Πρόληψη Κρίσεων . Το «κλειδί» της οργάνωσης και της αποφυγής των καταστροφών .

 

Μετά και την πρόσφατη καταστροφή , αναδεικνύεται η αναγκαιότητα του άξονα της πρόληψης των κρίσεων .

 

Στη χώρα μας η πρόληψη των κρίσεων είναι ανύπαρκτη έννοια και καταλήγουμε πάντα να «κυνηγάμε» τις κρίσεις αλλά σχεδόν ποτέ δεν τις αποτρέπουμε ή σχεδόν ποτέ δεν έχουμε προετοιμαστεί να τις αντιμετωπίσουμε .

 

————

 

Είναι  τεράστιο το λάθος της μη ύπαρξης άξονα Πρόληψης Διαχείρισης Κρίσεων σε όλο τον διοικητικό τομέα για κάθε σενάριο ενδεχόμενης κρίσης .

Όπου υπάρχει ανθρώπινη δράση και ύπαρξη , το πρόγραμμα Διαχείριση Κρίσεων λειτουργεί προληπτικά και διαχειριστικά . Αποτρέπει την επέκταση της καταστροφής , σώζει ανθρώπινες ζωές , συντελεί στη συνεχή έγκυρη και έγκαιρη ενημέρωση , βοηθά στη δημιουργία κλίματος ασφάλειας και είναι το ύψιστο δείγμα μίας οργανωμένης , υπεύθυνης , σοβαρής , προηγμένης διοίκησης .

Η επιτυχία κρίνεται απο το πως οι διοικήσεις ( υπουργεία – δήμοι – φορείς – οργανισμοί ) έχουν ήδη προετοιμασμένο σχέδιο με ακριβείς δράσεις , χρονοδιαγράμματα , λύσεις , απαντήσεις , τακτικές εξόδου από την κρίση . Αυτό είναι το πεδίο στο οποίο θα πρέπει να κριθεί και να αξιολογηθεί η διοίκηση ( κυβέρνηση – δημοτικές αρχές – σώματα ασφαλείας ….)

Εδώ ακριβώς είναι ο πολύπλευρος ρόλος του Crisis management . Πόσο έχουν εντοπίσει ως υπουργεία – δήμοι – νομαρχίες , ως σενάρια πιθανών κρίσεων τις καταστροφές οι οποίες είναι πιθανό να συμβουν ακόμα και αν είναι φυσικέ ςκαταστροφές ;

Μία οργανωμένη διοίκηση έχει λύσεις – σχέδιο – ανθρώπινο δυναμικό – προετοιμασία,  πριν από τις κρίσεις και όχι μετά από αυτές . Περιμένει τις κρίσεις , δεν αιφνιδιάζεται , τις αντιμετωπίζει οργανωμένα και δεν τις κυνηγά.

Ότι και αν έχει συμβεί , δολιοφθορά – ατύχημα – φυσική καταστροφή ……. γεγονός είναι πως προκαλείται μία κρίση η οποία για να διαχειριστεί πρέπει να έχει προ-υπάρξει άρτια προετοιμασία .

Εάν για παράδειγμα έχουμε μία φυσική καταστροφή π.χ σεισμό , δεν είναι σώφρον να αποδώσουμε τις ευθύνες στον ίδιο το σεισμό και στη φύση αλλά θα μελετήσουμε πως ο μηχανισμός έχει προετοιμαστεί ώστε να αντιμετωπίσει ….τους άστεγους , την παράδοση τροφής , νερού , καταλυμμάτων , πως θα δράσουν οι διασώστες στρατηγικά όχι ανοργάνωτα ……Αυτό απαιτεί σκληρή προετοιμασία με έρευνα – αναλύσεις – εκπαίδευση – απόδοση ρόλων – σχεδιασμό πριν – ετοιμότητα όλο το 24 ωρο – πρόληψη – οργάνωση .

