάτιση της εκδήλωσης

-Catering

-Eιδικό τμήμα επαφών, και αξιολόγησης

-Συντονισμός ομάδας ειδικών και γενικών καθηκόντων

-Τελική αξιολόγηση.

Όταν υπάρχουν συνομιλίες μεταξύ επισήμων :

1. Στο τραπέζι οι θέσεις των αρχηγών των αντιπροσωπειών πρέπει να είναι απέναντι η μία από την άλλη, σε επίπεδο ελαφρώς υψηλότερο και σε κυρίαρχη θέση .

2. Στο τραπέζι πρέπει να υπάρχουν σημειωματάρια , στυλό , μολύβια .

3. Αναλόγια.

4. Εάν χρειάζεται μετάφραση θα πρέπει να έχουμε εξασφαλίσει την ύπαρξη διερμηνέα.

5. Για να αποφύγουμε τη διακοπή των συνομιλιών θα πρέπει να υπάρχουν στην αίθουσα , νερό, καφές , βουτήματα , χυμοί.

Οι συσκέψεις – συζητήσεις – συνομιλίες , έχουν ως αποτέλεσμα και κατάληξη τη σύνταξη και υπογραφή ενός κειμένου συμφωνίας ή σύμβασης μεταξύ των συμβαλλομένων.

Η τελετή υπογραφής αποτελεί την κορύφωση των συνομιλιών και συζητήσεων και προσδίδει αίγλη και επισημότητα.

Για την οργάνωση τελετής υπογραφής συμφωνίας , λαμβάνουμε υπόψη μας :

1. Την επιλογή του χώρου , ο οποίος μπορεί να είναι και ο ίδιος των συμομιλιών.

2. Τοποθέτηση γραφείου για τις υπογραφές.Η διακόσμηση του είναι λιτή και επιβλητική .

3. Φακέλους με τα κείμενα.Στα εξώφυλα τυπωμένα τα απαραίτητα στοιχεία αναγνώρισης της συμφωνίας .

4. Την ύπαρξη ενός μικρού καλαθιού με λουλούδια .

5. Οι πένες μετά την υπογραφή προσφέρονται ως δώρο.

6. Ειδικά διαμορφωμένος χώρος για τους δημοσιογράφους και τους εκπροσώπους τύπου.

7. Μετά την υπογραφή σερβίρεται σαμπάνια και ακολουθεί μπουφές.

Συνέντευξη Τύπου .

Eργαζόμαστε και οργανώνουμε :

1. Την καλαίσθητη εμφάνιση των αναλογίων των ομιλητών.

2. Τις θέσεις των ομιλητών με τοποθέτηση στις θέσεις τους ειδικών καρτών, στις οποίες αναγράφονται ονματεπώνυμο ομιλητή , τίτλος , φορέας που εκπροσωπεί.

3. Διευθέτηση των καθισμάτων για τους εκπροσώπους τύπου.

4. Θέσεις για τους εικονολήπτες.

5. Ηχητικές εγκαταστάσεις .

6. Ύπαρξη διερμηνέα.

Ημερίδες – Συνέδρια – Διασκέψεις.

Τα συνέδρια και οι Ημερίδες διοργανώνονται από Πανεπιστημιακά Ιδρύματα, Δημόσιους Οργανισμούς , Εταιρείες, με σκοπό την επικοινωνία με το κοινό τους και ταυτόχρονα την προσφορά επιμόρφωσης , συμμετοχή σε πολιτιστικά δρώμενα και άλλες δραστηριότητες ακαδημαικού και πολιτιστικού περιεχομένου.

Ημερίδες – Συνέδρια – Διασκέψεις.

Ημερίδες – Συνέδρια – Διασκέψεις.

Σε αντίστοιχου είδους εκδηλώσεις :

1. Επιλέγουμε το θέμα.

2. Αποστέλλονται οι προσκλήσεις , στους ειδικούς με το θέμα , τις πιθανές ημερομηνίες .

3. Ζητείται από τους προσκληθέντες να απαντήσουν εάν θα συμμετάσχουν ή όχι.

4. Καταρτίζεται το πρόγραμμα .

5. Ρυθμίζεται το θέμα του κόστους .