Αυτή τη στιγμή οι διοικήσεις ( νομαρχίες – δήμοι – κράτος – κυβέρνηση  από κάθε πλευρά ( υπουργεία – δήμοι – αρμόδιοι φορείς ) αποδίδουν τις καταστροφές , στα ασυνήθιστα καιρικά φιανόμενα , στην κακιά στιγμή , στους πλούσιος , στους δολιοφθορείς και σε οτιδήποτε άλλο εκτός απο το πραγματικό γεγονός , πως δηλαδή δεν είχαν προετοιμαστεί καθόλου .

Από το σημείο μηδέν ξεσπάσματος της κρίσης ( Crisis Broke Out ) η εξέλιξη της , το μέγεθος της καταστροφής , η επιστροφή στην ομαλότητα ( (N.R.M Normality Recovery Mode ) , η αρτιότητα του οικοσυστήματος , η υγεία των ανθρώπων εξαρτώνται από τη Διαχείριση της Κρίσης , η επιτυχία της οποίας εξαρτάται από το αν αυτή είχε προβλεφθεί και κατά πόσο είχε αναπτυχθεί ο βαθμός προετοιμασίας για τη διαχείριση της .

Εάν υπήρχε σε εφαρμογή Crisis Management τότε :

 

 

• Θα εντοπίζονται πριν ξεσπάσουν , ως πιθανά σενάρια  ενδεχόμενων κρίσεων οι πιθανές καταστροφές ακόμα και οι φυσικές .

 

• Τα σενάρια εντοπίζονται σε νεκρό χρόνο , πρίν ξεσπάσει η οποιαδήποτε κρίση .

 

• Κατά τον εντοπισμό του σεναρίου κρίσης , πράττονται όλες οι απαραίτητες ενέργειες ώστε αυτό να απομακρυνθεί ( Crisis Avoid ) και η προβλεπόμενη ως κρίση να μην ξεσπάσει ποτέ . Συνεπώς ακριβώς σε αυτό το σημείο πραγματοποιούνται όλοι οι έλεγχοι ( αρτιότητα κατασκευών – έλεγχοι – srvice – εφόδια – υλικοτεχνικός εξοπλισμός ) με τις γνωμοδοτήσεις ειδικών ώστε οι μεταβλητές της κρίσης να μειώνονται διαρκώς ώστε να απομακρύνεται το σενάριο και η κρίση να μην επέλθει . Αυτές οι ενέργειες εντάσσονται σε συγκεκριμένο χρονικό πλάνο με ειδοποιήσεις συναγερμού ώστε σίγουρα να πραγματοποιούνται .

 

• Εφόσον εντοπιστούν τα σενάρια κρίσεων ,σχεδιάζονται όλες οι δράσεις ώστε εάν κάποιο απο αυτά τα σενάρια συμβεί ως κρίση να αντιμετωπιστεί άμεσα .Για παράδειγμα οι συμφωνίες με εταιρείες οι οποίες εφοδιάζουν – ελέχγουν – απορρυπαίνουν …….. θα πρέπει να προ-υπάρχουν ( πριν την κρίση ) και όχι να αναζητούνται μετά την κρίση όπου χάνεται πολύτιμος χρόνος αλλά και πιθανότατα δεν θα εντοπιστούν υπό το κράτος πανικού  οι  κατάλληλοι συνεργάτες λόγω της αναστάτωσης  .Υλικά – χώροι – σωστικά – ανθρώπινο δυναμικό πρέπει να έχουν προετοιμαστεί και όχι να αναζητούνται κατόπιν κρίσης . Τότε είναι ήδη ΠΟΛΥ ΑΡΓΑ .

 

• Όσα στελέχη εμπλέκονται κατά τη διάρκεια του εντοπισμού του σεναρίου ως πιθανή κρίση θα πρέπει να έχουν πραγματοποιήσει εκπαίδευση και ασκήσεις προσομοίωσης ( simulation role play ) ώστε να είναι απολύτως έτοιμοι άπαντες να αντιμετωπίσουν την κρίση , όποτε και αν αυτή εμφανιστεί .

 

• Θα υπάρχει εκπρόσωπος ενημέρωσης , στον άξονα Επικοινωνιακή Διαχείριση Κρίσης( Crisis Communication Management ) ο οποίος θα έχει εικόνα για κάθε δράση ενώ παράλληλα θα διοχετεύει κάθε χρήσιμη πληροφορία η αξιοποίηση της οποίας , οργανωμένα θα βοηθούσε ώστε να προλάβει αστοχίες ενώ θα προσφέρει λύσεις στο συντονισμό .

Αναλυτικό άρθρο μου για τον κυβερνητικό εκπρόσωπο εδώ

• Συνεχείς ενημερώσεις μέσω συνεντεύξεων τύπου . Σε αυτές ο εκπρόσωπος ενημέρωσης( spokesperson ) θα απαντά σε όλες τις ερωτήσεις και θα δίνει κάθε πληροφορία για την εξέλιξη της κρίσης αλλά και θα αναλύει όλες τις ενέργειες αποκατάστασης και επιστροφής στην ομαλότητα ( N.R.M Normality Recovery Mode )

 

 

• Παράλληλα τα μέσα ενημέρωσης θα προσφέρουν προς την κοινή γνώμη εγχώρια και διεθνή , σαφείς πληροφορίες και όχι να διασπείρονται ανυπόστατες πληροφορίες οι οποίες προκαλούν σύγχυση .

 

• Θα ενημερώνονται συνεχώς όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη ώστε να βρίσκονται πριν την καταστροφή και όχι μετά από αυτήν .

 

• Όλες οι υπηρεσίες που εμπλέκονται θα είναι έτοιμες και προετοιμασμένες ώστε να μη χαθεί ούτε ένα λεπτό .

 

• Ειδικοί επιστήμονες θα έχουν ήδη λάβει γνώση του ρόλου τους ώστε να επιληφθούν άμεσα και να προβλέψουν την καταστροφή , πράττοντας τις αναγκαίες ενέργειες .

Η Επικοινωνιακή Διαχείριση Κρίσεων είναι ο άξονας της διαχείρισης κρίσεων ο οποίος αναλαμβάνει την επικοινωνία προς όλα τα εμπλεκόμενα μέρη , προς τα Μέσα Ενημέρωσης εγχώρια και διεθνή , διοχετεύει κάθε πληροφορία , απαντά σε όλες τις ερωτήσεις , εξηγεί , δίνει στη δημοσιότητα στοιχεία και ντοκουμέντα , έχει λύσεις και παραθέτει τη διαδρομή εξόδου από την κρίση .

 

Η διαχείριση κρίσεων είναι ένας απαραίτητος άξονας σε κάθε οργανισμό και επιχείρηση .

 

 

 

 

——————————————————————————————————————————————————-

 

Γιώργος Παπατριανταφύλλου

Συγγραφέας των βιβλίων Προγράμματα Δημοσίων Σχέσεων ( εκδ. Σταμούλης 2008 ) και Εταιρική Εικόνα ( εκδ. Σταμούλης 2011 )

Διδάσκει Διοίκηση Επιχειρήσεων και Δημόσιες Σχέσεις ως συνεργάτης εισηγητής στην τριτοβάθμια εκπαίδευση , ενώ παράλληλα αναπτύσσει την επαγγελματική και προσωπική ζωή των ανθρώπων μέσω της εταιρείας στρατηγικής επικοινωνίας Minobi B.L.I.R ,η οποία διαθέτει σειρά εκπαιδευτικών και επικοινωνιακών προγραμμάτων και συνεδριών για επιχειρήσεις και οργανισμούς .

 

 

---

Crisis Management – Prevention before

Following the recent disaster, the necessity of the crisis prevention sphere emerges.

In our country crisis prevention is a non-existent concept and we always end up chasing the crises, but we almost never prevent them or we have almost never been prepared to deal with them.

————

There is a huge mistake in the absence of an all-administrative Crisis Management Prevention pillar for any potential crisis scenario.
Where there is human activity and existence, the Crisis Management program works proactively and managerially. It prevents the expansion of the disaster, saves human lives, contributes to constant, timely information, helps to create a climate of security, and is the supreme example of an organized, responsible, serious, advanced administration.
Success is judged by the fact that administrations (ministries – municipalities – organizations – organizations) have already prepared a plan with precise actions, timetables, solutions, responses, and tactics of leaving the crisis. This is the field in which the administration (government – municipal authorities – security bodies …) should be judged and evaluated.
This is precisely the multi-faceted role of Crisis Management. How much have they identified as ministries – municipalities – prefectures, as scenarios of possible crises the disasters that are likely to happen even if they are natural disasters?
An organized administration has solutions – plan – human resources – to prepare, before and after the crises. He waits for crises, he is not surprised, faces organized and does not hunt them.
Whatever has happened, sabotage – accident – natural disaster ……. the fact is that a crisis is being caused which must be well prepared before it can be managed.
If, for example, we have a natural disaster such as an earthquake, it is not wise to attribute responsibility to the earthquake and nature itself, but we will study how the mechanism has been prepared to cope with … the homeless, the feeding of food, water, how rescuers will act strategically not disorganized …… This requires harsh preparation through research – analyzes – education – roles rendering – pre-planning 24 hours – prevention – organization.
At the moment, administrations (prefectures – municipalities – state – government from each side (ministries – municipalities – responsible bodies) attribute the disasters, to the unusual weather, to the evil moment, to the rich, to the saboteurs and to anything other than the real which is why they were not prepared at all.
From Crisis Broke Out, its evolution, magnitude of destruction, (NRM Normality Recovery Mode), ecosystem integrity, human health depend on Crisis Management, the success of which depends on whether it was planned and whether the degree of preparation for its management had been developed.
If Crisis Management was in place then:

• As a possible scenario of potential crises, potential disasters, even natural ones, will be detected before emergencies.

• Scenarios are detected in neutral time, before any crisis breaks out.

• When the crisis scenario is identified, all the necessary actions are taken to prevent it (Crisis Avoid) and the predicted crisis will never break out. It is precisely at this point that all checks (construction excellence – checks – supplies – supplies – logistical equipment) are carried out with expert advice so that the variables of the crisis are constantly reduced to remove the scenario and the crisis will not occur. These actions are part of a specific time plan with alarm alerts so they will definitely take place.

• If crisis scenarios are identified, all actions are planned so that if any of these scenarios happen as a crisis to be dealt with directly. For example, agreements with companies supplying – controlling – defuse …… .. should be pre-existing the crisis) and not to look after the crisis where valuable time is lost but probably not to be identified under the state of panic the appropriate partners because of the upset. j be sought after crisis. Then it’s already ALWAYS SLOW.

• Those executives involved in the scenario identification as a potential crisis should have undergone simulation role play so they are absolutely prepared to cope with the crisis whenever it occurs.

• There will be an information representative on the Crisis Communication Management axis, who will have an insight into each action and will channel all the uses

My detailed article about the government spokesperson here

Continuous updates through press conferences. In these, the spokesperson will answer all the questions and give all information on the development of the crisis but will also analyze all Normality Recovery Mode (N.R.M)

At the same time, the media will offer domestic and international, clear information to the public, not to distribute unsubstantiated information that is confusing.

They will constantly be informed by all interested parties before and after the disaster.

All the services involved will be ready and prepared so as not to waste a minute.

Specialists will already be aware of their role in dealing directly with and anticipating the disaster by doing the necessary actions.
Crisis Management Communication is the crisis management route that takes the communication to all parties involved, to the domestic and international media, delivers all the information, answers all questions, explains, publishes data and documents, has solutions and quotes the way out of the crisis.

Crisis management is a necessary route in every organization and business.

————————————————– –

George Papadriadafillou

Author of books Public Relations Programs (Stamoulis 2008) and Corporate Image (Stamoulis Publishing House 2011)

He teaches Business Administration and Public Relations as a partner in Higher Education, while at the same time developing the professional and personal lives of people through the Minobi B.L.I.R., a communications strategy company, which has a series of educational and communication programs and sessions for businesses and organizations.